Decreto 726 de 26-04-2018

Ministerio del Trabajo
Decreto 726
Abril 26 de 2018 

El Presidente de la República de Colombia,

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y en desarrollo de lo establecido en el parágrafo 5° del artículo 227 de la Ley 1450 de 2011, modificado por el artículo 159 de la Ley 1753 de 2015, y

Artículo 1°. Modificación del capítulo 2 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del decreto 1833 de 2016. Modifíquese el Capítulo 2 del Título 9 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1833 de 2016 que compila las normas del Sistema General de Pensiones, el cual quedará así:

“Capítulo 2

Certificaciones de Historia Laboral

Sección 1

Disposiciones generales

Artículo 2.2.9.2.1.1. Verificación de certificaciones. Para efectos de la verificación a que se refiere el artículo 2.2.16.7.4 de este decreto, o la norma que lo modifique o incorpore, las entidades administradoras deberán constatar que las certificaciones cumplan los requisitos formales indicados por dicha disposición, y que su contenido sea congruente con la información que posee la administradora. Para este efecto las administradoras podrán solicitar, además de lo señalado por dicha norma, el facsímil de la firma autorizada.

(Decreto 13 de 2001, artículo 2°) 

Artículo 2.2.9.2.1.2. Certificado de información laboral. Las certificaciones de tiempo laborado o cotizado con destino a la emisión de bonos pensionales o para el reconocimiento de pensiones deberán elaborarse en los formatos de certificado de información laboral, que serán adoptados conjuntamente por los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y del Trabajo, como únicos válidos para tales efectos.

(Decreto 13 de 2001, artículo 3º)

Sección 2

Certificación electrónica de tiempos laborados

Artículo 2.2.9.2.2.1. Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados (CETIL). Créase el Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados (CETIL), a través del cual se expedirán todas las certificaciones de tiempos laborados y salarios por parte de las entidades públicas y privadas que ejerzan funciones públicas o cualquier otra entidad que deba expedir certificaciones de tiempos laborados o cotizados y salarios con el fin de ser aportadas a las entidades que reconozcan prestaciones pensionales a través del diligenciamiento de un formulario único electrónico, así como para la elaboración de cálculos actuariales.

Artículo 2.2.9.2.2.2. Ámbito de aplicación del Sistema CETIL. La presente sección aplica a las entidades obligadas a certificar tiempos laborados o cotizados y salarios con destino a la emisión de bonos pensionales, cuotas partes pensionales, al reconocimiento de prestaciones pensionales y cualquier otro tipo de mecanismo de financiación de pensiones, a las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad (RAIS), a la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) y las demás Administradoras del Régimen de Prima Media con Prestación Definida (RPM), a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales (UGPP), a las demás entidades encargadas del reconocimiento de prestaciones pensionales, a la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP), a las personas que hayan trabajado en entidades públicas o privadas y requieran la certificación de tiempos laborados y salarios para el reconocimiento de su pensión, a las entidades de que trata el artículo 279 de la Ley 100 de 1993 y al Ministerio de Hacienda y Crédito Público para los fines definidos en la Ley 549 de 1999.

La presente sección no aplica a la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) en calidad de Administradora del Régimen de Prima Media con Prestación Definida en relación con la expedición de certificaciones de semanas cotizadas al ISS y/o Colpensiones frente a los cuales se utiliza la información contenida en el archivo laboral masivo certificado por dicha entidad, sin perjuicio de que expida certificaciones individuales para los ciudadanos.

Tampoco requerirán expedir certificaciones a través del Sistema CETIL las entidades que cotizaron al ISS hoy Colpensiones, siempre y cuando dichos tiempos estén incluidos en el archivo laboral masivo de Colpensiones o de las Administradoras del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad (RAIS), salvo que se requiera información adicional no contenida en dichos archivos.

Artículo 2.2.9.2.2.3. Definiciones. Para efectos de la presente sección se adoptan las siguientes definiciones:

Entidad certificadora: Entidad pública o privada obligada a expedir la certificación de tiempos laborados o cotizados y salarios con destino al reconocimiento de prestaciones pensionales y para el financiamiento de las mismas.

Entidad reconocedora: Entidad pública o privada que reconoce el derecho o no a la prestación pensional solicitada por un ciudadano.

Formulario único electrónico de certificación de tiempos laborados: Es el Formato Electrónico que se habilitará en el Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados (CETIL), para la expedición de las certificaciones laborales y contendrá toda la información relacionada con los tiempos laborados o cotizados y salarios con destino al reconocimiento de prestaciones pensiónales y para el financiamiento de las mismas.

Entidades solicitantes: Son las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad (RAIS), la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales (UGPP), la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) y demás entidades que deban reconocer prestaciones pensionales y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para los fines definidos en la Ley 549 de 1999.

