Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Mientras en Colombia la contabilidad mercantil esté regulada por lo indicado en el Código de Comercio (expedido en 1971), y el decreto 2649 de 1.993, todos los entes económicos obligados a llevar contabilidad se hallan en la obligación de acatar la totalidad de las normas incorporadas en tales ordenamientos jurídicos.
De esa forma, en el art.49 del Código de comercio leemos:
ARTICULO 49.LIBROS DE COMERCIO. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos” (el resaltado es nuestro)
A su turno, el art.125 del decreto 2649/93 menciona lo siguiente:
“Art.125. Libros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeraci ón sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
…
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:
a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global;
b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;
c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras;
d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos;
e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.
Ahora bien, aunque las dos normas anteriores señalan que es obligatorio llevar los libros auxiliares junto con los principales, es costumbre que en muchas empresas solo se preocupen por tener impresos y al día los libros principales pero no así sus auxiliares, pues no consideran como obligatoria dicha impresión sino que consideran que es suficiente con que “esté en el sistema” o “esté el backup o copia de seguridad del sistema” y que cuando alguien necesite un listado, entonces se imprime el que se necesite.
Frente a esta costumbre, surge la pregunta: ¿llevar los libros auxiliares significa que los mismos también se deben imprimir o es suficiente con que “queden en el sistema” o con que “queden en las copias de seguridad o backups” (hablando de los que llevan contabilidad sistematizada)?
Examinemos lo que han expresado las más importantes autoridades de nuestro país en la materia…
La DIAN, en su concepto 39801 de jun 17 de 1994 dijo lo siguiente:
Los libros de contabilidad del contribuyente, tanto principales como auxiliares, constituyen prueba a su favor siempre que se lleven en debida forma.
El contribuyente debe presentar sus libros (principales y auxiliares), comprobantes y demás documentos de contabilidad cuando la administración lo exija, de no hacerlo así, no podrá involucrarlos posteriormente como prueba en su favor, teniéndose tal hecho como indicio en su contra.
Se considera como un hecho irregular en la contabilidad el de no llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones.
En consecuencia, los obligados a llevar contabilidad que utilicen un sistema computarizado están obligados a tener impresos al día, además de los libros oficiales, los libros auxiliares que sirvan de soporte para conocer las transacciones individuales registradas en los libros de resumen so pena de hacerse acreedor a las sanciones establecidas en las normas tributarias por irregularidades en la contabilidad (E.T., arts. 654 y 655).” (los resaltados son nuestros)
En concepto 292 de feb.11 de 1999, la JCC expresó lo siguiente:
Ante todo es válido advertir, en primer lugar, que quienes estén obligados a llevar contabilidad, así utilicen un sistema computarizado, deben tener impresos al día tanto los libros oficiales como los libros auxiliares que sirvan de soporte.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en concepto 017 de 2001, respondiendo a la pregunta: “Es obligatorio llevar libros auxiliares de contabilidad?”, expresó lo siguiente:
Si bien es cierto que el Artículo 126 del Decreto 2649 de 1993 dice que los libros auxiliares no requieren ser registrados, ello no le quita la obligatoriedad de llevarlos al igual que los obliga el Artículo 49 del Código de Comercio.
Las autoridades antes citadas son coincidentes en concluir que no solo es obligatorio mantener oportunamente impresos los libros oficiales (o principales) sino también los auxiliares.
Por tanto, la sana recomendación que aquí hacemos es que una vez se vayan imprimiendo mensualmente los libros oficiales (ver art.56 inciso 3 del dec.2649/93) igualmente se vayan imprimiendo los libros auxiliares.
De otra parte, quienes se confían en que los libros auxiliares “están en el computador”, o “están en el backup”, y que por eso, para no gastar tiempo ni papel, deciden no imprimirlos oportunamente sino solo cuando alguien necesite uno cualquiera de ellos, se pueden estar exponiendo al riesgo de que cuando llegue ese momento de necesitar imprimir los auxiliares el software y sus backups fallen y por tanto no puedan entregar oportunamente los listados auxiliares que la autoridad exija.
Y si las pruebas no se suministran oportunamente, entonces todo lo que se quiera probar en contra tendrá más oportunidad de tener éxito. (ver art.70 del Código de Comercio, y el art.133 del dec.2649/93)
Recuérdese incluso que a lo largo del presente año 2006, en razón a que la Superintendencia de Sociedades exigirá estados financieros trimestrales (ver artículo relacionado haciendo click aquí), ello es razón más que suficiente para que los Contadores y asistentes encargados de la administración de la información contable se preocupen de tener oportunamente impresos tanto los libros oficiales como los auxiliares, pues los reportes a la Superintendencia exigen que se acompañen de una certificación firmada por contador público indicado que la información suministrada a tal entidad fue “fielmente tomada de los libros oficiales”.
Pero si los mismos no están en verdad impresos ¿Qué tan veraz es dicha certificación?
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