Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Una entidad con clara proyección a futuro requiere del establecimiento de un sistema de control interno que le permita auditar permanentemente las debilidades y fortalezas y anticiparse a posibles eventualidades negativas. En este editorial recordamos algunos puntos clave para consolidar tal sistema.
En términos generales, cuando se trabaja en la configuración y puesta en marcha de un sistema de control interno, los responsables del proceso deben diseñar unas condiciones iniciales básicas, reconocer el trabajo a desarrollar como un sistema completamente integrado y finalmente lograr que cada una de las personas que labora en la entidad reconozca que hace parte del proyecto que se adelanta y que este es un compromiso de toda la organización. Los siguientes son algunos de los puntos a tener en cuenta para lograrlo.
Se consideran condiciones básicas la divulgación y puesta en conocimiento de todos los interesados de las normas correspondientes al control interno que se haya diseñado para la organización, al igual que la identificación de los entes de control externo y, sobre todo, el diseño de canales de comunicación de fácil acceso.
Este es uno de los puntos más importantes cuando se implementa un sistema de control, puesto que atañe a cada uno de los funcionarios de la entidad. Se entiende que tiene que ser de pleno conocimiento general, de la forma más sencilla posible, para garantizar el acceso de todos los implicados sin distinción de su nivel académico, salario o labor ejecutada.
Para tal fin es fundamental que la organización –en cabeza del equipo de control interno– pueda establecer un plan de divulgación y capacitación sobre el control; para lograrlo suele empezarse por compartir la información con los funcionarios de mayor rango, hasta llegar a la base operativa.
En los casos en que la empresa no cuente con personal especialmente capacitado para realizar esta labor de divulgación, lo recomendable es contratar un asesor externo que pueda hacerlo, pues será esta persona la encargada de ilustrar a la alta gerencia en primera instancia, para posteriormente ir descendiendo en la estructura organizacional. Lo anterior al menos hasta un punto en que se considere posible la distribución de información mediante la opción de “multiplicadores”, que básicamente son delegados de área que se encargan de compartir la información suministrada a las personas que están en los demás niveles de la empresa.
En todo caso, es necesario que la divulgación del control interno se realice de arriba hacia abajo en la estructura de la organización y sobre todo será fundamental que quede bien clara y definida la responsabilidad de cada funcionario.
Una vez diseñadas las políticas de control interno, es necesario establecer las estrategias para ponerlas en marcha; esto se logra con la instauración de actos administrativos, que con la instrucción de la alta dirección facilitarán que los trabajadores comprendan sus responsabilidades y las ejecuten de una forma estandarizada que no corresponda a la filosofía de “cada uno hace lo mejor que puede”.
Algunos actos administrativos a implementar podrían ser la creación de un comité de coordinación del sistema de control interno, de una oficina de control interno o la reestructuración de la que ya existía; la expedición de un documento formal por parte del representante legal de la entidad que defina la elaboración y el uso de los manuales de control interno; y finalmente la actualización y revisión de algunos actos administrativos ya existentes, tales como:
Aunque podría decirse que el sistema de información contable de una entidad no existe hasta el momento en que absolutamente todo está listo, dicho punto relacionado con los canales de comunicación podría catalogarse como el último del proceso. A esta altura deberá determinarse el canal específico a implementar y los aspectos a tener en cuenta, es decir, qué información va a transarse por medio de dicho canal, cómo se espera realizar el análisis de los datos, con qué periodicidad se realizarán los reportes y quiénes serán los responsables tanto de enviarla como de recibirla.
Es fundamental que el canal de comunicación esté diseñado para facilitar el envío-recibido en ambas direcciones; es decir desde los cargos más bajos hasta los más altos y viceversa, al igual que de la organización al ente de control externo y también en sentido contrario.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
