Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Para el cierre contable 2022 será necesario tener en cuenta el cierre de documentos electrónicos, el cálculo de la hipótesis de negocio en marcha, entre otros aspectos.
Dadas las distintas novedades, se hace necesario planear el cierre para cumplir con el principio de oportunidad.
El proceso de cierre contable puede generar más preguntas en la medida en que se acerca el último trimestre de cada año. A continuación, te contamos algunos aspectos sobre este proceso que no debes perder de vista.
En primer lugar, es necesario mencionar que el cierre contable, entendido como un proceso operativo de la entidad, no es un tema de presentación y revelación de información financiera.
En ese sentido, el proceso como tal sigue siendo el mismo que debía aplicar antes de la entrada en vigor de los Estándares Internacionales, aplicables a las entidades de los grupos 1, 2 y 3.
En el siguiente video te explicamos en qué consiste el proceso del cierre contable:
Los Estándares Internacionales no abarcan en sus requerimientos directrices relativas al cierre contable. Por tanto, hacia el final de cada ejercicio se deberá continuar con los procedimientos que se realizaban antes de la convergencia.
Son múltiples los procedimientos que se deben efectuar en el proceso de cierre contable, citamos algunos a continuación:
Ahora bien, lo que debes tener en cuenta con los marcos técnicos normativos es que cambian el reconocimiento y medición de muchas de las partidas de los estados financieros.
No obstante, esta es una situación que no se debería atender únicamente hacia el final del ejercicio contable, sino durante todo el proceso de reconocimiento (incluso desde la elaboración de políticas contables).
Teniendo en cuenta los procedimientos que deben realizarse durante el cierre, debe resaltarse que el proceso de cierre contable debe realizarle una vez finalizado el ejercicio. Sin embargo, es necesario que se prepare con antelación.
Por lo anterior, no es conveniente iniciar las revisiones de las cuentas y demás procedimientos cuando ya hayan pasado uno, dos o tres meses después del cierre del ejercicio, puesto que de esa forma no se estaría cumpliendo el principio de oportunidad.
Es importante tener presente que el principio de oportunidad señala que los preparadores de información financiera deben entregar a tiempo los estados financieros, de manera que estos tengan la capacidad de influir en las decisiones de los usuarios interesados.
Teniendo lo anterior en mente, es sencillo darse cuenta de que entre más se tarde en preparar la información, menor será su utilidad.
Pongamos un ejemplo:
Si terminas de elaborar los estados financieros de la entidad en la que laboras dos o tres meses después del final del ejercicio contable, seguramente los socios ya habrán empezado a ejecutar nuevas operaciones y proyectos, o habrán llegado nuevos inversionistas a la compañía.
Ahora, imagina que en los estados financieros informas del fallo de un litigio en contra de la entidad. Esto podría ser determinante para un inversionista que seguramente pensará que no debió haber puesto sus recursos en la empresa.
Como esta, muchas situaciones se conocen a través de los estados financieros, siendo la preparación del cierre un proceso vital para la elaboración de los mismos.
El cierre contable es un insumo para muchos procesos de la entidad, entre ellos, para la preparación de declaraciones tributarias. En el siguiente video, Juan David Maya explica cómo debe prepararse una entidad para cumplir con dichas obligaciones:
¿Por qué se piensa que el cierre contable se puede hacer hasta los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio? Por varias razones que explicamos a continuación:
La primera es porque el artículo 422 del Código de Comercio expone que las reuniones ordinarias de asamblea general deben efectuarse al menos una vez al año, dentro de los tres meses posteriores al vencimiento de cada ejercicio.
En la asamblea los accionistas deben evaluar y aprobar los estados financieros y, por tanto, este se entiende como el plazo máximo para que la administración elabore dichos informes.
La segunda razón es porque las superintendencias conceden un plazo de entre dos y tres meses para que la entidad reportante haga entrega de sus estados financieros.
Por ejemplo, la Supersociedades dispuso que las sociedades deberán reportar su información financiera del año 2022 entre el 11 de abril y el 9 de mayo de 2023 (ver Circular Externa 100-000012 del 22-11-2022).
Por las dos razones mencionadas se ha corrido la voz de que el cierre contable se puede extender hasta marzo, situación que no es pertinente, de acuerdo con lo que mencionamos en anteriores líneas.
Este y otros temas relacionados los hemos abordado detalladamente en nuestro Libro Blanco Cierre contable y conciliación fiscal, año gravable 2022.
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