DIAN definió reporte a entregar por quienes vendan bienes exentos de IVA en frontera con Venezuela

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  • Publicado: 13 octubre, 2015

DIAN definió reporte a entregar por quienes vendan bienes exentos de IVA en frontera con Venezuela

A través de la Resolución 105 de octubre 5 del 2015, la DIAN definió la forma de cumplir con el reporte especial mensual que se fijó en el artículo 3 del Decreto 1818 de septiembre del 2015, el cual deberá ser entregado por todos aquellos que realicen las ventas exentas de IVA que se mencionan dentro de dicho decreto.

El 5 de octubre del 2015 la DIAN expidió la Resolución 00105 (publicada de forma incompleta en la página 16 del diario oficial 49.658 de octubre 7 del 2015) a través de la cual se definió la manera como se deberá elaborar y presentar el reporte especial mensual mencionado en el artículo 3 del Decreto 1818 de septiembre 15 del 2015 y que correrá por cuenta de todos aquellos responsables del régimen común que realicen hasta diciembre 31 del 2015 las ventas exentas de IVA a que se refiere dicho decreto.

De acuerdo con el artículo 3 del Decreto 1818 del 2015, si algún responsable del régimen común ubicado por fuera de los 40 municipios de la frontera con Venezuela sobre los cuales se decretó recientemente una emergencia económica y social (ver Decreto 1770 de septiembre 7 del 2015) vende alguno o varios de los cinco tipos de bienes que se mencionan en el Decreto 1818 del 2015 y el comprador es alguien del régimen común o simplificado ubicado dentro de los 40 municipios, en ese caso la venta se realizará como exenta de IVA y tendrá que entregar a la DIAN un reporte mensual especial con el detalle de dichas ventas sin importar su monto.

Lo mismo tendrán que hacer los responsables del régimen común ubicados dentro de cualquiera de los 40 municipios de la frontera con Venezuela que realicen ese mismo tipo de ventas exentas de IVA dentro de dichos municipios y sin importar a quién le hayan efectuado la venta.

Tareas para los vendedores ubicados por fuera de la zona de frontera

“La Resolución 105 de octubre del 2015 dispuso que los vendedores ubicados por fuera de los 40 municipios deberán cumplir con algunas tareas”

La Resolución 105 de octubre del 2015 dispuso que los vendedores ubicados por fuera de los 40 municipios deberán cumplir con algunas tareas:

1. Elaborar un reporte especial mensual (empezando con el reporte del mes de septiembre) utilizando para ello el archivo de Excel diseñado por la DIAN y que  supuestamente estaba incluido como Anexo No. 1 de la resolución. El problema está en que hasta el momento en que hicimos este editorial (sábado 10 de octubre del 2015) dicho anexo no se había incluido ni en el portal de la DIAN ni en el Diario oficial. Pero asumimos que dicho archivo de Excel se construirá con las mismas instrucciones que se hicieron públicas en el Proyecto de resolución sobre este tema que la DIAN publicó en octubre 1 del 2010 (ver en dicho proyecto de resolución el documento especificaciones técnicas). A dicho archivo de Excel se le dará nombre que debe guardar una estructura especial. Así por ejemplo, si el reportante es una empresa cuyo NIT es 123.456.789-0, el nombre de su archivo para el reporte del mes de octubre del 2015 será: 1234567890-01-1818-2015-10-00001.xls. Los primeros diez dígitos corresponden al número del NIT incluido el dígito de verificación. Los siguientes dos números podrán cambiar entre “01” (si es el envío inicial) o “02” (si es un reemplazo). Los siguientes cuatro dígitos corresponden al número del decreto que exigió esta información (siempre será “1818”). Los siguientes cuatro corresponden al año (siempre serán 2015). Los siguientes dos corresponden al mes (que será 10, 11, 12; tener presente que el reporte de septiembre se integrará en uno solo con el de octubre y se reportará como “octubre”). Los últimos cinco dígitos corresponden a un número de consecutivo de envío que será controlado por quien reporta. En el interior del archivo, el mismo estará compuesto de las siguientes dos hojas:

a. En la Hoja 1: se utilizarán siete columnas con las cuales se informará lo siguiente: el sistema de facturación, el prefijo de la factura, el número inicial de facturación del mes, el número final de facturación del mes, fecha de facturación (que entendemos vendría siendo el del último día del mes por el cual se hicieron las ventas), valor total de las ventas (sin importar si fueron gravadas, excluidas o exentas) y, por último, el valor total de las ventas objeto de la exención del Decreto 1818 del 2015.
b. En la Hoja 2: se utilizarían 6 columnas para informar la relación de las remisiones de los bienes hasta los municipios de la frontera, y las columnas serían: número del documento de remisión, fecha del documento de remisión, fecha de recepción de bienes enviados, prefijo de factura o documento equivalente, número de factura o documento equivalente, fecha de la factura o documento equivalente.

2. Para entregar el archivo de Excel del anterior punto, el reportante también deberá elaborar cada mes un documento en PDF llamado Formato de Entrega. Para la construcción del mismo, primero se puede usar otro documento en Excel que diseñó la DIAN y el cual pudimos conocer solo por que venía adjunto en el Proyecto de resolución publicado en octubre 1 del 2015 (ver en dicho proyecto el archivo de Excel Formato de entrega). Cuando el Formato de entrega se halla elaborado primero en Excel, entonces se podrá imprimir, firmar con bolígrafo (por parte del representante legal y hasta del contador o revisor fiscal) y luego convertir esa impresión en un documento PDF. A dicho archivo en PDF se le puede dar cualquier nombre, pues la Resolución 105 no dice nada al respecto. Pero convendría llamarlo por ejemplo: Entrega reporte octubre 2015 Decreto 1818.

“la Resolución 105 no da ninguna instrucción sobre cuál es la cuenta de correo electrónico desde la cual se debe enviar el correo electrónico”

3. Una vez se tengan listos los dos documentos anteriores, los mismos serán enviados mediante un simple correo electrónico al buzón reportedecreto1818@dian.gov.co y en el asunto solo se debe colocar un número que corresponda al código de la Administración tributaria al cual está adscrito el reportante, seguido de su número de NIT. Por ejemplo, si el reportante del anterior ejemplo está adscrito a la Administración Bogotá, entonces cada mes, cuando elabore el correo, el asunto siempre dirá: “311234567890”. Además, la Resolución 105 no da ninguna instrucción sobre cuál es la cuenta de correo electrónico desde la cual se debe enviar el correo electrónico. Pero lo conveniente sería utilizar la misma cuenta que el reportante tiene inscrita en el RUT.

4. Los plazos para entregar el reporte mensual fueron fijados en el artículo 3 de la Resolución 105 y se vencerán de acuerdo con el último dígito del NIT del reportante. El reporte de los meses de septiembre y octubre del 2015 se entregarán como si fueran un solo reporte (reporte de octubre), y se vencerá entre el 10 y el 17 de noviembre del 2015. El reporte de noviembre se vencerá entre el 9 y el 15 de diciembre del 2015. Y el reporte de diciembre del 2015 se vencerá entre el 12 y el 16 de enero del 2016. La no entrega oportuna o la entrega con errores de estos reportes se sancionará de acuerdo con lo indicado en el artículo 651 del ET, norma que actualmente sigue regulada con lo indicado en la Resolución 11774 de diciembre del 2005.

Tareas para los vendedores ubicados dentro de la zona de frontera

Para los vendedores ubicados dentro de cualquiera de los 40 municipios de la frontera con Venezuela, las tareas serían exactamente las mismas que ya mencionamos para los vendedores ubicados por fuera de dichos municipios excepto por el hecho de que en el archivo de Excel que mencionamos en la tarea del punto 1 no tendrán que diligenciar la información de la Hoja 2.

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