Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Cuestionario básico para evaluar el cumplimiento de la obligación de reporte en Medios Magnéticos a la DIAN año Gravable 2005 para quienes únicamente fueron agentes de Retencion en la Fuente.
En la presente editorial pretendemos definir un"cuestionario" con el cual se pueda evaluar si la entidad o persona natural que estás actualmente asesorando como Contador, ha cumplido o no cabalmente con la obligación tributaria de suministrar información exógena a la DIAN por el año gravable 2005, y todo motivado en el hecho que en algún momento dentro del año 2005 actuó como agente de retención de los impuestos administrados por la DIAN (renta, IVA y timbre) .
Para elaborar este "cuestionario" se tomaron en cuenta las normas expedidas por la DIAN entre octubre de 2005 y mayo de 2006, a saber:
Resolución 10147 de oct de 2005
Resolucion 11774 de dic de 2005
Resolución 12466 de dic de 2005
Resolucion 1767 de feb de 2006
Resolucion 3859 de abril de 2006
Recuerda que en nuestro producto: Actualicese en Medios Magnéticos podrás econtrar la recopilación de toda la normatividad
que rige este proceso, al igual que las videoconferencias, software prevalidador de la DIAN para construir los "formatos"
y demás herramientas en excel que te ayudarán en forma practica a entender este tema de bastante relevancia para el panorama tributario
actual en Colombia.
| No Pregunta | Cuestion | Sí | No | Comentario |
|---|---|---|---|---|
| 1 | El cliente que se está examinando es un cliente "persona natural"? | En caso positivo, tales reportantes "personas naturales" deben tener su respectivo RUT, y en la sección "responsabilidades" debe tener señalada la responsabilidad No.14-Informante de Exógena | ||
| 2 | El cliente que se está examinando es un cliente "persona juridica"? | En caso positivo, el RUT de la persona juridica debe tener reflejada la responsabilidad 14-Informante de Exogena. Pero adicionalmente, el representante legal de tal persona juridica debe tener su propio RUT y en el mismo estar reflejada la Responsabilidad 22-Suscripcion declaraciones (ver resolucion 1767 de feb de 2006) | ||
| 3 | Durante el año 2005 ese cliente actuó como "mandatario" en contratos de mandato y por tal razón practicó retenciones en la fuente por cuenta de sus mandantes (ej; las inmobiliarias)? | En caso positivo, las retenciones en la fuente practicadas por haber representado a sus "mandantes" no irían en el "formato 1002" a que se refiere el art.5 de la resolucion 10147 de oct de 2005, sino en el "formato 1053 " mencionado en el art.15 de la misma resolución | ||
| 4 | Durante el año 2005 ese cliente actuó como "mandatario" en contratos de mandato y por tal razón practicó retenciones en la fuente por cuenta de sus mandantes (ej; las inmobiliarias)? | |||
| 5 | Durante el año 2005 ese cliente actuó como "operador en un contrato de exploración de hidrocarburos " y por tal razón practicó retenciones en la fuente en desarrollo de dicho contrato de exploración? | En caso positivo, las retenciones en la fuente practicadas por haber representado a sus "mandantes" no irían en el "formato 1002" a que se refiere el art.5 de la resolucion 10147 de oct de 2005, sino en el "formato 1047 " mencionado en el art.14 de la misma resolución | ||
| 6 | Para elaborar el reporte de información sobre retenciones en la fuente del año 2005, y que se deben suministrar en el formato 1002 , es necesario indagar lo siguiente : | |||
| a) Se tienen a la mano los formularios de retenciones en la fuente mensuales que se hayan presentando por los meses del año 2005, junto con sus respectivos anexos? | Debe recordarse que el reporte debe consolidar el total de las retenciones en la fuente que se hayan practicado por los meses del año 2005. En consecuencia, si durante el mismo año 2005 se presentó extemporaneamente alguna declaracion de retenciones en la fuente, pero que correspondía a retenciones de meses distintos a los del año 2005, esas declaraciones no se deben tomar en cuenta para el reporte. Así mismo, si durante el año 2005 alguna declaracion de retencion en la fuente de los meses del año 2005 fue sometida a correcciones, la información que se debe tomar en cuenta es la que esté contenida en la última corrección | |||
| b) Se hizo alguna hoja de trabajo donde, por cada mes de retencion en la fuente declarado, se pueda ver el total de los terceros a que correspondía la retencion practicada, el concepto por el cual se practicó la retención, sus valores bases de retención y sus direcciones de correo urbano ? (Nota: en nuestro producto "Actualicese en Medios magnéticos" te incluimos una hoja de trabajo modelo para hacer el trabajo a que se alude en este punto) |
