Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Mediante la Resolución 220 de octubre 31 de 2014 la DIAN ha solicitado los mismos tipos de reportes que se solicitaron por el año gravable 2013 en XML y que también se solicitarán por el año gravable 2014 de acuerdo con el proyecto de modificación a la Resolución 228 de octubre de 2013 que sigue pendiente de formalizarse. Al mismo tiempo solicitó varios nuevos reportes que se harán en archivos CSV, algunos de ellos a cargo de los municipios y gobernaciones del país, los cuales deberán reportar información sobre impuestos prediales, de vehículos y de industria y comercio.
El pasado 31 de octubre de 2014 la DIAN publicó en su portal de internet el texto de la Resolución 220 de la misma fecha, a través de la cual se establecieron los obligados a entregar información exógena tributaria del año gravable 2015 a que se refieren los artículos 623 a 631-3 del E.T., el Decreto 1738 de 1998 y el artículo 58 de la Ley 863, información que la mayoría de reportantes entregarían entre marzo 29 y mayo 10 del 2016.
Al respecto, lo que primero se debe mencionar es que a la fecha en que redactamos este artículo (noviembre 3 de 2014), la DIAN seguía pendiente de formalizar la gran modificación que se planteó realizar a la información exógena del año gravable 2014 definida en la Resolución 228 de octubre de 2013. Según el más reciente proyecto de resolución modificatoria publicado el 7 de octubre de 2014, la información exógena del año gravable 2014 no se elaborará como inicialmente se había establecido, es decir, con reportes totalmente nuevos de cortes mensuales o bimestrales o anuales, y elaborándolos todos ellos en archivos con el nuevo estándar CSV, pues la DIAN indica que se debe dar más tiempo para que los reportantes modifiquen sus plataformas de sistemas, y por consiguiente solicitará por el año gravable 2014 los mismos tipos de reportes de corte únicamente anual y en archivos del estándar XML, tal como lo solicitó por el año gravable 2013 en la Resolución 273 de diciembre de 2013.
(Nota: Durante el año 2014, los únicos reportantes que sí debieron ir entregando mes a mes los reportes del mismo año gravable 2014, y lo hicieron con archivos en el estándar CSV, fueron las entidades ejecutoras de convenios de cooperación internacional; ver artículos 1 y 6 de la Resolución 228 de octubre de 2013).
Basados en el hecho de que la información exógena del año gravable 2014 será solicitada en los clásicos archivos del estándar XML, para lo cual de todos modos se debe esperar a que se expida la resolución modificatoria definitiva, es por eso que en la elaboración y expedición de la nueva Resolución 220 de octubre 31 de 2014, la DIAN de nuevo estableció que la información exógena del año gravable 2015 también se elaborará en su mayor parte en los mismos clásicos archivos del estándar XML, y solo se dispuso que unos cuantos reportes sí empiecen a ser elaborados en el nuevo estándar CSV.
A continuación destacaremos las más importantes novedades que se introducen en la exigencia de información exógena tributaria del año gravable 2015, haciendo la comparación entre el texto de la Resolución 220 de octubre 31 de 2014 y el texto del más reciente proyecto de resolución que modificará a la Resolución 228 de octubre 31 de 2013 (el cual fue publicado en octubre 7 de 2014).
La Resolución 220 de octubre 31 de 2014 es un documento de 66 páginas dividido esta vez en diez Títulos, que en realidad son once, pues por error de transcripción el “título VIII” volvió a ser nombrado como “título VII”, y los cuales contienen un total de 44 artículos que deben saber correlacionarse entre sí para poder entender la forma en que son definidos los diferentes reportantes y los tipos de reportes que se le piden a cada quien, pues algunos informantes harán los reportes con corte mensual, mientras que los demás lo harán con corte anual. Así mismo, algunos harán los reportes en los clásicos archivos XML, mientras que otros lo harán en archivos CSV(ver nuestra herramienta en Excel “Estructura del contenido de la Resolución DIAN 220 de octubre 31 de 2014»).
De acuerdo con lo indicado en los artículos 1, 2, 5, 6, 7 y 8, los únicos que deberán elaborar reportes con corte mensual serán:
Todos los demás reportes solicitados por la Resolución 220 de octubre de 2014 se harán con corte anual y con la particularidad de que la mayoría se harán en los tradicionales archivos XML pero otros sí se harán en archivos CSV.
Justamente aquellos que se harán con archivos CSV son reportes que no están mencionados expresamente entre los artículos 623 a 631-1 del E.T. pero que son solicitados por el director de la DIAN en virtud de las facultades que le concede el artículo 631-3 del E.T. (información con relevancia tributaria).
