Deducción de costos y gastos en personas naturales sin documento soporte electrónico
Aquí hablaremos sobre...
Problema tributario
Desarrollo normativo
Tratamiento especial para personas naturales no obligadas a llevar contabilidad
Criterios para soportar costos y gastos en personas naturales no obligadas a llevar contabilidad
Implicaciones prácticas para los contribuyentes
Este consultorio también resuelve las siguientes inquietudes:
Actualizado: 9 junio, 2026 (hace 1 mes)
La deducción de costos y gastos en personas naturales sin documento soporte electrónico suele generar dificultades en la declaración de renta, especialmente cuando se trata de ingresos por honorarios, pues resulta necesario distinguir entre los gastos personales y aquellos que son indispensables para la generación del ingreso.
Durante los últimos años, la implementación de la factura electrónica y del documento soporte en adquisiciones realizadas a sujetos no obligados a facturar ha fortalecido los mecanismos de control de la administración tributaria.
Sin embargo, también ha generado dudas sobre el alcance de estas obligaciones para contribuyentes que no desarrollan actividades empresariales complejas y que tradicionalmente han soportado ciertos pagos mediante cuentas de cobro u otros documentos equivalentes.
En este contexto surge una pregunta frecuente: ¿una persona natural no obligada a llevar contabilidad debe elaborar documentos soporte para respaldar sus costos y gastos? Asimismo, ¿la ausencia de factura electrónica o documento soporte impide automáticamente la deducción de un gasto en la declaración de renta?
A continuación, el Dr. Juan Fernando Mejía explica cómo debe interpretarse esta situación a la luz de la normativa vigente, la jurisprudencia reciente y las disposiciones especiales aplicables a las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad.
Cuando las personas naturales obtienen ingresos por arrendamientos, actividades independientes u otras rentas que generan costos y gastos necesarios para la obtención de dichos ingresos, nace la inquietud de si estos contribuyentes deben cumplir las mismas exigencias documentales que las personas obligadas a llevar contabilidad, particularmente en lo relacionado con la factura electrónica y el documento soporte.
Este tema adquiere mayor relevancia cuando el gasto cumple requisitos como la bancarización, la relación de causalidad y la práctica de retenciones en la fuente, pero carece de factura electrónica o documento soporte emitido conforme a las reglas establecidas por la Dian.
Desarrollo normativo
Durante el consultorio, el Dr. Juan Fernando Mejía hace referencia a una importante decisión judicial emitida por el Consejo de Estado.
En particular, menciona la Sentencia 26634 de 2024, en la cual se sostuvo que la factura electrónica o el documento soporte constituyen una exigencia fundamental para la aceptación fiscal de costos y gastos. Según el criterio expuesto, estos documentos adquieren la condición de tarifa legal probatoria para efectos tributarios.
Bajo esta interpretación, un gasto que cumpla requisitos como la bancarización o la práctica de retenciones podría ser rechazado fiscalmente si carece de la factura electrónica o del documento soporte exigido por la normativa.
No obstante, también se señala que posteriormente surgió una disposición especial contenida en la Resolución 000227 de 2025 de la Dian, la cual contempla un tratamiento particular para determinadas personas naturales no obligadas a llevar contabilidad.
Esta norma permite que ciertos costos y gastos puedan soportarse mediante otros documentos, como cuentas de cobro, siempre que se cumplan los demás requisitos exigidos por la legislación tributaria.
Tratamiento especial para personas naturales no obligadas a llevar contabilidad
Se debe tener en cuenta la diferencia entre la regla general y el tratamiento especial aplicable a determinados contribuyentes.
Por una parte, la regla general derivada de la Sentencia 26634 de 2024 conduce a considerar que la factura electrónica o el documento soporte constituyen elementos indispensables para la aceptación de costos y gastos.
Sin embargo, la Resolución 000227 de 2025 introduce una excepción que permite flexibilizar este requisito para ciertas personas naturales no obligadas a llevar contabilidad.
Bajo esta interpretación, si el contribuyente puede demostrar adecuadamente la realidad de la operación, la bancarización del pago y la relación de causalidad con la actividad generadora de renta, la ausencia de documento soporte no necesariamente impediría la aceptación fiscal del costo o gasto.
Criterios para soportar costos y gastos en personas naturales no obligadas a llevar contabilidad
El Dr. Juan Fernando Mejía destaca la importancia de distinguir entre:
La regla general de soporte mediante factura electrónica o documento soporte.
Las excepciones previstas para determinados contribuyentes no obligados a llevar contabilidad.
En consecuencia, la procedencia de un costo o gasto no depende exclusivamente de la existencia de un documento soporte electrónico, sino también del cumplimiento de otros requisitos sustanciales exigidos por la normativa tributaria.
