Definen parámetros para la asignación de certificados de firmas digitales

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  • Publicado: 10 diciembre, 2018

Definen parámetros para la asignación de certificados de firmas digitales

El Ministerio del Comercio Exterior, mediante circular, definió los parámetros que debe cumplir la asignación de certificados de firmas digitales que realicen los usuarios nuevos y ya registrados ante la ventanilla única de comercio exterior. De igual manera estableció plazos para su asignación.

El certificado de firma digital es un mecanismo que equivale a una firma manuscrita y garantiza la identidad y responsabilidad del autor de un documento o transacción electrónica, permitiendo comprobar que la información no ha sido alterada. Se crea mediante un documento electrónico, contiene datos que acreditan la identidad del titular, posee un período de vigencia y a su vez es emitido y firmado por la entidad certificadora.

“La firma digital incorpora confidencialidad, lo que permite que la información solo sea conocida por el emisor y receptores autorizados”

La firma digital incorpora confidencialidad, lo que permite que la información solo sea conocida por el emisor y receptores autorizados. Esta permite probar la identidad de un individuo en internet, así como firmar digitalmente documentos e intercambiar información de manera segura.

El Ministerio del Comercio Exterior, mediante la Circular 038 del 3 de diciembre de 2018, estableció los parámetros que debe cumplir la asignación de certificados de firmas digitales a los usuarios que se encuentren registrados y a los nuevos que realicen trámites a través de la ventanilla única de comercio exterior –Vuce–. Dicha circular deroga la Circular 021 de 2017.

A través de esta circular se establecen dos períodos de asignación para estos certificados, los cuales se dividen así:

  • Del 5 de diciembre de 2018 al 30 de marzo de 2019 se hará la asignación de 400 certificados.
  • Del 8 de abril de 2019 al 31 de mayo de 2019 se asignarán 212 certificados.

Estas sumas corresponden a los 612 certificados con los que cuenta el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con vigencia de un año. Los que no sean asignados en las fechas establecidas serán acumulados para el siguiente período.

Solicitud del certificado de firma digital

Dispone dicha circular que quienes se encuentren interesados en obtener el certificado de firma digital deben realizar la solicitud a través de la página de la Vuce, seleccionando el botón “solicitud firma digital”. Una vez allí podrán especificar el módulo o módulos que van a utilizar.

“Solo se asigna un certificado de firma digital por NIT en caso de que se presenten varias solicitudes por parte de una misma empresa. En ese caso se tomará la primera solicitud realizada”

Solo se asigna un certificado de firma digital por NIT en caso de que se presenten varias solicitudes por parte de una misma empresa. En ese caso se tomará la primera solicitud realizada, las demás consecuentemente serán rechazadas.

La preaprobación de las solicitudes deberá realizarse en un término máximo de 2 días hábiles luego de ser presentadas, estando esta labor a cargo del Mincomercio. Las decisiones deberán ser notificadas a los interesados por medio de los correos electrónicos que suministren.

Aprobación del certificado

Cuando haya sido preaprobada la solicitud, Mincomercio enviará un correo al interesado con los formularios por diligenciar. Dicha entidad seleccionará una empresa certificadora, la cual requerirá los siguientes documentos debidamente diligenciados:
Para el representante legal:

  • Formulario de solicitud.
  • Términos y condiciones.
  • Copia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150 %.
  • Certificado de existencia y representación legal de la empresa, con expedición no mayor a 30 días.
  • Registro único tributario –RUT– actualizado.

Para persona natural:

  • Formulario de solicitud.
  • Términos y condiciones.
  • Copia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150 %.
  • RUT actualizado.

Existe una tercera categoría denominada “para perteneciente a empresa”, que aplica para los empleados de una empresa. Estos deberán cumplir con todos los requisitos dispuestos para el representante legal, y deberán además anexar un certificado laboral con expedición no mayor a 30 días.

Los documentos enlistados deberán ser enviados a los correos electrónicos dispuestos en la circular. Una vez la empresa certificadora reciba y valide los documentos, tendrá 5 días hábiles para la entrega del certificado de firma digital. En el evento en que dichos documentos no cumplan con lo requerido, la empresa deberá ponerse en contacto con el solicitante a través de correo electrónico, para que modifique la información.

El solicitante cuenta con 30 días para diligenciar y anexar dichos documentos, en caso tal de que no realice el trámite en ese término, se entenderá como desistimiento.

Reposición

El usuario puede solicitar la reposición de un nuevo certificado de registro por la vigencia restante del certificado anterior siempre que:

  • Posea un certificado digital vigente.
  • El tiempo restante de vigencia del certificado anterior sea superior a 3 meses.

La reposición no tendrá costo cuando se trate de cambio de titular o cambio de cargo, y cuando se genere por un error en la emisión del certificado. Por el contrario, tendrá costo cuando el titular del certificado pierda o genere un daño en el dispositivo Token USB criptográfico.

Para solicitud de renovación del certificado de firma digital, esta debe ser presentada 30 días calendario antes de su vencimiento.

A propósito de este tema lo invitamos a consultar nuestra editorial Comercio electrónico: función, control y medio de prueba de la firma digital, mediante la cual podrá conocer aspectos relativos a la firma digital y la forma de probar su autenticidad.

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