¿Cuál es la utilidad de los Certificados de Aportes Sociales que expiden las sociedades a sus socios o accionistas al cierre del año?

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  • Publicado: 10 febrero, 2010

¿Cuál es la utilidad de los Certificados de Aportes Sociales que expiden las sociedades a sus socios o accionistas al cierre del año?

Este es el documento que cada año se menciona en el decreto de plazos que al final del año expide el Ministerio de Hacienda y que esta vez está contenido en al parágrafo del Artículo 31 del Decreto 4929 de Diciembre de 2009. Las sociedades, cooperativas y Entidades Comuneras lo deben dar dentro de los 15 días calendario siguientes a la fecha en que sea solicitado por el socio, accionista, cooperado o comunero

Todos los socios o accionistas de una sociedad comercial colombiana (ya sean estos Personas naturales u otras Personas jurídicas), deben enterarse de cuál es el valor de sus aportes al cierre del año fiscal, al igual que enterarse del dato sobre los dividendos que durante ese mismo año fiscal que se cerró le hayan llegado a distribuir (sin importar si alcanzaron a ser pagados o no efectivamente antes de que se cerrara el año).

Así mismo, deben quedar enterados sobre si al cierre del año la sociedad tiene o no cuentas por cobrar al  socio,  o si tiene o no cuentas por pagar al socio. ¿Para qué necesita el socio o accionista toda esa información?

En relación con ese valor que tendrían los aportes de un socio o accionista a Diciembre 31, es importante aclarar que el dato que le suministrará la sociedad al socio se obtiene tomando el patrimonio neto contable y multiplicarlo por el porcentaje de participación que dentro de la cuenta «capital social» tenga el aporte del socio o accionista dicha fecha (Nota: si la sociedad está obligada a hacer los reportes de información exógena que cada año soclita la DIAN, y que por el 2009 están regulados con la Resolución 7935 de Julio de 2009, en ese caso el artículo 3 de dicha norma dice que el reporte que se llevaría al formato 1010 sí se haría con el valor intrínseco fiscal que tendría el aporte del socio en el patrimonio líquido de la sociedad a diciembre 31).

El socio no declara siempre lo mismo que le certifique la sociedad

Sin embargo, ese valor del aporte social, tomado del patrimonio contable de la sociedad, solo le serviría al socio para poder definir el valor comercial mínimo por el cual habría de vender su aporte durante el año siguiente (si es esa su intención), ya que así lo indican los incisos 5 y 6 del artículo 90 del Estatuto Tributario (ver también el inciso tercero del Artículo 60 del mismo Estatuto). Pero tal dato, (valor patrimonial contable) no es necesariamente el mismo valor por el cual el socio o accionista debe denunciar, en su propia declaración de renta (si le corresponde presentarla), el valor de su activo «acciones y aportes».

En efecto, el valor por el cual el socio denunciará en su declaración de renta su activo «acciones y aportes» es por su propio costo fiscal (ver Artículo 272 del Estatuto Tributario). Y ¿cómo se forma el «costo fiscal» de ese tipo de activos?. La respuesta es que dicho costo se forma básicamente por el Costo de adquisición (incluidos los ajustes por inflación fiscales que se le hayan alcanzado a efectuar hasta el año 2006, si es que le correspondió hacerlos; ver Artículo 68 del Estatuto Tributario).

También se puede incrementar opcionalmente dicho Costo fiscal con el Reajuste Fiscal a que hace referencia los Artículos 70 y 280 del Estatuto Tributario (reajuste que para el año fiscal 2009 fue fijado en 3,33%; ver artículo 2 del Decreto 4930 de Diciembre de 2009).

Y si esto  es así, entonces es claro que en muchos casos se  perderá la utilidad para la DIAN de la información que tal entidad solicita en sus reportes de información exógena a la sociedades, cooperativas y Entidades comuneras pues ellas informarían un valor intrínseco fiscal del aporte del socio y ese dato no va a cruzar siempre con lo que el socio a su turno informe como saldo de sus acciones y aportes o aportes en cooperativas.

Los dividendos decretados los deben declarar como ingreso así no los hayan recibido en el año

En cuanto al dato de los dividendos o utilidades que le hayan distribuido durante el año fiscal, es claro que al socio le corresponderá denunciar tal ingreso en su declaración de renta de ese mismo año, aun si se da el caso de que no se los hayan pagado efectivamente durante el año y coincida con que el socio es persona natural no obligado a llevar contabilidad.

Lo anterior por cuanto el Artículo 27 literal b del Estatuto Tributario exige que los ingresos por dividendos se declaren (sin importar si el declarante es obligado o no a llevar contabilidad), en el mismo año en que se hayan distribuido sin importar si alcanzaron a ser pagados o no.

Adicionalmente, en cuanto al dato de las cuentas por cobrar o por pagar que la sociedad tenga para con el socio a Diciembre 31, es claro que el socio debe declarar la respectiva contrapartida (cuenta por pagar a la sociedad o cuenta por cobrar para con la sociedad). Adicionalmente, conviene recordar que si fue el socio quien le hizo préstamos en dinero a la sociedad, en ese caso el socio debe reconocer, en su propia declaración de renta, un «ingreso presuntivo por prestamos» y que por el año 2009 por ejemplo estuvo  fijado en 9,82% anual (Ver Artículo 35 del Estatuto Tributario y artículo 4 del Decreto 850 de marzo de 2009)

Recuérdese además, que en lo relativo a la expedición de este tipo de certificados, el más reciente decreto que trata el asunto (ver el parágrafo 1 del artículo 31 del Decreto 4929 de Diciembre de 2009) estableció que las sociedades deben expedirlo dentro de los 15 días calendario siguientes a la solicitud que del mismo les haga el socio. Igualmente, consideramos que para poder expedir este certificado la sociedad que lo emitirá tendrá que tomar la información del registro mencionado en el Artículo 130 del Decreto 2649 de 1993.

Para ver un modelo en Excel de la forma en que se haría este tipo de Certificados por el año 2009, haz click aquí.

Realizar inadecuadamente el reporte de información exógena o no presentarlo,
puede ocasionar cuantiosas sanciones hasta de 15.000 UVT ($534.105.000 por el año gravable 2020)

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