¿Cuáles aspectos contables se deben tener en cuenta en las copropiedades?

En toda copropiedad se debe llevar, obligatoriamente, contabilidad así como elaborar informes financieros, para que los copropietarios conozcan lo que viene realizando la administración y cómo se están usando los recursos. Explicamos diversas temáticas relacionadas con la forma de llevar la contabilidad en la copropiedad.

La constitución de la copropiedad como persona jurídica, independiente de sus propietarios, conlleva a la obligatoriedad de llevar contabilidad y elaborar los informes financieros para dar cuenta, a los propietarios y otros usuarios, sobre la gestión de la administración, el uso de los recursos, entre otros aspectos. Así, el artículo 51 de la Ley 675 de 2001 establece, dentro de las funciones de los de las copropiedades, la obligación de llevar contabilidad (numerales 1, 4 y 5).

De igual forma, el artículo 2 de la Ley 1314 de 2009 establece que todo aquel que lleve contabilidad por obligación, o de manera voluntaria, debe cumplir las normas derivadas de esa ley.

Teniendo en cuenta lo anterior, cada copropiedad debe evaluar el grupo al cual corresponde para la aplicación de los nuevos marcos técnicos normativos derivados de la Ley 1314 del 2009. Así, como la mayoría de copropiedades pequeñas se clasifican como microempresas, deben aplicar los ordenamientos del Decreto 2706 de 2012 y 3019 de 2013; normas compiladas en el DUR 2420 de 2015, en tanto las que no cumplan los requisitos establecidos en las normas citadas deben aplicar el Decreto 3022 de 2013 y 2267 de 2014; normas compiladas en el DUR 2420 de 2015.

Libros de contabilidad y ESAL

La obligatoriedad de llevar libros de contabilidad para las entidades sin ánimo de lucro, incluyendo las copropiedades, se establece, entre otros, en el artículo 774 del Estatuto Tributario y el artículo 2 del Decreto 2500 de 1986. Los libros de contabilidad deben llevarse de acuerdo con las normas contables vigentes.

Para las copropiedades, si decidieron aplicar la normatividad del grupo 3, debieron mantener libros de contabilidad bajo el Decreto 2649 de 1993 hasta el 31 de diciembre de 2014, y ajustarlos a los nuevos marcos técnicos normativos a partir del 1 de enero de 2015.

Requerimientos que deben cumplir los libros de contabilidad

• Oportunidad: deben permitir conocer la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios (artículo 48 del Código de Comercio).
• Comprobantes de contabilidad: deben estar soportados por comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas presentadas (artículo 51 del Código de Comercio).
• Orden de los registros: deben insertarse en la contabilidad en orden cronológico, haciendo referencia a los comprobantes en los cuales se sustentan (artículo 53 del Código de Comercio).
• Almacenamiento de los registros contables: los libros deben conservarse en medios físicos o electrónicos, siempre que se garantice su inalterabilidad, integridad, seguridad y conservación (artículo 55 y 56 del Código de Comercio).

Complemento multimedia

Lo anterior que se ha expuesto hace parte de nuestro más reciente especial de Estándares Internacionales: Aspectos contables de una propiedad horizontal, en el cual se desarrollan temáticas como: reconocimiento de bienes comunes, ingresos distintos a las cuotas ordinarias y extraordinarias, aspectos clave al aplicar el estándar, efectivo y equivalentes y fondo de imprevistos, revisor fiscal en la copropiedades, entre otros ítems.

En este especial también se han seleccionado una serie de respuestas como complemento del material teórico:

• ¿Se puede aplicar deterioro de cartera en las cuotas de administración de una propiedad horizontal, aun sabiendo que a futuro los pagos pendientes serán recaudados?
• ¿Qué elementos deben tenerse en cuenta para el tratamiento de la cartera de una propiedad horizontal que aplica el Estándar Internacional para Pymes?
• En una propiedad horizontal, ¿cómo se debe reconocer la donación de un ascensor usado, realizada por un copropietario que transfiere la responsabilidad de los mantenimientos, la depreciación, etc.? ¿Cómo debe realizarse el avalúo?
• ¿Cómo se deben reconocer, en una propiedad horizontal, los bienes de muy bajo valor que el administrador solicita incluir en cuentas de orden?

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