Correspondencia y su importancia en la empresa

El recibir o entregar correspondencia es una función del día a día en las diferentes actividades comerciales que ejercen las personas naturales o jurídicas. Es asignada a un tercero que en ocasiones no cuenta con la experiencia necesaria o desconoce la importancia del mismo: vigilante, portero, servicio de cafetería, entre otros, que podrían causar la pérdida de información importante o entregar a personas equivocadas.

El área contable y administrativa está directamente relacionada con la correspondencia, especialmente cuando se trata de documentos contables (facturas de venta, recibos de caja, certificaciones tributarias), es tan relevante dicha relación que no recibirla en las fechas adecuadas podría llevar al desconocimiento de algún rubro en una declaración. Otro tipo de correspondencia como demandas, requerimientos, citaciones podría a su vez acarrear sanciones en dinero representativas para el ente económico. Conozca algunas normas relacionas a la correspondencia:

• La correspondencia debe tener en el  membrete impreso el NIT como lo establece el artículo 619 del E.T.
• Conservar fiel copia de la correspondencia.
• Conservar evidencia de la correspondencia recibida, incluyendo el registro de la fecha de contestación o no de la misma, como lo establece el artículo 54 del Código de Comercio.
• De acuerdo con el Concepto 06-009700 de febrero del 2007 de la Superintendencia de industria y comercio, si la correspondencia de la empresa se haya en correos electrónicos, no es obligatorio imprimirlos, pero  sí se deberán conservar tales correos por lo menos durante 10 años, para ello será necesario descargarlos a una parte fija del computador y hacerles el respectivo backup. Además, cuando el encargado de manejar dichas cuentas de correo electrónico abandone la empresa, es claro que su reemplazo deberá hacer todos los cambios de claves respectivas para que el exfuncionario no siga recibiendo o emitiendo correspondencia a nombre de la empresa.
• Poseer la suficiente agilidad con la correspondencia para que haya respuesta oportuna.
• Existir un responsable del recibo y distribución de la correspondencia
• En  el artículo 51 del Código de Comercio indica que la correspondencia directamente relacionada con los negocios es parte integrante de la contabilidad.
• Conservar control de los fax recibidos y enviados.

También puede consultar:

• Impuesto de Registro ¿qué es?
• ¿Cuándo renovar la matrícula mercantil?