Prestaciones pensionales: Se entiende por prestaciones pensionales para efectos de la Certificación Electrónica de Tiempos Laborados expedida a través del Sistema CETIL, las efectuadas por una entidad reconocedora de prestaciones pensionales, tales como cuotas partes, bonos pensionales, títulos pensionales, indemnizaciones sustitutivas, devolución de saldos, garantía de pensión mínima o pensiones.

Artículo 2.2.9.2.2.4. Formulario Único de Certificación de Tiempos Laborados. El Formulario Único Electrónico de Certificación de Tiempos Laborados se adoptará mediante Circular Conjunta de los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y del Trabajo.

Artículo 2.2.9.2.2.5. Administrador del Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados (CETIL). El administrador del Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados (CETIL) será la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP), que estará encargada de definir los lineamientos para la implementación del Sistema CETIL, así como de la operación del mismo y ejercerá las funciones de coordinación y apoyo técnico entre las diferentes entidades que requieran del sistema. La Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP) definirá y diseñará los módulos necesarios para el adecuado funcionamiento del Sistema CETIL.

Artículo 2.2.9.2.2.6. Registro de entidades certificadoras en el Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados (CETIL). Las entidades certificadoras deberán registrarse en el Sistema CETIL de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP).

Artículo 2.2.9.2.2.7. Solicitud de certificación de tiempos laborados. Las entidades solicitantes registrarán en el Sistema CETIL las solicitudes de certificación de tiempos laborados o cotizados y de salarios ingresando en el aplicativo la información mínima requerida que defina la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP).

Las entidades solicitantes solo podrán requerir certificaciones de tiempos laborados o cotizados y de salarios de sus afiliados o de las personas por las cuales deban reconocer algún tipo de prestación pensional, a través del Sistema CETIL.

Los ciudadanos podrán solicitar directamente a la entidad certificadora, las certificaciones de tiempos laborados o cotizados y de salarios, caso en el cual, la entidad debe certificar a través del Sistema CETIL, y suministrar copia de la certificación al ciudadano para que pueda allegarla a la entidad reconocedora en el evento en que así lo requieran.

Artículo 2.2.9.2.2.8. Expedición de la certificación de tiempos laborados y de salarios. Sin importar el tipo de prestación pensional que se vaya a reconocer a un ciudadano la entidad certificadora en concordancia con lo establecido en el Título II de la Parte Primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, modificado por la Ley 1755 de 2015 tendrá un plazo de quince (15) días hábiles para el diligenciamiento del Formulario Único Electrónico de Certificación de Tiempos Laborados y la expedición de la certificación de estos tiempos y salarios. En caso de que la Certificación expedida no cumpla con la totalidad de los requisitos se entenderá como no atendida la solicitud.

Una vez la entidad certificadora ingrese a operar de manera obligatoria en el Sistema CETIL, la expedición de las certificaciones de tiempos laborados y salarios se deberá hacer a través de este sistema. La entidad certificadora podrá incluir en el Sistema CETIL tiempos laborados y salarios, sin necesidad de que medie una solicitud.

No se podrá exigir la expedición de una nueva certificación si ya existe una en el Sistema CETIL y no requiere modificación alguna.

De conformidad con lo establecido en el artículo 159 de la Ley 1753 de 2015, el suministro de la información será gratuito y no estará sujeto al pago de tributo, tarifa, o costo alguno para la entidad solicitante o el afiliado o interesado que la requiera.

Parágrafo 1°. Los términos para el reconocimiento de la prestación pensional por parte de las entidades reconocedoras una vez sea obligatoria la expedición de la certificación a través del Sistema CETIL, solo empezarán a computarse hasta tanto se haya incluido la totalidad de certificaciones laborales en dicho Sistema, sin perjuicio de las certificaciones que se hayan emitido de manera voluntaria. Cuando la pensión se financie con bono pensional o cuota parte de bono pensional, se atenderá a lo dispuesto en el artículo 2.2.8.1.1 del presente decreto.

Parágrafo 2°. Todas las certificaciones expedidas a través del Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados (CETIL), tendrán un mecanismo que las dote de autenticidad, integridad y certeza, debiendo emplear para ello la firma digital, cuyos costos serán asumidos por cada entidad certificadora.

Parágrafo 3°. Por la veracidad de la información contenida en la certificación, responden civil, fiscal y administrativamente, de acuerdo con la ley, sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar, los empleadores, y en general, cualquiera que haya certificado vinculación laboral y de salarios.

Parágrafo 4°. El funcionario competente para la expedición de certificaciones deberá acreditar tal calidad ante la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP) de acuerdo con los lineamientos que dicha Oficina establezca.

Artículo 2.2.9.2.2.9. Certificación masiva de tiempos laborados o cotizados y salarios de entidades diferentes a Colpensiones. La Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP) proveerá el mecanismo para que las entidades certificadoras puedan certificar masivamente los tiempos laborados o cotizados y salarios a través del Sistema CETIL, mecanismo que tendrá los mismos requisitos y efectos de la certificación expedida de forma individual.

La Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP) podrá realizar las validaciones técnicas que estime pertinentes, sin perjuicio de la responsabilidad de la entidad certificadora. Adicionalmente, la entidad certificadora deberá expedir una certificación que garantice la veracidad de la información masiva cargada en el Sistema CETIL.

La certificación masiva no impide la posibilidad de que la entidad pueda corregir de forma individual la información contenida en el archivo masivo, en tal caso la certificación individual expedida con posterioridad a través del Sistema CETIL prima sobre el archivo laboral masivo certificado por el empleador.

Parágrafo. El presente artículo no hace referencia al archivo laboral masivo certificado emitido por la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones) en calidad de Administradora del Régimen de Prima Media con Prestación Definida.

Artículo 2.2.9.2.2.10. Corrección de certificaciones. La entidad certificadora podrá corregir las certificaciones expedidas con base en la certificación anterior almacenada en el Sistema CETIL registrando previamente los motivos que dieron origen a la corrección.

Artículo 2.2.9.2.2.11. Auditoría. La Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP) podrá efectuar procesos de auditoría a las certificaciones que se expidan a través del Sistema CETIL relacionadas tanto con la forma de tramitar la certificación, como con el contenido y calidad de la información que incluyan las entidades en la misma.

Artículo 2.2.9.2.2.12. Hábeas Data. La información contenida en el Sistema CETIL será usada exclusivamente para que se adelanten las acciones estrictamente relacionadas con el cumplimiento del objetivo misional de las entidades a las que se aplica la presente sección.

La solicitud, suministro, tratamiento y custodia de la información de la historia laboral observará los principios y normatividad vigente para el tratamiento de datos personales.

Artículo 2.2.9.2.2.13. Información no certificada. Las entidades certificadoras, las entidades públicas y privadas que ejerzan funciones públicas o administren o cuenten con información sobre historias laborales, podrán realizar cargues masivos de información no certificada, de conformidad con los parámetros establecidos por la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP). Esta información únicamente podrá ser tenida en cuenta como preliminar y deberá ser certificada a través del Sistema CETIL.

Artículo 2.2.9.2.2.14. Plazo para el inicio de operación del Sistema CETIL. La Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP) iniciará la operación del Sistema CETIL a más tardar dentro del primer semestre del año 2018.

La Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP) deberá informar a las entidades solicitantes y certificadoras la fecha de inicio de operación del Sistema CETIL. Esta comunicación deberá darse a más tardar un (1) mes antes de la fecha de inicio de operación.

La Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP) establecerá la fecha y plazo que tendrán las entidades solicitantes y certificadoras para ingresar y utilizar el Sistema CETIL la cual será de obligatorio cumplimiento para todas. Para el efecto, deberá tener en cuenta la capacidad operativa de cada una de las entidades.

En todo caso, las entidades certificadoras deberán expedir la totalidad de las certificaciones de tiempos laborados y salarios a través del Sistema CETIL dentro del año siguiente a la fecha de inicio de operación de dicho Sistema.

De la misma forma, las entidades certificadoras territoriales, a más tardar dentro del año siguiente a la fecha de inicio de operación del Sistema CETIL, deberán realizar el cargue de información total o la que les faltare, para la elaboración del cálculo actuarial y el cumplimiento de las obligaciones en materia pensional de conformidad con lo establecido en los artículos 9° y 16 de la Ley 549 de 1999.

Artículo 2.2.9.2.2.15. Modificación de la Historia Laboral. Una vez se produzca el reconocimiento de la prestación pensional a que haya lugar en el Sistema General de Pensiones, de conformidad con la historia laboral conformada por los tiempos laborados o cotizados y salarios debidamente certificados o la contenida en el archivo laboral masivo de la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones), la información contenida en dicha historia laboral no podrá ser modificada, salvo en aquellos casos en que sea ordenada mediante fallo judicial emitido por la jurisdicción competente, una vez adelantado el procedimiento establecido en el artículo 243 de la Ley 1450 de 2011 o la modificación resulte en favor del afiliado”.

Artículo 2°. Vigencia. El presente decreto rige a partir de su publicación y modifica el Capítulo 2 del Título 9 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1833 de 2016.

Publíquese y Cúmplase. 

Dado en Bogotá, D. C., a 26 de abril de 2018.   

JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN 

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,
MAURICIO CARDENAS SANTAMARÍA. 

La Ministra del Trabajo,
GRISELDA JANNETH RESTREPO GALLEGO. 

La directora del Departamento Administrativo de la Función Pública,
LILIANA CABALLERO DURÁN.

Publíquese y Cúmplase. 

Dado en Bogotá, D. C., a 26 de abril de 2018. 

JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN 

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,
MAURICIO CARDENAS SANTAMARÍA. 

La Ministra del Trabajo,
GRISELDA JANNETH RESTREPO GALLEGO. 

La directora del Departamento Administrativo de la Función Pública,
LILIANA CABALLERO DURÁN.