Entre estos reportes de corte anual las novedades más importantes de la información solicitada para el año gravable 2015, en comparación con la información solicitada por el año gravable 2014, son:
Al examinar lo indicado en los artículos 9, 10 y 11 de la Resolución 220 de octubre de 2014, y contrastarlo con lo indicado en los artículos 9, 10 y 11 del proyecto de resolución modificatoria para la Resolución 228 de 2013, se observa que por el año gravable 2015, y en contraste con el año gravable 2014, los topes para reportar consumos con tarjetas de crédito, o para reportar ventas recaudadas a través del sistema de tarjetas de crédito, o para reportar los préstamos otorgados durante el año, se reducen en todos los casos de $10.000.000 a solo $1.000.000. Estos tres reportes se harán por el año gravable 2015 en los clásicos formatos 1023, 1024 y 1026 en XML (ver los anexos 4, 5 y 6 de la Resolución 220).
De otra parte, y según el artículo 13 de la Resolución 220 de octubre de 2014, por el año gravable 2015 los fondos de pensiones ya no reportarán solamente los valores por aportes voluntarios que se realicen durante el año, sino que también reportarán hasta los valores por aportes obligatorios. Hasta el reporte del año gravable 2014, y según el artículo 13 del proyecto de resolución modificatoria, solo se reportan los aportes voluntarios en el tradicional formato 1022 en XML. Por consiguiente, como el reporte del año gravable 2015 incluye nuevos valores a reportar por parte del fondo de pensiones, dicho reporte lo entregarán elaborando los 2 archivos en el estándar CSV mencionados en el anexo 56 de la Resolución 220. Por tanto, es un error que entre los anexos de la Resolución 220 se haya incluido el anexo 8 para volver a mencionar al formato 1022 en XML, pues dicho formato no será usado por el año gravable 2015.
Igualmente, y según el artículo 14 de la Resolución 220 de 2014, por el año gravable 2015 se pedirá por primera vez que los Fondos de Cesantías entreguen información sobre los aportes voluntarios u obligatorios (sin importar su monto) que se hayan efectuado durante el año; éste en todo caso, fue un reporte que estuvo contemplado pedirlo en la versión inicial de solicitud de información exógena del año gravable 2014 pero que con el proyecto de resolución modificatoria es eliminado. Para hacer este reporte, los Fondos de Cesantías usarán los 2 archivos en el estándar CSV mencionado en el anexo 57 de la Resolución.
De acuerdo con el artículo 16 de la Resolución 220 de octubre de 2014, por el año gravable 2015 los comisionistas de bolsa reportarán a los terceros que hayan efectuado operaciones por un monto superior a $1.000.000. Hasta el reporte del año gravable 2014, y según el artículo 13 del proyecto de resolución modificatoria, solo reportaban a los terceros que hubieran efectuado operaciones superiores a los $10.000.000. En ambos años gravables el reporte se efectuará con el formato 1042 v.7 en XML.
Esta vez el artículo 4 de la Resolución 220 de octubre de 2014, entre los literales “a” hasta “j”, contiene el listado de las personas naturales y asimiladas, y de las personas jurídicas y asimiladas, que quedarán obligadas a entregar la información del año gravable 2015 a que se refieren los literales “a” hasta “k” del artículo 631 del E.T. (sobre socios y accionistas a diciembre de 2015, sobre pagos a terceros durante el 2015, etc.). Y es en los artículos 17, 18, 27 y 28 donde se explica qué tantos reportes, es decir, qué tantos literales del artículo 631 del E.T., son los que debe entregar cada quién.
Por consiguiente, entre los reportantes que quedarán obligados a entregar el conjunto completo de los reportes del artículo 631 por el año gravable 2015, los cuales se harán en los clásicos formatos en XML que también se usarán por el año gravable 2104, a saber, formato 1001, 1003, 1005, etc., figuran:
Ahora bien, al examinar lo indicado en los artículos 17, 18, 27 y 28 de la Resolución 220 de 2014 sobre la forma en como se pidió efectuar por el año gravable 2015 los diferentes reportes de los literales “a” hasta “k” del artículo 631 del E.T., y contrastarlo con la forma en como se pide efectuar por el año gravable 2014 este mismo tipo de reportes (ver artículos 22, 23 y 33 del proyecto de resolución modificatoria), se observan las siguientes novedades importantes:
De acuerdo con lo indicado en los artículos 29 a 33 de la Resolución 220 de octubre de 2014, el Director de la DIAN, haciendo uso de las facultades que le concede el artículo 631-3 del E.T. (información con relevancia tributaria), ha terminado solicitando cinco nuevos reportes que nunca antes se habían solicitado, algunos de los cuales se harán en archivos CSV y otros en archivos XML.
