Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Tal como lo habíamos destacado en un editorial de febrero de 2014, los ejecutores de convenios de cooperación internacional (ver art. 58 Ley 863 de 2003 y Decreto 4660 de 2007) serían los primeros en estrenar el proceso de entregar archivos de información exógena tributaria año gravable 2014 en el estándar CSV, tal como lo exigieron los arts. 1,6 y 34 de la Resolución 228 de octubre 31 de 2013. Pero para ello la DIAN debía publicarles el respectivo “prevalidador” con el cual se pudieran hacer esos reportes en el nuevo estándar CSV (para estos reportantes el reporte que se les pide es por cada mes del 2014 y se debe entregar a más tardar el último día hábil del mes siguiente).
Por lo tanto, cuando en febrero de 2014 se debía entregar el primer archivo CSV con el reporte de enero de 2014, la DIAN aun no tenía listo ese prevalidador y en consecuencia, con la Resolución 0068 de febrero 27 de 2014 la DIAN dijo que tendrían hasta marzo 31 de 2014 para entregar el reporte de enero de 2014. Además, con los artículos 10 y 11 de la Resolución 0074 de marzo 6 de 2014, la DIAN modificó el art. 6 de la Resolución 228 de octubre 31 de 2013 y también modificó la parte pertinente del anexo técnico de esa Resolución 228 en la que estaban las instrucciones sobre los archivos CSV que deben elaborar mensualmente esos ejecutores de los convenios de cooperación internacional.
Ahora sí, habiendo hecho esas modificaciones, la DIAN liberó a mediados de marzo de 2014 el “prevalidador tributario” especial para los archivos CSV de los meses del año 2014 que deben elaborar los ejecutores de convenios de cooperación internacional el cual se obtiene en la siguiente dirección: http://www.dian.gov.co/descargas/prevalidador/2014/Prevalidador_Convenios_2014_v1.0.exe
Ese prevalidador solo sirve para elaborar los archivos de esos ejecutores de convenios de cooperación internacional. Pero al trabajar con él, los pantallazos que se generan, en especial en la parte donde se darían nombres a los archivos (lo cual es algo que la Resolución 228 ni su anexo técnico aclararon por ninguna parte) se ve lo siguiente:
Nótese como en el proceso de nombrar los diferentes archivos CSV que un mismo reportante tenga que ir elaborándole a la DIAN, el prevalidador va colocando nombres especiales pero luego dicen que cada quien puede nombrarlos como quiera “siempre y cuando cumplan con las especificaciones técnicas establecidas” (es decir, con las instrucciones del anexo técnico de la Resolución 228). Por lo tanto, en estos nuevos archivos CSV no existen “consecutivos de envío de archivos” lo cual era algo que sí se controlaba en la parte final de los archivos XML que se usaron hasta los reportes del año gravable 2013. Pero para distinguir por ejemplo un archivo de otro, sí es conveniente que por ejemplo el “mes” al que corresponde el reporte se vea identificado como lo está sugiriendo el prevalidador que la DIAN diseñó (con un número “01”, o “02”, etc, el cual se ve dentro de la estructura del nombre del archivo, justo después de donde se ve el “2014”).
Luego, cuando ya el archivo está convertido en el estándar CSV, esos archivos no se abren con navegadores de Internet (como sí sucedía con los XML) sino que se abren con el Excel. Y para entregarlos en el portal de la DIAN, luego de logueado el reportante, este sería el primer pantallazo (fijarse en la opción “reportar información convenios”):
Y luego este otro:
Solo hasta allí pudimos entender el proceso de subida de los archivos pues no había otro ícono que dijese cómo “presentar” el archivo luego de que ya estaba “cargado”.
Como sea, todo ese proceso especial nos deja ver que de esa misma forma se tendrá que trabajar con los demás archivos CSV exigidos con la Resolución 228 de octubre 31 de 2013. El punto es que la DIAN está demorada en dar más instrucciones para esos otros reportes, diseñarles también su respectivo prevalidador y hasta corregir la gran cantidad de errores que sigue teniendo esa Resolución 228.
La DIAN debe apresurarse a hacer esas tareas que faltan pues debe recordarse que si algún reportante de los archivos exigidos en la Resolución 228 se va liquidando a lo largo del año 2014, antes de ir a cancelar su RUT le pedirán que primero entregue los reportes que le corresponden por esa fracción de año 2014 en que alcanzó a funcionar. Y solo los que no se liquiden durante el 2014 son los que tendrían plazo para entregarlos entre el 20 de abril y el 2 de junio de 2015, tal como lo indica el art. 37 de la Resolución 228.
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