Derecho de inspección, no incluye entregar fotocopias

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  • Publicado: 30 abril, 2014

Derecho de inspección, no incluye entregar fotocopias

La inspección es el derecho que tienen los accionistas para conocer el estado económico de la sociedad durante un término determinado. Pero dicho derecho no incluye obtener fotocopias de los documentos inspeccionados. El único que puede autorizarlo es el máximo órgano social, nunca los administradores.

El derecho a la inspección está consagrado en los artículos 369 y 447 del Estatuto Mercantil, al igual que el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, consistente en otorgar a todos los dueños (accionistas o socios) la facultad de examinar directa o indirectamente (mediante su delegado) los libros y comprobantes, para que con ello se entere del funcionamiento y capacidad económica de la sociedad (situación financiera).

“…debe entenderse que los asociados tienen derecho a acceder a todos aquellos documentos previstos en el artículo 446 del Código de comercio, como también a los libros y demás comprobantes exigidos por la ley (Art. 447 ibídem.), de tal suerte que puedan documentarse suficiente y adecuadamente sobre el aspecto económico de la compañía en pos de posibilitar una participación activa en la asamblea, como también el que puedan votar a conciencia las diferentes determinaciones puestas a su consideración en lo que a esos temas se refieran.” (Oficio 220- 067658 de 22 de abril de 2009 Supersociedades).

Límites al ejercicio de la inspección: sacar o pedir fotocopias

Este derecho no es absoluto pues se limita para que en su ejercicio no atener contra el buen funcionamiento de la empresa, expresa la Superintendencia de Sociedades:

“Este derecho, desde luego, no tiene carácter absoluto, como quiera que no puede convertirse en un obstáculo permanente que atente contra la buena marcha de la empresa (por lo que resulta viable su reglamentación), como tampoco extenderse, según las voces del artículo 48 de la Ley 222 de 1.995, a documentos que versen sobre asuntos industriales o cuando se trate de datos que puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. (Oficio 220- 067658 de 22 de abril de 2009)

Especifica la Superintendencia que esta facultad de inspeccionar constituye la libertad del asociado la cual debe realizar de forma simple, es decir, sin reclamar a los administradores nada distinto a la inspección, por ejemplo, pretender sacar o exigir fotocopias, pues al hacerlo está superando el derecho consagrado en las normas comerciales.

Aunque dichas fotocopias, dispone la Superintendencia, pueden ser concedidas si el Máximo Órgano Social así lo determina:

«… pero no va más allá de una simple inspección; esto es, que el asociado no puede, con base en la norma en comento, reclamar a los administradores de la sociedad, nada distinto; sacar fotocopias o exigirlas, supera .el derecho allí consagrado…», lo cual no obsta, como también se expuso en la misma oportunidad…” “…para que en un momento dado la Junta de socios, máximo órgano social, determine la viabilidadde conceder cierta libertad a favor de los socios, para que al examinar los distintos papeles de la empresa en ejercicio del derecho de inspección, se les permita sacar directamente o solicitar de la administración las fotocopias que a bien tengan.» (Superintendencia de Sociedades Oficio No. 220-63283 del 28 de diciembre de 1.995)

Respecto a los documentos que deben ser exhibidos se anota:

“…De todas formas, debe entenderse que los asociados tienen derecho a acceder a todos aquellos documentos previstos en el artículo 446 del Código de comercio, como también a los libros y demás comprobantes exigidos por la ley (Art. 447 ibídem.),…”

“…Pero, téngase en cuenta que no basta la remisión a las normas especiales de las sociedades de responsabilidad limitada, pues estás a su vez remiten, en lo no previsto, a las disposiciones que regulan el funcionamiento de las sociedades anónimas (Art. 372 C. de Co.), de donde se infiere que el derecho de inspección de los accionistas, de acuerdo con el artículo 447 ibídem, incluye aquella información y documentos que al cierre de cada ejercicio social deben acompañar el balance general que será sometido a consideración del máximo órgano social para su aprobación o improbación (Artículo 446 ibídem).”(Superintendencia de Sociedades Oficio 220-043850 del 06 de Mayo de 2013)

Tampoco se puede pedir back-up como anotamos en nuestro editorial “Derecho de inspección no llega al punto de pedir Back-up”.

Otros medios para obtener información

Establece la Superintendencia que los socios o accionistas cuentan con otros mecanismos para obtener información de los aspectos económicos de la sociedad, exponiendo un pronunciamiento del Tribunal Superior de Medellín, concerniente al análisis de Numeral 4 del artículo 379 del C. Co, a saber:

«…La primera lectura de la norma permite afirmar que el derecho no es absoluto porque en una hermenéutica sistemática se relaciona, relativiza y limita mutuamente con los derechos y principios que gobiernan la sociedad. La facultad de inspeccionar libre y privadamente se restringe por la vigencia temporal señalada por el artículo con el objetivo de generalizar el funcionamiento de la organización y proteger el interés general. Por fuera de ese término el accionista cuenta con el instrumento judicial de la exhibición, la tutoría del revisor fiscal y la información verbal que pueda recibir de las personas autorizadas acerca de los aspectos no reservados y en oportunidad legal (la asamblea general, por ejemplo) (Sentencia del 12 de febrero de 1.996)

Documentos que se pueden inspeccionar

Este Tribunal también determina los documentos sujetos a dicha inspección:

“La norma también determina los documentos sobre los cuales versa la facultad, que no son otros que los libros y papeles sociales que permitan obtener información suficiente, clara y adecuada para participar en las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio.”  “…La facultad que el art. 379 núm. 4. reconoce al accionista, tiene como ámbito de eficacia los libros y papeles sociales que privadamente le permitan conocer el estado financiero y así poder obtener sus propias conclusiones, las cuales podrá comparar en la asamblea general con la información dada por el balance oficial, bien para compararlo o cuestionarlo. De manera que por fuera de ese derecho queden todos aquellos documentos que contienen información ajena a la indispensable para la información del estado financiero, frente a los cuales opera a plenitud la reserva establecida por el artículo 61 inc. 1º. del C. de Comercio, ratificada para los libros de contabilidad y demás documentos privados por el art. 15 inciso final de la nueva Constitución Política.» (Tribunal Supremo de Medellín, Sentencia del 12 de febrero de 1.996)

Inspección a ejercicios anteriores

Por su parte, a través del Oficio 220-009722 del 15 de marzo de 2004 se refiere al tema en los siguientes términos:

«… del contexto de la normatividad que regula el derecho de inspección, se colige que los libros y documentos sujetos a examen serán los que ilustren y aclaren al asociado, o a su representante, lo relacionado con el período contable a considerar, luego se concluye también que la información a la que está obligado el administrador es la correspondiente al último ejercicio, pues los documentos propios a ejercicios anteriores suponen que fueron objeto de fiscalización individual en la oportunidad legal correspondiente…»

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