Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Costos y gastos generados en contratos de mandato son deducibles en renta para el mandante


Costos y gastos generados en contratos de mandato son deducibles en renta para el mandante
Actualizado: 17 junio, 2016 (hace 8 años)

En los contratos de mandato, es el mandante quien puede tomar como deducibles los costos y gastos generados en dicho contrato; sin embargo, para la procedencia de la deducción de tales costos y gastos, es necesario que se hayan practicado las retenciones en la fuente correspondientes sobre los mismos.

Los contratos de mandato se encuentran regulados en los artículos 1262 del Código de Comercio y siguientes, en los cuales se establece que en estos una parte denominada mandataria se obliga a celebrar o ejecutar uno o más actos de comercio por cuenta de otra denominada mandante. Dicho tipo de contratos tienen una naturaleza especial y, por tal razón, en materia tributaria se ha establecido un tratamiento diferente respecto a la facturación y manejo de los costos y gastos que se generen a raíz de este.

Con respecto a la facturación en los contratos de mandato, aunque el ingreso que se recibe por la venta de bienes o servicios es para un tercero (mandante), es el mandatario quien tiene la obligación de expedir la factura. Lo anterior se encuentra establecido en el artículo 3 del Decreto 1514 de 1998, el cual adicionalmente señala que en caso de que el mandatario adquiera bienes o servicios en cumplimiento de contrato de mandato, las facturas de estos deben ser expedidas a nombre del mandatario; en otras palabras, cuando se realizan compras de bienes o servicios necesarios para la ejecución del contrato, el proveedor de los mismos debe expedir la factura a nombre del mandatario, no del mandante.

Costos y gastos son deducibles para el mandante

“es obligación del mandatario conservar las facturas y demás documentos comerciales que soporten todas las operaciones que realizó como parte de la ejecución del contrato de mandato”

El mismo artículo 3 del Decreto 1514 de 1998 señala en el inciso segundo que para efecto de los costos, deducciones o impuestos descontables que puedan ser utilizados por el mandante, el mandatario debe expedirle a este una certificación firmada por contador público o revisor fiscal, en la cual haga constar la cuantía y el concepto de dichos costos o deducciones. Adicionalmente es obligación del mandatario conservar las facturas y demás documentos comerciales que soporten todas las operaciones que realizó como parte de la ejecución del contrato de mandato.

Con respecto a la procedencia de la deducción de los costos y gastos, el artículo 29 del Decreto 3050 de 1997 establece que el mandatario debe practicar las retenciones en la fuente correspondientes al momento del pago o abono en cuenta, teniendo en consideración para ello la calidad de agente retenedor que tenga el mandante. Por su parte, el mandante debe declarar los ingresos y solicitar los respectivos costos, impuestos descontables, deducciones y retenciones en la fuente, de acuerdo con la información que le suministre el mandatario, el cual debe identificar en su contabilidad los ingresos recibidos para el mandante y los pagos y retenciones efectuadas por cuenta de este.

En síntesis, teniendo en cuenta tanto las normas del artículo 3 del Decreto 1514 de 1998, como las del artículo 29 del Decreto 3050 de 1997, es el mandatario el encargado de, si va a cubrir costos por cuenta del mandante, tener en consideración la calidad o no de agente retenedor que tenga el mandante, para practicar la retención en la fuente cuando sea necesario; es decir, en las compras de bienes y servicios que realice el mandatario para la ejecución del respectivo contrato.

Deducción de costos y gastos no es procedente si no se practicó la retención en la fuente

Pues bien, en la ejecución normal del contrato el mandatario debe enviar al mandante un certificado en el cual relaciona los costos y gastos que cubrió por cuenta de este, señalando además las retenciones que practicó a causa de los mismos. Esto debido a que la obligación de practicar las respectivas retenciones en la fuente recae sobre el mandatario; el mandante simplemente declara todos los ingresos que le corresponden, y en la declaración se pueden tomar todos los costos y gastos relacionados con el contrato de mandato que cubrió el mandatario.

En caso de que el mandatario no haya practicado las retenciones en la fuente correspondientes, la DIAN podría desconocer los costos y gastos que se tome el mandante, aun cuando la obligación de practicar dichas retenciones recaiga sobre el mandatario. Lo anterior puesto que de acuerdo con el artículo 177 del ET no son aceptables los costos y gastos en los cuales no se cumpla con lo señalado en el artículo 632 del ET, es decir, haber practicado la retención en la fuente sobre dichos costos y gastos.

Para ilustrar lo anterior, supongamos que una persona natural declarante del impuesto de renta y que tiene la calidad de agente de retención es propietaria de un bien, el cual alquila con la intermediación de una inmobiliaria; en este caso, será la inmobiliaria la que deberá expedir la factura por el arrendamiento, cubrir los costos y gastos necesarios para la prestación del servicio y practicar las retenciones correspondientes cuando haya lugar a estas. Sin embargo, será la persona natural la que podrá tomar los costos y gastos como deducibles en su declaración de renta, siempre y cuando se haya practicado la retención en la fuente sobre los mismos; de lo contrario, la DIAN podrá rechazar dichos costos y gastos tomados como deducibles.

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