Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En 2016 se estableció la migración de firma digital a firma electrónica, los obligados a presentar declaraciones de forma virtual deben contar con dicho mecanismo. Aunque no se contempló sanción alguna por no tener firma electrónica, no presentar la declaración dentro de los plazos sí genera sanción.
Desde el pasado 09 de agosto de 2017 iniciaron los vencimientos de los plazos para que las personas naturales presenten sus declaraciones de renta por el año gravable 2016, hoy, por ejemplo, vence el plazo para aquellas personas cuyos dos últimos dígitos del NIT terminen en 83 y 84. Al respecto, puede consultar nuestro Calendario Tributario 2017 y nuestro editorial titulado Renta de personas naturales: obligados, sistemas y formularios para declarar.
Recordemos que algunas personas naturales se encuentran obligadas a presentar sus declaraciones tributarias a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN. A quienes tengan dicha obligación, al momento de elaborar la declaración de renta en la zona de usuarios registrados, el sistema no les permitirá presentarla si previamente no se ha validado la firma, opción que no aparece en el portal de la DIAN cuando la entidad no ha identificado que el contribuyente se encuentra obligado a presentar las declaraciones de forma virtual.
La Resolución 12761 de diciembre 09 de 2011 estipula quiénes son los contribuyentes que deben presentar sus declaraciones y diligenciar sus recibos de pago de forma virtual. De esta manera, conforme a lo establecido en el artículo 1 de la resolución en mención, entre los obligados a presentar las declaraciones de forma virtual se encuentran:
Si la persona natural es uno de los contribuyentes que debe presentar sus declaraciones tributarias de forma virtual, es necesario que cuente con la firma electrónica, que fue el instrumento que pasó a remplazar la firma digital (pues, mediante la Resolución 000070 de noviembre 03 de 2017 se reglamentó el uso del instrumento de firma electrónica –IFE– en los servicios informáticos electrónicos de la DIAN). Para profundizar en las características de este instrumento puede consultar nuestro editorial titulado Firma electrónica reemplazará a la firma digital: DIAN establece dicha migración.
Recordemos que los plazos otorgados en la resolución en mención para las personas naturales obligadas a nombre propio y que no se encontraban vinculadas a grandes contribuyentes o personas jurídicas para efectuar la transición de firma digital a firma electrónica vencieron entre el 9 y 30 de junio de 2017. Por tanto, si la persona natural no hizo dicho trámite dentro de los plazos antes señalados, y aún no cuenta con la firma electrónica, es necesario iniciar el proceso de forma presencial en las instalaciones de la DIAN, de lo contrario, podría tener contratiempos en la presentación de la declaración de renta del año gravable 2016; afortunadamente para las personas naturales próximas a declarar, este proceso está siendo atendido en los puntos de contacto de la DIAN sin necesitad de agendar cita previa.
De esta manera, es necesario que el contribuyente se dirija a la DIAN con el propósito de solicitar la generación de la identidad electrónica –IE– y la habilitación del IFE, el resto del proceso se realizará de forma virtual mediante la selección de cinco preguntas reto que servirán como medio de autenticación alterno cuando el usuario olvide la contraseña; posteriormente, al usuario le envían un código de confirmación de la firma electrónica que una vez validado permite el establecimiento de una contraseña personal que debe cumplir con las siguientes condiciones:
Una vez el usuario establezca la contraseña el sistema le indicará que la habilitación ha sido exitosa y por ende se entiende finalizando el proceso. De ahí, sí se puede diligenciar la declaración y proceder a su firma, proceso en el que le enviarán un código electrónico con vigencia de dos horas y de un único uso que deberá acompañar de la respectiva clave personal del IFE.
Sobre el tema de la obtención de la firma electrónica es válido tener presente que no existe disposición legal que contemple sanción alguna por no tener firma electrónica. Sin embargo, si un obligado a presentar las declaraciones de forma virtual no cuenta con su firma electrónica no podría presentarlas dentro de los plazos establecidos por el Gobierno nacional y esta situación sí generaría sanción.
Recordemos que si el contribuyente se encuentra obligado a presentar sus declaraciones tributarias a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN, pero lo hace a través de un medio diferente, dicha declaración se considerará como no presentada (ver el artículo 579-2 del ET), sin embargo, si la DIAN no detecta dicha irregularidad dentro del término para que la declaración quede en firme entonces se entenderá presentada.
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