Debemos imprimir TODAS las notas contables de los ajustes por inflación mensuales?

Es común ver como muchos contadores hemos caído en la costumbre de conformarnos con dejar que nuestro software contable, en forma interna, calcule y registre en forma automática el valor de los ajustes por inflación que mensualmente se deben efectuar a los activos no monetarios y al patrimonio neto.

Hasta ahí, no hay problema.

El asunto es que muchas veces no nos tomamos el trabajo de proceder a imprimir y firmar la(s) nota(s) contable(s) que sustenta dichos registros.

Al respecto, es conveniente recordar que para que la contabilidad sea aceptada como prueba a favor del ente económico (ya sea en asuntos mercantiles, o tributarios, o laborales, etc), es necesario que dicha contabilidad cumpla a cabalidad con las normas reglamentarias que el Gobierno nacional haya expedido sobre la materia (véase art.2 del decreto 2649 de 1.993).

Por ello, si no las imprimimos y firmamos, no sería cierta la afirmación que normalmente ponemos en las notas a los Estados Financieros cuando indicamos que el ente económico lleva su contabilidad “conforme a las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia”.

Justamente, el art.123 del decreto 2649 de 1993 establece que…

“los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren”

La norma anterior es suficientemente clara al indicar que todos los hechos económicos deben estar “documentados”, es decir, que se hace necesario que exista el documento físico (soporte) que los respalde. Igualmente señala que tales “documentos” deben estar “autorizados” (entiéndase como “firmados”) por quienes los elaboren.

En vista de lo anterior, siempre será necesario que todo tipo de notas contables en las cuales se sustentan algunos de los hechos económicos que se reflejan en una contabilidad (ej: ajustes por inflación, o provisiones de prestaciones sociales, o cálculos de depreciaciones, etc), terminen siendo debidamente impresas y firmadas por quienes las elaboraron y contabilizaron.

Incluso, es conveniente que tales notas contengan los anexos explicativos que detallen la forma en como se obtuvieron los cifras en ellas registradas pues solo de esa forma se lograría cumplir con la disposición contenida en el art.4 del mismo decreto 2649/93 el cual indica que…

“…la información contable debe ser comprensible y util…La información contable es comprensible cuando es clara y facil de entender…”