Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Miembros de los consejos de administración de las propiedades horizontales deben dar cumplimiento a la Ley 675 del 2001 y a los parámetros establecidos en sus estatutos, y evitar asumir funciones no atribuidas a ellos.
La Ley 675 del 2001, únicamente estipula como figuras necesarias en los consejos de administración de Propiedad Horizontal las del presidente y secretario del Consejo de Administración. Esto se extrae del parágrafo 1 del artículo 50 que establece: “Para efectos de suscribir el contrato respectivo de vinculación con el administrador, actuará como representante legal de la persona jurídica el presidente del Consejo de Administración(…)”, el otro cargo se extracta cuando la Ley 675 del 2001 ordena que toda copropiedad debe tener un libro de Actas de Consejo, las cuales deben estar firmadas por un presidente y un secretario.
Es común encontrar propiedades horizontales con cargos de vicepresidente, tesorero e inclusive fiscal, bien sea porque está considerado en los estatutos, en reglamentos internos, manuales de convivencia o porque algún integrante del consejo lo propone y así lo aprueban los demás miembros. Además de lo anterior, también se encuentran nombrados suplente del presidente, suplente del vicepresidente, suplente del secretario y suplente del tesorero, cuando la ley tampoco estipula suplencia alguna.
En la actualidad muchas propiedades horizontales donde han asignado cargos no existentes en la Ley 675 del 2001 ni en los estatutos y otras donde le dan cumplimiento a esta ley, al asignar cargos de presidente y secretario, se extralimitan en el desempeño de las funciones, realizando actividades asignadas por la ley exclusivamente al Representante Legal y a la Revisoría Fiscal, con el argumento de que actúan de buena fe, por su propiedad y la salvaguarda de su inversión y de su patrimonio, como es el caso de algunos consejos de administración. Algunos casos de extralimitación en el desempeño de funciones por los consejos de administración son:
1. Al convocar a Asamblea General Ordinaria
El artículo 39 de la ley 675 del 2001, establece como una función exclusiva del administrador la de convocar a la Asamblea General Ordinaria, en la fecha señalada en los estatutos o dentro de los tres primeros meses al corte del período presupuestal, es decir, que si los estatutos no contemplan fecha alguna, el administrador es autónomo para decidir cuándo convoca la Asamblea General Ordinaria; sin embargo, en la práctica esta decisión es tomada de buena fe por el Consejo de Administración, situación que dista de lo establecido en la Ley 675 del 2001, por cuanto es el representante legal quien decide cuándo convocar, y no el Consejo de Administración.
2. Iniciar e instalar la Asamblea General Ordinaria
Quien debe dar inicio e instalar la Asamblea General Ordinaria, es el administrador por cuanto la misma es convocada por él; sin embargo en la práctica se ve que es el presidente del Consejo de Administración y a veces en sus ausencia el vicepresidente (cargo no contemplado en la ley 675 del 2001), quien da inicio e instala la Asamblea General Ordinaria. Lo anterior, además de ser una muestra más de coadministración, es improcedente.
3. Presentar el informe de gestión
En las asambleas generales ordinarias, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 51 de la Ley 675 del 2001, quien debe presentar el informe de gestión es el administrador; no obstante, en un gran número de asambleas, el informe del Consejo de Administración, se convierte en un informe de gestión.
4. Decidir sobre la contratación del contador
La Ley 675 del 2001 determina, como responsabilidad del administrador, llevar bajo su dependencia y responsabilidad la contabilidad del edificio o conjunto. Por ello, quien debe elegir y contratar al contador es el representante legal, pero en algunas copropiedades es el Consejo de Administración quien realiza las entrevistas, decide a qué contador debe contratar el administrador o, lo que es peor, un consejero impone a su contador para que sea contratado por el administrador, olvidándose de que es el administrador quien debe elegirlo y contratarlo porque es el responsable de la contabilidad y el Consejo de Administración no puede coadministrar.
5. Administrar bienes comunes
La Ley 675 del 2001 y la Ley 222 de 1995 establecen que el administrador (representante legal) según la ley es quien tiene la administración inmediata de los bienes comunes, así como la vigilancia y control de los mismos, como mandatario exclusivo de la copropiedad; es decir, que el administrador tiene por sí solo facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo, o sea, que con sujeción a las leyes comerciales y civiles, reúne en sí funciones jurídicas de mandatario, depositario, gerente, secretario y tesorero, funciones susceptibles de ejercicio personal único o delegable parcialmente bajo su responsabilidad, previo consentimiento del Consejo de Administración. Sin embargo, en algunas copropiedades, por el desconocimiento de la ley, o por la interpretación de la misma, o por la decisión tomada por el Consejo de Administración, le quitan las facultades de tesorero y recaudador al administrador y delegan de forma total a un miembro del consejo de administración (tesorero), para que sea quien tenga la firma registrada en los bancos, y, por tanto, firme los retiros o cheques girados por la copropiedad, desconociendo que esta facultad se debe hacer parcial y bajo la responsabilidad del administrador –representante legal– convirtiéndose esta situación en evidencia absoluta del más alto nivel de coadministración y vulneración de los parámetros establecidos en la ley.
Lo expresado en este artículo busca instar a los miembros de los consejos de administración de las propiedades horizontales a dar cumplimiento a la Ley 675 del 2001 y a los parámetros establecidos en sus estatutos, a fin de, evitar en su afán de mostrar gestión, caer en la coadministración, por realizar actuaciones que distan de los parámetros establecidos en los estatutos y la ley.
Por lo anterior, se les sugiere a las propiedades horizontales que no tengan establecidos por estatutos estos cargos, no entrar a implementarlos y designarlos, por cuanto no tienen ningún sustento legal, ni jurídico y aquellas propiedades que tienen establecidos estos cargos por estatutos, se les recomienda verificar la necesidad de mantenerlos y revisar que las funciones asignadas a los consejeros, no sean similares a las del administrador o el revisor fiscal, a fin de evitar la coadministración.
Solo me resta recordarles a los miembros del Consejo de Administración, que “Consejo”, con “s”, proviene de la palabra latina “aconsejare”, dar consejo y que no son “Concejo”, con “c”, que son los que provienen de la palabra latina “concilium, por ello no pueden los consejos de administración llegar a legislar y/o a coadministrar.
CP. Félix David Romero Duarte
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
