Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Cuando se trata de conservar correos electrónicos como correspondencia, tanto el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 (Ley de Comercio electrónico) y el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 (Ley Antitrámites) explican los diferentes puntos a tener en cuenta.
La conservación de la correspondencia de una empresa, tanto la que se envía como la que se recibe, es un tema que merece importancia, tanto, como la conservación y custodia de sus libros contables.
Al respecto, el artículo 54 del Código de Comercio afirma:
“Artículo 56. <OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL>. El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Así mismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.”
Para las empresas obligadas a contar con los servicios de un revisor fiscal, el artículo 207 numeral 4 del mismo Código de Comercio enuncia que entre las obligaciones del revisor esta:
“Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva, y por que se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.”
Cabe anotar que mucha de la correspondencia de las empresas ya no se genera y/o recibe en papel sino que se viene utilizando la correspondencia virtual, por medio del correo electrónico.
Unas veces, las cuentas de correo electrónico se crean en la propia página web de la empresa, y otras, por medio de proveedores de servicio de correo electrónico como Gmail, Outlook o Yahoo, entre otros. Ahora bien, sin importar la modalidad de cuentas de correo electrónico que se utilicen, surge la pregunta ¿deberían imprimirse esas correspondencias virtuales para poder conservarlas debidamente tal como lo ordena el Código de Comercio?
La Superintendencia de Industria y Comercio en el Concepto 06-009700 de Febrero de 2007 sostiene que:
“… La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada a través de correo electrónico constituye un mensaje de datos cuya validez y fuerza vinculante es la misma que la de un documento que conste por escrito. En este sentido, si la correspondencia del comerciante, a la que alude el artículo 54 del Código de Comercio, consta en mensajes datos enviados y recibidos a través del correo electrónico, es necesario conservar tales mensajes de datos en la forma establecida en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y durante el término fijado por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005”
La Ley 527 de 1999, artículo 12, establece sobre la conservación de los mensajes de datos y documentos lo siguiente:
“Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida.
Que se conserve toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.”
Por su parte, y en sintonía con lo anterior, la Ley 962 de 2005, artículo 28, sobre la racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio manifiesta:
“Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un periodo de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.”
Vistas esas disposiciones, queda claro que no es obligatorio imprimir los correos electrónicos con la correspondencia enviada y/o recibida por la empresa, pero, sí se deberán conservar por lo menos durante 10 años.
Para lo anterior, será necesario descargarlos a una parte fija del computador y hacerles una copia de seguridad.
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