Decreto 1759 de 2016 modifica plazo para efectuar el registro de datos personales en el RNBD

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, mediante el Decreto 1759 de 2016, modificó el plazo para que los responsables del tratamiento de datos personales efectúen su inscripción en el RNBD hasta el día 30 de junio de 2017.

El Registro Nacional de Bases de Datos Personales

El Registro Nacional de Bases de Datos –RNBD– fue creado por la Ley 1581 del 2012 (Ley de Habeas Data) y su objetivo primordial es estructurar un directorio que permita conocer de manera real el tratamiento de datos personales en el país. Dicho directorio está conformado por bases de datos de empleados, clientes y proveedores, entre otras; la cantidad de titulares y los canales o mecanismos diseñados para recepcionar consultas, peticiones y reclamos.

En ese sentido, el RNBD se constituye como el instrumento principal de supervisión que tiene el Estado para velar y garantizar que el manejo y administración de los datos personales por parte de los responsables de estos, se realice de manera adecuada y respete los derechos de sus titulares.

Según el Decreto Único 1074 de 2015, los sujetos obligados a efectuar el registro de las bases de datos son aquellas personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que realicen el tratamiento automatizado o manual de aquellas bases que contengan datos personales.

Es importante aclarar que la Circular Externa 02 del 2015 de la SIC se limitó a dar instrucciones a aquellas personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, responsables del tratamiento de datos personales.

Información que se debe inscribir en el RNBD

De acuerdo con el capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, los obligados en efectuar el registro deben suministrar como mínimo la siguiente información en el RNBD:

1. Datos de identificación, ubicación y contacto del responsable del tratamiento de la base de datos.
2. Datos de identificación, ubicación y contacto del o de los encargados del tratamiento de la base de datos.
3. Canales para que los titulares ejerzan sus derechos.
4. Nombre y finalidad de la base de datos.
5. Forma de tratamiento de la base de datos (manual y/o automatizada).
6. Política de tratamiento de la información.

Aunado a lo anterior, la Circular Externa 02 de 2015 de la SIC señaló que las personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, que tienen la condición de responsables del tratamiento de datos personales, están obligadas a inscribir la siguiente información, entre otros datos:

1. La clasificación de los datos personales almacenados en cada base de datos, agrupados por categorías y subcategorías, según su naturaleza.
2. Los controles implementados por el responsable del tratamiento para garantizar la seguridad de las bases de datos que registra, según el cuestionario diseñado por el RNBD.
3. La procedencia de los datos: debe especificarse si estos fueron recolectados de su titular o allegados por terceros y si se cuenta con la autorización para el tratamiento o existe una causal de exoneración según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
4. Culminada la inscripción de la base de datos en el RNBD, se informarán como novedades los reclamos efectuados por los titulares y los incidentes de seguridad que perturben la base de datos.

Sanciones por no realizar la inscripción en el RNBD

La Ley 1581 de 2012 determina las sanciones que puede imponer la SIC al sujeto obligado a realizar la inscripción de las bases de datos en el RNBD cuando este que no la efectúe en los términos y condiciones descritos. Tales son:

1. Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente a 2000 smlmv.
2. Suspensión de las actividades vinculadas con el tratamiento de los datos personales hasta por 6 meses.
3. Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento, culminado el término de suspensión, si el sujeto no hubiese adoptado los correctivos ordenados por la SIC
4. Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el tratamiento de datos sensibles.

Término legal para realizar la inscripción en el RNBD

De acuerdo con la Circular Externa 02 de 2015 de la SIC, el plazo límite para efectuar la inscripción de las bases de datos en el RNBD por los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las cámaras de comercio y sociedades de economía mixta, era hasta el 8 de noviembre de 2016. Sin embargo, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, a través del Decreto 1759 del 8 de noviembre de 2016, modificó el plazo para efectuar el registro de datos personales en el RNBD hasta el día 30 de junio de 2017, según las instrucciones que emita la SIC.

Además, el citado Decreto señaló que hasta el día 30 de junio de 2018 los responsables del tratamiento de datos personales; personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio, deberán inscribir sus bases de datos en el RNBD.

Ab. José Vicente Hurtado P.
Universidad Santo Tomás, Seccional Bucaramanga.
Especialista y Mg. en Derecho Comercial.

*Exclusivo para actualícese.com

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