Decreto Antitrámites y Contabilidad. ¿Más preguntas que respuestas? – Juan Fernando Mejía

Por: Juan Fernando Mejía*

Expresa el artículo 83 de la Constitución Política que «Las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquéllos adelanten ante éstas«.

Como un importante paso hacia el cumplimiento de este derecho calificó el Presidente de Colombia , Doctor Juan Manuel Santos, la sanción el Decreto 0019 del 10 de enero de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”, norma expedida en cumplimiento de las funciones que para ese efecto le otorgó el Congreso de la República al primer mandatario mediante el denominado Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011)

Además de suprimir trámites innecesarios, como las autenticaciones, el certificado de supervivencia y la huella dactilar en tinta, la norma modifica el Código de Comercio, la Ley 222 de 1995 y, en general la normativa sobre libros del comerciante, reportes de información financiera y publicidad de los estados financieros.

En relación con los libros del comerciante, el artículo 173 del Decreto adiciona un inciso al artículo 56 de Código de Comercio, según el cual “Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional”.

Este artículo ratifica la validez legal de los documentos diferentes a los impresos en papel, aspecto que ha sido considerado en el ordenamiento jurídico colombiano desde 1970 en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, según el cual “(…) los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares” (Subrayados fuera de texto).

En ese mismo sentido, el también vigente artículo 28 de la Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos, establece que “Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información” (Subrayado fuera de texto).

Registro de los Libros (y papeles) del Comerciante

Uno de los principales cambios que trae consigo el Decreto 0019 de 2012, antitrámites, es la eliminación de la obligatoriedad de depositar los libros de contabilidad en el Registro Mercantil. En efecto, el artículo 28 del Código de Comercio hasta ahora indicaba que en el Registro Mercantil debía contener, entre otros, “7. Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles”, pero el artículo 175 del decreto en comento lo modifica, indicando son “7. Los libros de registro de socios y accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios”.

Surgen dos interpretaciones de esta disposición. La primera se relaciona con el numeral 10 del mismo artículo 28 del Código de Comercio, el cual exige que el Registro Mercantil contenga “Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley.

Dado que dicho numeral 10 no fue modificado en manera alguna por el decreto antitrámite, en algunos casos quedaría vigente la obligación de registrar los libros de contabilidad en las Cámaras de Comercio y, concretamente, en el Registro Mercantil.

Por ejemplo, cuando los libros de contabilidad registren actos propios de los procesos concursales señalados en el artículo 166 de la Ley 222 de 1995, según el cual una de las funciones del Liquidador, es la de “Continuar con la contabilidad del deudor en los mismos libros, siempre y cuando se encuentren debidamente registrados. En caso de no ser posible, deberá proveer a su reconstrucción e iniciar la contabilidad de la liquidación, en libros que deberá registrar en la Cámara de Comercio”.

Otra interpretación sistemática podría concluir lo contrario, basándose, por ejemplo en que la intención del legislador fue eliminar del registro mercantil los libros de contabilidad, incluyendo los que conciernen a procesos concursales, y que es ese el espíritu del Decreto 0019 de 2012.

Una de las preguntas que pueden plantearse entonces es: ¿dónde se van a registrar los libros de contabilidad y los papeles del comerciante para efectos de la oponibilidad ante terceros?, pues el mismo Código de Comercio en el artículo 48 y subsiguientes, que continúan vigentes, se refiere a los libros y papeles del comerciante y a las formalidades que deben contener. Verbigracia, el artículo 50 exige como uno de los requisitos que “La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno”.

Cuando el Código de comercio se refiere aquí a “Libros Registrados” lo hace en el contexto mismo del registro mercantil y de las cámaras de comercio, lo cual genera algunas dudas sobre la vigencia jurídica de aquellos artículos del mismo estatuto mercantil que, aunque tratan el mismo tema del registro de los libros de contabilidad, no fueron taxativamente eliminados con el decreto antitrámites.

Publicidad de Estados Financieros

Con el Decreto 0019 de 2012 no solo se elimina la formalidad del depósito de los libros de contabilidad en el registro mercantil, sino también la obligatoriedad de depositar los estados financieros en las cámaras de comercio. En ese sentido, el artículo 150 del Decreto antitrámites, acerca de la publicidad de los estados financieros, adiciona un inciso al artículo 41 de la Ley 222 de 1995 para indicar que “Cuando los estados financieros se depositen en la Superintendencia de Sociedades, no tendrán que ser depositados en las cámaras de comercio. La Superintendencia de Sociedades asegurará los mecanismos necesarios para garantizar el acceso a la información que no tonga carácter reservado”.

Como se recordará, en su momento el citado artículo 41 de la Ley 222 de 1995 facultó a las diferentes Superintendencias para “establecer casos en los cuales no se exija depósito o se requiera un medio de publicidad adicional”, pero solo hasta ahora se clarifica taxativamente el imperativo de evitar el “doble registro” de los estados financieros como tal.

No obstante, el mismo artículo 150 del Decreto antitrámites indica que “La Cámara de Comercio deberá conservar, por cualquier medio, los documentos mencionados en este artículo por el término de cinco años«. ¿Se refiere ese inciso a documentos como los libros de contabilidad, respecto a los cuales se exigía el registro mercantil, o se refiere a los estados financieros que no se depositen en las respectivas superintendencias?. Son aspectos que se aclararán, seguramente, con la reglamentación posterior que expida el Gobierno Nacional.

Reporte de información financiera: ¿XBRL?

