Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Cuando, después de haber presentado los reportes de información exógena de un determinado año gravable, sea necesario corregir un tercero, debe entregarse de nuevo todo el formato. Para tal fin puede realizarse el reemplazo total o parcial de una solicitud anterior.
Respondamos a la siguiente pregunta: Ante la necesidad de corregir un tercero en la información exógena, formatos 1001 y 1005, del año gravable 2015 ¿deben enviarse los formatos con todos los terceros o solo con el que necesita modificarse?
Cuando se va a corregir cualquiera de los formatos con que se reportó la información exógena de un determinado año gravable, independientemente de la cantidad de terceros que deben modificarse, es necesario entregar de nuevo todo el formato, con todos los registros, incluidos los que se modificaron. Lo anterior significa un reemplazo de la solicitud de envío de archivos inicialmente entregados.
Recordemos que, cuando se realiza la entrega de los formatos de exógena, como prueba de la entrega, le queda al reportante una solicitud de envío de archivo por cada uno de los formatos, motivo por el cual cuando se va a realizar la corrección a algún formato se debe realizar el reemplazo de todo el archivo.
Para corregir los reportes de información exógena es necesario ingresar a los servicios informáticos de la DIAN, luego escoger la opción de presentación por información de envío de archivos donde aparecerán dos alternativas: reemplazo total de una solicitud anterior y reemplazo parcial de una solicitud anterior.
Existe reemplazo total de una solicitud anterior cuando hay error en el encabezado de algún archivo presentado, se presentan errores en el número total de registros reportados, se van a modificar el número total de registros reportados o, cuando se va a cambiar el contenido de los registros que no reportaron error. En este sentido, se hace un reemplazo total cuando el reportante, de manera voluntaria, desea cambiar ciertos registros dentro del formato así la DIAN aun no haya detectado que estos tienen errores.
Puede presentarse reemplazo parcial de una solicitud anterior cuando solo se corrigen los registros que se reportan como error de una solicitud anterior. En este caso, la DIAN ya ha detectado que ciertos registros tienen errores.
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