Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Los contribuyentes pueden descontar de sus declaraciones de renta los pagos laborales realizados durante el 2015, siempre y cuando hayan efectuado los aportes respectivos a seguridad social y parafiscales. A partir del año gravable 2015 dichos pagos también son deducibles en el CREE.
La normatividad colombiana permite deducir tanto en renta como en CREE los costos y/o gastos por concepto de pagos laborales; para esto es necesario hacer los respectivos pagos por aportes de seguridad social y parafiscales, fondo de pensiones, ARL, ICBF, SENA y caja de compensación, tal como lo indica el artículo 664 del ET, el cual señala que el pago de dichos aportes debe realizarse previamente, y hasta antes de la presentación de la correspondiente declaración de renta.
Así pues, si por el 2015 se incurrió en costos y/o gastos laborales, y el declarante no era beneficiario de la Ley 1429 del 2010 o no era un sujeto pasivo del CREE (recordemos que estos se encuentran exonerados desde mayo del 2013 de realizar los aportes al menos al SENA, ICBF y EPS sobre la parte salarial de los trabajadores que perciban menos de 10 smmlv), para que estos sean deducibles, los aportes a seguridad social y parafiscales que sí estuvieran obligados a cancelar sobre dichos salarios deben estar pagos antes de presentar la declaración, es decir, a más tardar en abril del 2016, cuando empiezan a vencerse los plazos para declarar renta del año gravable 2015.
Además, en el Concepto 17312 de marzo 24 del 2004, la DIAN aclara que tal pago se debe hacer antes de la presentación de la declaración inicial, y que solo se aceptarán pagos posteriores a la presentación de dicha declaración, si corresponden a mayores valores dejados de pagar inicialmente. De igual manera, el valor de los aportes a seguridad social y de los aportes parafiscales obligatorios del empleador, solo son deducibles, tanto en renta como en CREE, en el año en que estos sean pagados; por tanto, los valores por estos aportes que estén simplemente causados no son deducibles. Se debe destacar que en cumplimiento de lo expresado en el parágrafo 1 del artículo 50 de la Ley 789 del 2002, el formulario de la declaración de renta 2015 trae tres renglones especiales –30 a 32 solo en el formulario 110–, en los cuales se debe reportar:
Cabe mencionar que con el Concepto 042747 de mayo del 2009, la DIAN indicó que si en un ejercicio fiscal se pagan los aportes de seguridad social y parafiscales que eran de otros ejercicios y estaban atrasados, entonces se pueden deducir todos estos en el año en que se paguen (ver artículo 114 del ET). En ese orden, se deducirían solo los pagos de seguridad social y parafiscales que se cancelaron en el año; sin embargo, los salarios sobre los cuales se efectuaron dichos pagos sí se tienen que incluir en el ejercicio al que correspondían, corrigiendo para ello la respectiva declaración (si aún no está en firme y se puede corregir).
Es importante destacar que el artículo 30 de la Ley 1393 de julio del 2010 dispuso:
“Sin perjuicio de lo previsto para otros fines, para los efectos relacionados con los artículos 18 y 204 de la ley 100 de 1993, los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración”.
De acuerdo con lo anterior, los empleadores deben asegurarse de que al momento de hacer los aportes a la seguridad social en salud y pensiones –que son requisito para poder deducir los pagos laborales–, las bases utilizadas no hayan estado por fuera de lo indicado en dicha norma. Para ilustrarlo, observe el siguiente ejemplo:
| Conceptos | Lo que pagó la empresa al trabajador | Lo que acepta la ley |
|---|---|---|
| Salario | $1.000.000
(53%) |
$1.140.000
(60%) |
| Bonos sodexo | $900.000
(47%) |
$760.000
(40%) |
| Total del pago mensual | $1.900.000
(100%) |
$1.900.000
(100%) |
Con este ejemplo se muestra que la empresa debió hacer los aportes a la seguridad social en salud, pensiones y ARL sobre la base de $1.140.000 y no de $1.000.000. Si no lo hizo así, le desconocerán el costo o gasto laboral equivalente a $140.000, que fue la parte que no utilizó para generar los aportes a salud y pensiones. Ese ajuste no se tiene que hacer para el pago de parafiscales, sino solo para los aportes a seguridad social y, por tanto, en la misma PILA se aceptará una base para liquidar aportes a seguridad social y otra para liquidar aportes parafiscales.
En lo referente a la deducción de los costos y/o gastos con independientes que no coticen a seguridad social, el artículo 27 de la Ley 1393 de julio del 2010 adicionó el parágrafo 2 al artículo 108 del ET, donde se estableció:
“Para efectos de la deducción por salarios de que trata el presente artículo se entenderá que tales aportes parafiscales deben efectuarse de acuerdo con lo establecido en las normas vigentes. Igualmente, para la procedencia de la deducción por pagos a trabajadores independientes, el contratante deberá verificar la afiliación y el pago de las cotizaciones y aportes a la protección social que le corresponden al contratista según la ley, de acuerdo con el reglamento que se expida por el Gobierno Nacional. Lo anterior aplicará igualmente para el cumplimiento de la obligación de retener cuando esta proceda”.
Esta norma fue reglamentada mediante el artículo 3 del Decreto 1070 del 2013 (el cual fue luego modificado con el artículo 9 del Decreto 3032 del 2013); en este se dispuso que se aceptarán como deducibles los valores por prestación de servicios personales cancelados o causados a contratistas personas naturales que cada mes hayan recibido pagos o abonos en cuenta inferiores a 1 smmlv, sin que deban demostrar si realizaron o no los aportes obligatorios a la seguridad social. En cambio, si el contratista por servicios recibió pagos mensuales por valores superiores a 1 smmlv, el costo o gasto con dicho contratista solo será deducible si el mismo demostró estar realizando sus aportes a la seguridad social.
Cuando el valor de lo que pagado o abonado en cuenta a un contratista por servicios haya excedido cada mes el equivalente a 1 salario mínimo, debe tenerse presente que la DIAN expidió el Concepto 12887 de mayo 5 del 2015, a través del cual revocó sus anteriores doctrinas y ha indicado que el control de aportes del independiente se debe hacer sin importar la duración del contrato. Hasta antes de dicha doctrina había sostenido que el control solo se hacía si el contrato era de duración superior a los 3 meses.
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