En materia de reporte de información financiera a las entidades públicas, el artículo 64 de esta norma antitrámites indica que “El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, coordinará el diseño y la aplicación de un formulario para los reportes de información financiera, que deben presentar los particulares a las distintas entidades públicas que soliciten información de esa naturaleza.

Las entidades solicitantes de la información financiera están en la obligación de aplicar el formulario o formularios que se adopten para tal efecto.

A partir del 1° de enero de 2013 sólo se recibirán los reportes de información financiera en los formularios que determine el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en cumplimiento del presente artículo”.

Cabe preguntarse si esta disposición sobre “formularios” dará pie al desarrollo de una herramienta más, o si se trata de una oportunidad para dar en el país un nuevo impulso al XBRL (eXtensible Business Reporting Language).

En cuanto a la adopción de estándares internacionales, simplificación de trámites, uso de las TIC para la participación ciudadana y mejoramiento de la gerencia pública, las diferentes entidades públicas aún cuentan con mecanismos que en algunos casos distan de los estándares internacionales para el reporte de información financiera.  Por ello el Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en conjunto con varias universidades y empresas privadas, desde hace algún tiempo (unos 5 años) está en el proceso de consolidación de la Jurisdicción XBRL Colombia. Sin embargo, no se han publicado mayores avances en esa materia.

Si bien es cierto que el país ha hecho importantes avances en materia de sistemas de información para el reporte de información contable y estadística, evitando la multiplicidad de reportes a distintos organismos y mediante diferentes formatos de una misma información base, aún se requiere que se otorgue un impulso al XBRL como el que en su momento se le dio a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para la implementación del XML (Extensible Markup Language) en el reporte de información exógena.

La comunidad empresarial espera las acciones que tomará el Gobierno Nacional en materia de la construcción de la Jurisdicción XBRL Colombia o si se optará por continuar desarrollando sistemas “propios” que abundan en el sector público para el reporte de información tanto de las entidades públicas como de las privadas.

Los estándares internacionales permiten que no intentemos inventar la rueda, sino que adicionemos funcionalidades a lo existente si es que se requiere. Es necesario insistir en ello.

Mensajes de datos y firma digital

Se concluye entonces que la definición clásica de documento, del Código de Procedimiento Civil, no elimina la posibilidad de la existencia de documentos incorporados en medios diferentes a los físicos, pues, como se deduce de las definiciones y normas citadas, es documento todo bien mueble que tenga carácter representativo o declarativo, como lo es, evidentemente, un mensaje de datos. En consecuencia, “el documento electrónico no es un nuevo tipo o forma de documento, es simplemente un documento contenido en un medio distinto al tradicional y cuyo contenido sólo puede ser entendido por el hombre por medio de una máquina traductora que por lo general es el computador” [1].

El artículo 19 de la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, determina que “Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático”, siempre y cuando cumplan con los requisitos allí establecidos”.

El Consejo Estado, en fallo radicado con el expediente 14078 del 26 de septiembre de 2007 manifestó que “la noción de libro de comercio en general, y de contabilidad en particular, tiene un carácter amplio que comprende tanto el concepto tradicional de hojas, como las cintas magnetofónicas, microfichas, disquetes y demás documentos que la tecnología ha puesto al servicio de los procesos económicos. Así, es el concepto amplio de libro debe tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar la contabilidad”, por lo cual los documentos soporte y los libros de contabilidad no requieren la formalidad del papel para tener validez legal, siendo posible que se tomen como documento soporte, entre otros, las facturas y recibos de caja escaneados, los mensajes de datos y demás documentos físicos o electrónicos que permitan reflejar la “imagen fiel” de hechos, transacciones y operaciones realizadas por las entidades.

Ahora bien, tratándose de documentos para cuya aceptación la Ley exija la formalidad de la firma electrónica o digital, se deben aplicar las normas que sobre dicha materia le sean aplicables, en especial, lo señalado en el artículo 28º de la Ley 527 de 1999, en cuanto a los atributos de la firma digital y en el artículo 29 de la misma Ley en relación con las entidades de certificación que sean autorizadas para prestar dichos servicios, normas encaminadas a garantizar que la información que constituye un mensaje de datos permanezca completa e inalterada.

Finalmente, el Decreto 0019, antitrámites, en su artículo 174 modifica el numeral 5 del artículo 57 del Código de Comercio adicionándole las palabras “archivos electrónicos”, estableciendo así que “En los libros de comercio se prohíbe (…) 5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archivos electrónicos«.

Esto debe leerse considerando el reto que para la revisoría fiscal y la auditoría implica la verificación de información que se encuentra en formatos y medios electrónicos, pues como lo indica el artículo 7 del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011), que modifica el numeral 5º al artículo 26 de la Ley 43 de 1990, “Cuando se actúe en calidad de revisor fiscal, no denunciar o poner en conocimiento de la autoridad disciplinaria o fiscal correspondiente, los actos de corrupción que haya encontrado en el ejercicio de su cargo, dentro de los seis (6) meses siguientes a que haya conocido el hecho o tuviera la obligación legal de conocerlo, actos de corrupción En relación con actos de corrupción no procederá el secreto profesional”.

Es de celebrar que el Gobierno Nacional emita normas para abolir trámites que en algunos casos corresponden con tradiciones que datan de las épocas coloniales. Habrá que esperar normas adicionales que desarrollen el potencial del Decreto 0019 de 2012 aquí comentado.

Autor:

* Juan Fernando Mejía
Contador Público de la Universidad de Antioquia
Docente NIIF Universidades Javeriana, Externado de Colombia y del Azuay (Ecuador)
CEO GlobalContable.com, la mayor comunidad NIIF en la Globalización Contable.