Debe recordarse que un mismo beneficiario pudo haber llegado a estar sujeto a retenciones por distintos conceptos. En tal caso, se hace un registro independiente por cada concepto sobre el cual se le practicó retención al mismo beneficiario. Así mismo, debe recordarse que el reporte exige incluir a la totalidad de los terceros, indistintamente del valor que por retenciones en la fuente totales se le haya practicado durante el 2005 | |||
| c) El equipo en el que se piensa utilizar el "software prevalidador de la DIAN",y con el cual se puede construir el "formato 1002", es un equipo dotado con Excell versión 2003? | Según nuestra propia experiencia, el "software prevalidador de la DIAN" para construir los archivos de medios magneticos, funciona correctamente pero en el excell 2003, pues con dicho "software prevalidador" se terminarán generando archivos en el estandar XML, y dicho estandar XML es facilmente maninulable solo si se cuenta con el excell 2003. | |||
| c) Al construir el "formato 1002" mediante el software prevalidador de la DIAN, el archivo generado con dicho software quedó libre de erores tecnicos (tales como duplicacion de registros, o ausencia de datos obligatorios como son el nit y las direcciones)? | Debe tenerse presente que con la utilización del "software prevalidador de la DIAN", será posible detectar los errores tecnicos más comunes pues el mismo "software" se encarga de detectarlos. Sin embargo, dicho software no puede evaluar la exactitud de que las cifras reportadas sí sean las correctas, razón por la cual el unico responsable por la exactitud de las cifras será el propio reportante | |||
| d) Al detallar el "Valor base" para los distintos conceptos de retenciones en la fuente practicadas durante el 2005, se han heco verificaciones que tal "valor base", multiplicado por la tarifa que para dicho concepto rigió durante el 2005, sí arroje el valor de la retención a título de renta o de IVA incluida en el reporte? | Haz click aquí para verificar tarifas de retenciones en la fuente que rigieron durante el 2005 | |||
| e) Se ha verificado que al construir el "formato 1002", los datos de "contenido" no terminen teniendo mas de 5.000 registros? | Debe recordarse que si al construir la información del "formato 1002", los datos de "contenido" llegan a involucar mas de 5.000 registros, en tales casos se deben construir varios "formatos 1002", y en cada uno el limite máximo de registros de "contenido" es de 5.000 | |||
| f) La "cifra suma de control" que se generó al terminar de construir el "formato 1002" (o los varios archivos del mismo formato 1002), sí arrojan el valor total de la suma de todas las retenciones en la fuente a título de renta y a titulo de IVA (régimen común) que se obtiene de sumar las cifras contenidas en las declaraciones mensuales de retencionesn la fuente del 2005? | Debe recordarse que las únicas retenciones en la fuente a reportar son las practicas a titulo de renta y a título de IVA (pero de esta última solo las practicadas a responsables del régimen común), y que el "formato 1002" debe arrojar la misma suma que se obtendría de sumar tales retenciones directamente desde los formularios mensuales presentados durante el 2005 | |||
| g ) Se hicieron algunas pruebas para comprobrar que los valores incluidos en el "formato 1002" coincidan con algunos de los valores incluidos en los "certificados bimestrales de retencion de IVA" que durante el 2005 expidió el agente retenedor a los terceros, y con los certificados anuales de retenciones en la fuente a título de renta que el mismo agente de retencion tuvo que haber expedido a los terceros hasta antes de marzo 15 de 2006? | En la practica, los mismos valores que se incluyeron en tales certificados (el valor base y las retenciones, por cada concepto) son las que tambien van a quedar en el "formato 1002" | |||
| h ) El reporte ha sido entregado en las fechas establecidas en la resolucion 10147 de octubre, fechas que fueron modificadas con la resolución 3859 de abril de 2006? | Haz click aquí para conocer el calendario especial de plazos que fijó la resolucion 3859 de abril a quienes unicamente fueron agentes de retencion en la fuente | |||
| i ) Una vez presentado PRESENCIALMENTE el respectivo formato(s) 1002 ante cualquiera de las dependencias de la DIAN, se ha verificado que la DIAN haya expedido el "acuse de recibo" en que coste la fecha y hora de entrega de la información? | Solo con dicho "acuse de recibo" se puede demostrar que la información fue entregada oportunamente y sin errores tecnicos. La no presentación oportuna generará las sanciones mencionadas en la resolución 11774 de dic de 2005 |
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