Cuidado con los errores a la hora de expedir los certificados anuales de retención a los independientes

Es muy fácil incurrir en el error de que “el valor base” que se certifica no sea en verdad el del monto que se pagó al independiente (tal como lo pide la norma), y todo porque las empresas programan sus sistemas para hacer simples cálculos de “devolverse en la base” usando las tarifas y la retención practicada.  Esto se debe revisar muy bien, sobretodo con los cambios que la Ley 1527 de 2012 introdujo en temas como la base y las tarifas que se aplican a ciertos independientes.

La Norma (haz click en la imagen para ampliar)

Al momento de expedir los certificados anuales de retención en la fuente a los trabajadores independientes es importante fijarse en si lo que dichos certificados incluyen como “valor base” es en verdad el valor del “pago sujeto a retención”, que es lo que justamente se pide certificar según lo exigido en el Art. 381 del E.T.

Al respecto, sucede que en la mayoría de las empresas, a la hora de expedir los certificados de retención por conceptos diferentes a salarios y pagos laborales, lo que hacen es parametrizar sus sistemas para que tomen el total de la retención practicada al tercero durante el año y según la tarifa utilizada se “devuelven en el cálculo” y con eso certifican “el valor base”.

Así por ejemplo, si en el sistema contable tienen una cuenta del pasivo de “retenciones practicadas al 3,5%”, y a un tercero en el año le figuran retenciones por 350.000, entonces el certificado que expiden al final del año diría “Valor base: 10.000.000”, “tarifa 3,5%”,  “retención practicada: 350.000”.

Ese procedimiento solo puede ser útil en ciertos casos pero no sería siempre correcto en caso que los certificados se expidan a los independientes. Veamos por qué.

El “valor base” no siempre es igual al “pago sujeto a retención”

Es muy importante destacar que ese procedimiento que antes ilustramos solo sería correcto en los casos de compras de mercancías, o de servicios y honorarios pagados a personas jurídicas, pues en tales casos a la causación del costo o gasto nunca se le resta ningún valor y por tanto la “base” sometida a retención sí resulta ser el mismo “valor del pago sujeto a retención”

En cambio, a las personas naturales trabajadores independientes, antes de definir la retención que sufrirían,  al valor del “pago sujeto a retención” sí se les puede llegar a restar valores por “aportes a seguridad social”, o se les puede tomar como base de retención no el 100% de su pago sino solo el 80% como lo permite la Ley 1527 de abril de 2012 con ciertos trabajadores independientes, y en ese caso es obvio que hacer el proceso de “devolverse en el cálculo” no arrojaría lo que en verdad fue el “pago sujeto a retención” a favor del independiente

Casos prácticos

Para ilustrar lo anterior, pensemos en que a un independiente en el régimen común se le realizan en el año pagos o causaciones de $15.000.000 (valor antes de IVA). Por estar en el régimen común no se le aplicaría el procedimiento de la Ley 1527 sino las tarifas tradicionales. Pero si ese era un independiente con el que se habían firmado contratos y este demostraba sus pagos a la seguridad social, entonces cada mes antes de calcular la retención al valor bruto se le restaban los valores de esos aportes pues lo permite el Decreto 2271 de 2009.

Con eso supóngase que las bases finales después de restar los aportes obligatorios y hasta los voluntarios que autorizó a que la empresa le restara para enviarlos a los fondos de pensiones y cuentas AFC, terminaba sumando $10.000.000, y por tanto la retención con tarifa del 10% arrojó un total de $1.000.000.

Al final del año, el certificado a ese independiente debe mencionar lo siguiente: “Pagos o causaciones sujetos a retención en la fuente: $15.000.000”, “Tarifa: 10% (aunque este dato no lo exige el art. 381 del E.T.); y “retención practicada: 1.000.000”. Y así incluso es como la empresa también lo reportaría en su formato 1001 de su información exógena tributaria anual a la DIAN con el detalle de los “pagos y retenciones a terceros”.

Al respecto, nadie debe preocuparse suponiendo que a la DIAN le llamara la atención que la retención certificada no guarda relación aritmética con la base. Lo anterior por cuanto esa es la misma situación que también se origina con los certificados a los asalariados (los cuales sí tienen diseñado un certificado especial; ver art. 379 del E.T. y el formulario 220 que cada año diseña la DIAN).

En el certificado a los asalariados  y en el formato 1001 con los datos de los pagos hechos en el año a un asalariado siempre se menciona el monto total de los pagos del año por salarios y demás pagos laborales a favor del asalariado y también la retención que se le practicó. Pero la retención no tiene que guardar relación aritmética con los pagos pues a los salarios siempre se le hacen depuraciones antes de definir su retención.

Ahora, si retomamos el caso del ejemplo del independiente, supóngase que ese independiente no hubiera sido alguien con el que se tenían firmados contratos de prestación de servicios sino que simplemente fue un independiente al que ocasionalmente se le hacían algunos pagos por servicios en el año. En ese caso a sus pagos no se le restaron en el año ningún valor por aportes a seguridad social (pues el no estuvo obligado a realizarlos) y en tal caso los 15.000.000 sí se convertían en la base sujeta a retención del 10% con lo cual al final del año las retenciones serían de 1.5000.000 y en el certificado se vería “Pago sujeto a retención: 15.000.000”, “tarifa: 10%”, “retención practica: $1.500.000”.