El primero de ellos, mencionado en el artículo 29, es el que se solicita a todas las personas naturales y jurídicas, sin importar ninguna característica especial sobre ingresos obtenidos en un año anterior, que durante el año 2015 expidan formularios 220 sobre “Certificados de ingresos y retenciones a personas naturales empleadas”. Este tipo de personas naturales y jurídicas deberán relacionar la misma información que iría en estos formularios 220 dentro de los dos archivos CSV mencionados en el anexo 59 de la Resolución.
El segundo reporte, mencionado en el artículo 30, corresponde a la exigencia que se hizo a todos los alcaldes y gobernadores de Colombia para que utilizando los nuevos formatos en XML numerados 1476 v.9, 1480 v.9, y 1481 v.9, entreguen a la DIAN la totalidad de los datos sobre los recaudos que efectúen durante el año gravable 2015 en materia del impuesto municipal de predial unificado, del impuesto departamental de vehículos, y del impuesto municipal de industria y comercio.
El tercer reporte, mencionado en el artículo 31, es el que se solicita a todas las personas naturales y asimiladas o jurídicas y asimiladas, que lleguen a obtener durante el 2015 cualquier monto por ingresos provenientes de la venta de bonos electrónicos o de papel de servicio, cheques, vales, etc., para usarlos en pagos a los trabajadores. Este tipo de reporte se había contemplado exigirlo por el año gravable 2014 en la versión inicial de la Resolución 228 de octubre de 2013 pero el proyecto de resolución modificatoria lo elimina. Quienes deben elaborar este reporte por el año gravable 2015 deberán informar los datos de aquellos terceros a quienes vendieron dichos bonos y lo harán elaborando los dos archivos en CSV mencionados en el anexo 60 de la Resolución 220 de octubre de 2014.
El cuarto reporte, mencionado en el artículo 32, es el que se solicita a todas las personas naturales y asimiladas o jurídicas y asimiladas, que lleguen a adquirir los bonos electrónicos o de papel, vales, etc. y los usen para pagarle a sus trabajadores. Este tipo de reporte se había contemplado exigirlo por el año gravable 2014 en la versión inicial de la Resolución 228 de octubre de 2013 pero el proyecto de resolución modificatoria lo elimina. Quienes deben elaborar este reporte por el año gravable 2015 deberán informar los datos de aquellos trabajadores a los que les hayan hecho pagos usando los mencionados bonos, el tipo de bono, y el valor de los mismos y lo harán elaborando los dos archivos en CSV mencionados en el anexo 61 de la Resolución 220 de octubre de 2014.
El quinto reporte, mencionado en el artículo 33, es el que se exige a todas las entidades públicas que lleguen a tener que presentar cualquiera de los múltiples reportes mencionados dentro de la Resolución 220 de octubre de 2014 (ver el literal “t” del artículo 4 de la Resolución 220, el cual se menciona dentro del artículo 33 en forma equivocada pues lo mencionan como “literal t del artículo 3). Estas entidades deben elaborar los dos archivos especiales en CSV mencionados dentro del anexo 62 de la Resolución 220. En el primero se solicitan los datos básicos de identificación y ubicación de la entidad pública y en el segundo se les solicita como dato especial el código CUIN (Código Único Institucional) que les haya sido asignado por la Contaduría General de la Nación.
A diferencia de lo que fue la expedición de la Resolución 228 en octubre de 2013, y con la cual inicialmente se había pensado hacer la exigencia de la información exógena del año gravable 2014 en archivos CSV, la nueva Resolución 220 de octubre de 2014 con solicitud de información exógena del año gravable 2015 contiene una instrucción especifica sobre la forma de dar nombre a los archivos CSV.
Si se busca cualquiera de los anexos de la Resolución 220 de 2014 en la que se mencionan instrucciones sobre ese tipo de archivos, se lee lo siguiente:
“No se requiere un nombrado especial del archivo, pero se recomienda utilizar nombres que identifiquen claramente el contenido y el periodo reportado para facilitar su control.”
Esto mismo fue lo que hicieron a lo largo del año 2014 las entidades ejecutoras de los convenios de cooperación internacional, las cuales fueron las únicas que practicaron con los archivos CSV durante el 2014 (ver un video especial al respecto que publicó la DIAN a mediados del 2014 en su portal, y también nuestro editorial de abril de 2014: “DIAN deja ver como funciona el prevalidador para archivos CSV”).
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