Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Declaraciones Tributarias por Medios Electrónicos (IV) – Gabriel Vásquez


Autor: Gabriel Vásquez Tristancho

Corrección pasos para presentación declaraciones electrónicas

 En el anterior artículo habíamos descrito que la firma por parte del revisor fiscal se hacía desde su propia cuenta.Esto no es correcto, por cuanto en su cuenta solo estarán sus propias declaraciones, si estuviere obligado a hacerlo por el medio virtual.Por tanto, la firma deberá hacerla desde el portal de la empresa donde está vinculado como revisor fiscal o contador. Por tanto el literal q) del anterior artículo quedaría de la siguiente manera:

q) El revisor fiscal lo hará desde la cuenta de la empresa en el portal de la DIAN.Desde allí con su clave, firma las declaraciones electrónicas de las cuales sea responsable. Parte Inferior de la pantalla en “Tareas (1)”. 

En el mismo sentido se corrige la instrucción del párrafo de la firma del revisor fiscal o contador, el cual queda así:

“En el momento que le entregan al revisor fiscal ó contador el formulario 10036, mecanismo digital, deberá proceder a abrir su cuenta en el portal de la DIAN; Lo anterior con el fin de poder bajar su certificado digital; Para firmar las declaraciones tributarias autorizadas por los representantes legales de las compañías a la cuales pertenezca el revisor o contador, lo hará desde la cuenta de la respectiva empresa, tal como se indicó en el literal q); Estas actividades se desarrollan en el menú de “Tareas””.

 

Casos de fuerza mayor 

Es previsible que en algunas circunstancias se originen situaciones que no permitan presentar electrónicamente las declaraciones, en las fechas de los vencimientos para declarar establecidos por la autoridad tributaria, o antes.

Dado que las declaraciones electrónicas presentadas por medios diferentes se entienden por no presentadas, la misma Ley 633 del 2000, en su artículo 38, que incorporó al Estatuto Tributario este tema en el artículo 579-2, previó lo siguiente:

En el evento de presentarse situaciones de fuerza mayor que le impidan al contribuyente presentar oportunamente su declaración por el sistema electrónico, no se aplicará la sanción de extemporaneidad establecida en el artículo 641 de este estatuto, siempre y cuando la declaración manual se presente a más tardar al día siguiente del vencimiento del plazo para declarar y se demuestren los hechos constitutivos de fuerza mayor”. (Resaltado no es del texto original).

Obsérvese que el plazo se amplía hasta el día siguiente sin sanciones.

Por otro lado, la demostración de los hechos constitutivos de fuerza mayor constituye una complejidad alta cuando se trata de redes públicas de información; Si por ejemplo ocurre una falla en el portal de la DIAN, habría que señalizar la fecha y la hora en que ocurrió tal situación, toda vez que en cuestión de segundos se puede corregir.

El administrador de una página puede detectar los problemas en su utilización, y en estas situaciones la DIAN ha actuado con bastante objetividad, no solo disponiendo los recursos humanos de apoyo al contribuyente, sino, reconociendo de inmediato cuando ocurren congestiones en la red, fallas de proceso, o incluso, algunos errores en programación.

Algunos hechos no se consideran de fuerza mayor, según la reglamentación que se efectuó a través del artículo 6 del DR 406 de 2001. “En ningún caso los eventuales daños en su sistema y/o equipos informáticos, la pérdida de la clave secreta por quienes deben cumplir el deber formal de declarar o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior al término señalado en el artículo 4º de este decreto, constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la declaración”

Es decir, que la fuerza mayor, debe obedecer a situaciones externas al contribuyente obligado a presentar declaraciones electrónicas, y que deberá demostrar plenamente.Por ejemplo, en la Resolución 921 del 1º de febrero del 2006, determinó el siguiente procedimiento para dejar evidencia en el momento de ocurrencia de los hechos constitutivos:

“…. siempre que, a más tardar en la fecha del vencimiento del plazo para declarar, el obligado comunique vía correo electrónico a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales los motivos correspondientes.”.

En la Resolución 10747 del 11 de septiembre de 2006, con relación a las explicaciones que deben justificar la presentación litográfica, incluyó las siguientes: “La autorización a que se refiere el inciso anterior aplica únicamente para el caso de la ocurrencia de inconvenientes técnicos en el uso de los servicios informáticos, que impidan al obligado presentar electrónicamente sus declaraciones y/o diligenciar sus recibos oficiales de pago siempre que, a más tardar en la fecha del vencimiento del plazo para declarar, cumplan con el respectivo deber legal.” (Resaltado fuera de texto). 

La redacción de los hechos de fuerza mayor ó de “los motivos correspondientes”, sugerimos sea redactado por un experto, por cuanto un lenguaje no técnico podría generar confusión en las causas que originaron el incumplimiento de la obligación formal de manera virtual. Frases como, “el sistema no funciona, no pude entrar, no sirve la página, no sale el formulario,…..” pudieran interpretarse como argumentos que no son de fuerza mayor.Incluso, se recomienda hacer copia de la pantalla donde sale el error.

Otro asunto que puede generar controversias es el plazo para la presentación, que en la Resolución 10747 se exige en la misma fecha del vencimiento del plazo para declarar, mientras que en la Ley 633 de 2000 y su Decreto Reglamentario 406 de 2001 se estipula claramente que se puede presentar más tardar al día siguiente del vencimiento del plazo para declarar.Es obvio que una Resolución no puede exceder los términos del Decreto Reglamentario ni mucho menos de una Ley.Por tanto, en caso de presentarse tal situación, interpretamos que el plazo máximo sería el día siguiente y no el mismo día. 

 

Instructivo en caso de presentar fuerza mayor 

El siguiente instructivo tiene fundamento en las experiencias anteriores y normas relacionadas con el tema. 

  • Hacer listado de problemas presentados
  • Copiar pantalla con la imagen del error presentado o inconsistencia
  • Dejar evidencia de la hora y la fecha en el pantalla
  • Enviar correo electrónico, describiendo el error, como de fuerza mayor, adjuntado al correo el pantalla donde presenta el error, desde el correo inscrito en el RUT o desde el correo del representante legal, a: asistencia@dian.gov.co
  • Presentar litográficamente la declaración y pago, en lo posible, el día del vencimiento en horario extendido, o a mas tardar, al día siguiente, sin liquidar sanción ni intereses,
  • Imprimir, copia de los correos enviados, junto con las pantallas de los errores presentados

 Por último, la mejor instrucción es disponer del tiempo necesario y actuar en lo posible de manera anticipada a las fechas límites de los vencimientos para declarar y pagar. 

Cordialmente, 

GABRIEL VÁSQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socio impuestos BAKER TILLY COLOMBIA

Bucaramanga, 18 de Septiembre del 2006

E-mail: gvasquet@yahoo.es

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