Entre ellos se encuentran:
La relación de causalidad con la actividad productora de renta.
La realidad económica de la operación.
La adecuada identificación del pago realizado.
La existencia de soportes que permitan demostrar la ocurrencia del gasto.
Por ello, la evaluación debe realizarse de manera integral y no únicamente desde una perspectiva formal.
Las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad deben revisar cuidadosamente los soportes de sus costos y gastos antes de elaborar su declaración de renta.
Aunque determinadas disposiciones permiten cierta flexibilidad documental, resulta recomendable conservar todos los elementos probatorios posibles, incluyendo cuentas de cobro, comprobantes de pago, soportes bancarios y demás documentos que permitan acreditar la realidad de la operación.
Asimismo, los contribuyentes deben mantenerse atentos a los criterios jurisprudenciales y a las disposiciones expedidas por la Dian, ya que estos pueden modificar la forma en que se evalúa la procedencia fiscal de los costos y gastos.
Este consultorio también resuelve las siguientes inquietudes:
Pregunta
Respuesta
07:08 ¿Qué acciones se deben tomar ante un requerimiento ordinario de información de la Dian con un plazo de respuesta de solo dos o tres días?
Debe invocarse el artículo 261 de la Ley 223 de 1995, que establece un plazo mínimo de 15 días calendario para responder.
11:02 ¿Cuáles son las consecuencias de no responder oficios persuasivos o requerimientos ordinarios de información de la Dian?
El silencio puede generar sanciones por no suministrar información conforme al artículo 651 del ET.
12:53 ¿En qué circunstancias se configura la confesión ficta de los artículos 748 y 749 del ET?
Se configura cuando el contribuyente guarda silencio o responde de forma evasiva ante requerimientos o interrogatorios de la Dian.
14:53 ¿Proceden recursos contra actos de trámite como emplazamientos para corregir o requerimientos de información?
No. Son actos de trámite que no admiten recursos en esta etapa administrativa.
17:26 ¿Puede una modificación normativa del régimen simple incidir en la determinación del impuesto de un período gravable ya iniciado?
No. Por el principio de irretroactividad, los cambios aplican a partir del período siguiente.
22:52 ¿Debe el intermediario responder por la liquidación y pago de IPUSUI sin trasladar la responsabilidad al importador?
Sí. La Dian considera que la obligación recae directamente sobre el intermediario.
28:35 ¿Qué tratamiento tributario y contable aplica cuando una persona natural aporta activos fijos a una sociedad por un valor superior a su costo fiscal?
Aplica el régimen de aportes neutros del artículo 319 del ET, manteniendo el costo fiscal en cabeza del aportante.
37:10 ¿Se debe incluir el auxilio de transporte para calcular el ingreso laboral promedio del formato 2276?
No. El auxilio de transporte no constituye salario y debe excluirse del cálculo.
41:25 ¿Cómo deben reportarse los pagos realizados a aprendices en la información exógena?
Deben reportarse en el formato 2276 como pagos laborales, evitando reportes duplicados.
43:28 ¿Cuál es el procedimiento para responder una notificación de «acción inmediata» por diferencias entre ingresos declarados y exógena?
Debe enviarse un oficio solicitando que la Dian demuestre el origen de las diferencias antes de corregir.
50:33 ¿Cómo reportar en exógena un contrato de leasing sobre maquinaria importada con anticipo girado al fabricante extranjero?
El anticipo se registra inicialmente como cuenta por cobrar y se reporta a nombre del fabricante o del intermediario financiero, según corresponda.
59:53 ¿Cuál es la base para determinar la obligación del impuesto al patrimonio tras la inexequibilidad de las normas que reducían el tope?
Se mantiene el umbral de 72.000 UVT al desaparecer las normas que pretendían reducirlo.
01:01:07 ¿Qué planeación tributaria puede aplicarse cuando una sociedad del régimen simple está próxima a exceder el tope de ingresos?
Puede evaluarse el uso de contratos de cuentas en participación para distribuir ingresos y evitar superar el límite.
01:06:08 ¿La reclasificación tarifaria del Decreto 1545 de 2024 aplica para ese mismo año o para el siguiente?
Aplica desde 2025, ya que no puede tener efectos retroactivos sobre 2024.
01:11:17 ¿Cuál es el tratamiento de IVA y retención en la fuente en servicios de computación en la nube y publicidad digital prestados desde el exterior?
Los servicios Cloud están excluidos de IVA, pero pueden generar retención en la fuente del 20 % o del 10 % en casos de PES.
01:24:45 ¿Qué tarifa de retención en la fuente aplica en la compraventa de un vehículo usado entre dos personas jurídicas?
Generalmente aplica la retención por compras del 2,5 %, al tratarse de una operación entre sociedades sobre un activo fijo.
