Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Para muchos es conocido lo desgastante que puede ser el proceso de estar expidiendo en papel , y durante los primeros tres meses del año, los certificados por las retenciones en la fuente a título del impuesto de renta que fueron practicadas a terceros (por conceptos distintos a salarios) durante el año fiscal que haya finalizado (por ejemplo, los certificados por las retenciones practicadas en el 2007 se deben expedir a más tardar el 17 de marzo de 2008; ver artículo 31 decreto 4818 diciembre de 2007).
En el caso de muchas empresas, ese proceso implica tener que expedir los mencionados certificados a proveedores y acreedores ubicados a lo largo del país y no solo en la ciudad (o ciudades) donde tiene sede la empresa que hizo la retención (nota: el certificado por retenciones sobre pagos laborales, definido en el formulario 220 diseñado por la DIAN, ese sí es fácil de expedirlo pues la mayoría de los trabajadores a quienes se expide sí continúan laborando en la empresa)
Y si se piensa en el proceso contrario (el de solicitar los certificados), también puede ser desgastante el tener que acudir a las sedes de muchos de los clientes de la empresa (ubicados también a lo largo del país) para lograr que allí se entreguen dichos certificados en papel pues muchas veces el agente retenedor no los envía mediante correo urbano.
Por consiguiente, y conociéndose que desde hace tiempo la norma del artículo 10 del decreto 836 de 1991 les permite a los agentes de retención expedir los certificados anuales de retención en la fuente mediante formas continuas generadas con un software contable y sin la necesidad de la firma autógrafa de alguna persona vinculada a la empresa, la DIAN ha indicado, en su concepto 105489 de diciembre 24 de 2007, que el agente retenedor podría poner, en su propia página Web de Internet, la posibilidad para que cada sujeto pasivo entre allí , descargue e imprima su respectivo certificado anual de retención en la fuente pues el resultado final sería igual al que se obtiene si es el agente de retención el que lo imprime y luego lo despacha por correo urbano.
En el concepto se mencionó lo siguiente:
“El avance tecnológico permite que los documentos que se encuentran almacenados en medios magnéticos o electrónicos puedan ser impresos en cualquier parte utilizando el computador, ya sea en la sede del agente de retención o en la sede del retenido , utilizando para ello cualquier medio de acceso a los archivos que los contienen, como las páginas WEB; en consecuencia, se considera que la puesta a disposición de los interesados para sea (sic) impresos por estos, los archivos que contienen los cerificados de retención -por conceptos diferentes a ingresos laborales-, satisfacen de igual manera el cumplimiento de la obligación de entregarlos sin la firma del pagador o agente retenedor, sin que por ello elimine la obligación al agente retenedor de entregar los certificados físicamenente cuando los interesados personalmente así lo soliciten.”
Esa disposición entonces (y como ya lo habíamos insinuado en una de nuestras conferencias gratuitas anteriores) también podría ser aplicable a la expedición y entrega de los certificados bimestrales de retención en la fuente a título del impuesto sobre las ventas, pues tales certificados, según lo indica el parágrafo del artículo 7 del 380 de 1996, esos certificados tampoco exigen tener la firma autógrafa de alguna persona vinculada a la empresa que expide el certificado
Como vemos, esta es una importante disposición que ayuda mucho en el proceso de expedición y/o solicitación de los certificados bimestrales y anuales por retenciones en la fuente de IVA o de renta (como quien dice, se les reduce el trabajo a los mensajeros…).
Y lo ideal sería que los agentes retenedores que quieran usar sus páginas Web para expedirlos los mencionados certificados lo realicen con todas esas caracterísiticas de seguridad con la que hoy día por ejemplo la página de Internet de la Junta Central de Contadores les emite a los contadores su certificado de antecedentes disciplinarios. Ese certificado, cuando se descarga e imprime, se imprime con unos sellos muy especiales que evitan su posible adulteración (consulta nuestro editorial de octubre de 2006 La Junta Central de Contadores expide ahora virtualmente los certificados de antecedentes disciplinarios para contadores)
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