Declaraciones tributarias y el carácter de reserva de la información contenida en ellas

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  • Publicado: 27 septiembre, 2016

Declaraciones tributarias y el carácter de reserva de la información contenida en ellas

El carácter de reserva de la información de las declaraciones tributarias se encuentra estipulado en el artículo 583 del ET. Sin embargo, dicha reserva puede ser levantada en algunas situaciones y se han contemplado una serie de casos en los que se puede suministrar información contenida en estas.

Mediante el artículo 583 del ET se establece el carácter de información reservada de las declaraciones tributarias en lo relacionado con las bases gravables y la determinación privada de los impuestos. Por tanto, el contribuyente debe presentar en persona una autorización por escrito ante un funcionario administrativo o judicial para que estas puedan ser examinadas.

Entidades encargadas de velar por el carácter de información reservada de las declaraciones

La DIAN es la principal entidad de velar por el carácter de información reservada que se le ha otorgado a las declaraciones, por tal motivo, el Estatuto Tributario contempla que sus funcionarios podrán utilizar la información contenida en estas para las siguientes situaciones:

  • Control, recaudo, determinación, discusión y administración de los impuestos.
  • Generación de informaciones impersonales de estadística.
“Además de la DIAN, los bancos y otras entidades encargadas de recaudar impuestos y de recibir las declaraciones tributarias deben guardar reserva respecto a estas”

Además de la DIAN, los bancos y otras entidades encargadas de recaudar impuestos y de recibir las declaraciones tributarias deben guardar reserva respecto a estas. Solo podrán hacer uso de informaciones y de otros datos de carácter tributario para la elaboración de reportes de recaudo y recepción exigidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Así mismo, las entidades privadas deberán guardar total reserva de las informaciones que se les entreguen al ser contratadas para prestar servicios relacionados con el procesamiento de datos, liquidación y contabilización de los gravámenes a través de sistemas electrónicos.

Adicionalmente, el DANE y el Instituto Nacional de Concesiones –INCO– deben guardar estricta reserva sobre la información que se les facilite referente a las declaraciones tributarias.

Situaciones en las que se puede suministrar información contenida en las declaraciones tributarias

“se podrá levantar la reserva de información de las declaraciones de impuestos sobre la renta y complementario únicamente con lo relacionado con los pagos laborales objeto del aporte”

Entre los casos que contempla la norma en los que se puede dar a conocer información a terceros acerca de los datos contenidos en las declaraciones tributarias se encuentran:

  • La declaración ha sido decretada por la autoridad competente como prueba en un proceso penal o judicial, en esta situación es posible dar copia de la declaración.
  • Realización de cruces de información con entidades involucradas con los aportes parafiscales (entre ellas el SENA, ICBF, Cajas de compensación familiar y asociaciones o federaciones encargadas de verificar el cumplimiento del pago de los aportes a dichas entidades). En este caso, se podrá levantar la reserva de información de las declaraciones de impuestos sobre la renta y complementario únicamente con lo relacionado con los pagos laborales objeto del aporte.
  • Cuando la dependencia encargada de investigar el lavado de activos realice una solicitud referente a la obtención de información de las declaraciones e investigaciones de carácter tributario, la DIAN se encontrará en la obligación de remitir dicha información.
  • Actuaciones adelantadas por la Contraloría General de la República, de ser necesario, los servidores podrán solicitar información con fines de pedir el inicio de algún proceso de responsabilidad fiscal o para la realización de indagaciones o investigaciones que se encuentren en trámite.
  • En las investigaciones adelantadas por la Procuraduría General de la Nación la reserva que ampara la información tributaria no es oponible, ya que el procurador cuenta con la potestad para solicitar información y colaboración a las demás autoridades para adelantar las investigaciones que son de su competencia.
  • Para el intercambio de información entre el Ministerio de Hacienda y las Secretarias de Hacienda Departamentales y Municipales con propósitos de liquidación y control de impuestos nacionales, departamentales o municipales.
  • Intercambio de información entre la DIAN y los municipios y viceversa. Así, por ejemplo, la DIAN  puede solicitar a los municipios copia de las investigaciones relacionadas con el impuesto de industria y comercio para que sirvan como prueba en la liquidación y cobro de los impuestos sobre la renta y sobre las ventas. Por su parte, los municipios cuentan con la opción de solicitarle a la DIAN copia de las investigaciones existentes referentes a los impuestos sobre la renta y sobre las ventas, que podrían constituir como prueba para la liquidación y cobro del impuesto de industria y comercio.
  • Suministro de información al DANE con fines estadísticos, previa solicitud, a esta entidad se le podrá brindar datos con el propósito de que genere estadísticas, desarrolle encuestas económicas y pueda realizar análisis empresariales. Lo anterior teniendo en cuenta que el uso de la información suministrada estará sometida a la más estricta reserva.
  • Control y verificación en los procesos de contratación: cuando el Instituto Nacional de Concesiones –INCO– adelante procesos de contratación por cuantías superiores a 41.000 UVT (equivalentes a $ 1.219.873.000 para el año gravable 2016), podrá solicitar a la DIAN información de los proponentes guardando absoluta reserva de la información suministrada.

Conforme a las situaciones enunciadas anteriormente, es preciso tener en cuenta quién realiza la solicitud, ya que para algunos opera la inoponibilidad de la reserva para el ejercicio de sus funciones mientras que para otros no, además, se debe garantizar el manejo de la información que se suministrará a estos.

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