Derecho de inspección de los libros y papeles de sociedades fue recordado por Supersociedades

En su Oficio 220-004504 de enero 25 del 2016, la entidad destacó 5 características básicas en relación con este derecho, las cuales se desprenden de las normas contenidas en el Código de Comercio y en especial de la contenida en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995.

El 25 de enero del 2016 la Supersociedades expidió su Oficio 220-004504, a través del cual se retomaron algunos comentarios que dicha entidad ya había dado en el pasado en relación con el derecho que poseen los socios y accionistas de las sociedades comerciales para realizar la inspección de los libros contables y otros documentos de la sociedad.

Luego de destacar que el mencionado derecho se encuentra establecido en los artículos 369 y 447 del Código de Comercio, la Supersociedades destacó que las controversias que se originaron en el pasado con la interpretación y alcance de dichas normas llevaron al Congreso a aprobar una norma especial contenida en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, en la cual se dispuso lo siguiente:

“Derecho de inspección. Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.

Las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección serán resueltas por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control. En caso de que la autoridad considere que hay lugar al suministro de información, impartirá la orden respectiva.

Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que, conociendo de aquel incumplimiento se abstuviera de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente”.

5 características básicas del derecho de inspección de libros y otros documentos

A partir de lo establecido en las normas antes reseñadas, la Supersociedades termina destacando que en la actualidad se pueden establecer por lo menos 5 características básicas que regulan el derecho de inspección de los libros y otros documentos de las sociedades comerciales:

1. Los socios solamente podrán ejercer el derecho de inspección en los términos establecidos por la ley para cada tipo de sociedad. Por tanto, en las sociedades de responsabilidad limitada se puede hacer en cualquier tiempo (artículo 369 del Código de Comercio). En las sociedades por acciones, podrá ejercerse dentro de los 15 días anteriores a la reunión de asamblea (artículo 379 ibídem). En las sociedades por acciones simplificada SAS, se podrá ejercer durante los 5 días anteriores a la reunión, a menos que en los estatutos se convenga un término superior (artículo 20 de la Ley 1258 del 2008).
2. El derecho de inspección debe llevarse a cabo solamente en las oficinas donde funcione la administración de la compañía, independientemente del tipo societario de que se trate. En relación con dicho tema, y como actualmente los libros de contabilidad ya no se están imprimiendo en hojas registradas ante las Cámaras de Comercio, debemos recordar que la Supersociedades emitió su Oficio 220-013659 de marzo 4 del 2012, indicando que cuando los libros solo se lleven en forma electrónica entonces los administradores de la sociedad deberán disponer de suficientes computadores; esto para que los socios puedan ejercer su derecho a inspeccionar los libros.
3. El derecho de inspección en ningún caso se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.
4. La entidad que ejerza la inspección, vigilancia y control sobre el respectivo ente societario es quien deberá resolver las controversias que se susciten en torno al derecho de inspección.
5. El inciso tercero del artículo 48 de la Ley 222 de 1995 advierte que los administradores que impidan el ejercicio del derecho de inspección incurrirán en causal de remoción. Dicha medida la hará efectiva la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control sobre el ente jurídico, previa verificación de tal hecho a través de una investigación administrativa.

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