Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Para establecer un sistema de control interno verdaderamente integrado, es necesario el dimensionamiento del trabajo a desarrollar. Dicha labor puede realizarse a partir de tres componentes: planeación, organización e información.
En la medida en que la organización pueda dar cuenta del nivel de trabajo al que se enfrenta para el desarrollo del sistema de control interno, podrá pensarse en desarrollar un sistema integrado. Para ello, habrá que disponer de la participación activa y coordinada de todos los recursos humanos, financieros y operativos necesarios para alcanzar con celeridad el logro trazado.
La etapa de dimensionamiento de la labor tiene tres etapas, que se detallan a continuación:
El buen desarrollo organizacional requiere en todo sentido de una buena planeación acorde a los planteamientos del proceso administrativo. Según los resultados arrojados en el proceso de planeación podrán ejecutarse los procedimientos de control y, sobre estos, verificar que el comportamiento de la organización se encamina de forma ordenada y firme hacia el cumplimiento de las metas y los objetivos centrales propuestos por la administración en la misión institucional.
El plan resultante de esta fase no puede ser un documento aislado en la organización; para que alcance un verdadero impacto debe venir acompañado de estrategias de acción concretas que, validadas por medio de procedimientos, permitan su desarrollo. De igual forma es necesario que el plan cuente con estrategias de seguimiento y evaluación que garanticen el cumplimiento del plan.
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Partes de un plan de establecimiento de control interno
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General |
Deben señalarse los propósitos y objetivos de largo plazo, las metas y prioridades de acción de la entidad a mediano plazo, al igual que las orientaciones y las estrategias generales que esta haya establecido para su política financiera, social y ambiental. |
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Inversiones |
Este aparte debe contener los presupuestos de los programas y proyectos que la organización ejecutará, además de la relación detallada de los recursos financieros requeridos para su puesta en marcha. |
Es muy importante tener en cuenta que la planeación es un proceso participativo de todas las áreas de la entidad, contando siempre con la asesoría de unos delegados corporativos que pueden mediar entre los diferentes focos de interés y recuerdan siempre las intenciones contenidas en los planes institucionales.
La ejecución del plan requiere un ambiente adecuado en el que se distingan con claridad los roles que juega cada partícipe, se identifiquen con facilidad las áreas de trabajo, se distribuyan las tareas según los objetivos propuestos, se elaboren los manuales de procesos y procedimientos, se indiquen las estrategias para el control y el uso racional de los recursos, se garantice la simplificación de trámites y, por último, se establezcan los programas de inducción, capacitación y actualización de personal.
Una estrategia recomendable para aumentar las posibilidades de éxito del plan de control interno consiste en establecer un sistema de méritos y sanciones que tome como referente el objetivo cumplimiento de metas. Sin embargo, dicho plan requiere un estructurado proceso de control que permita verificar en forma continua la aplicación de las recomendaciones emitidas por el control interno.
Así mismo, será necesario que la organización diseñe un modelo de reorganización interna con énfasis en una estrategia de acción operativa destinada a maximizar la explotación de planta y la utilización de los recursos disponibles. Dicho modelo debe permitir la identificación clara de la línea operativa de la empresa, es decir, las áreas de gestión que están a cargo de algún proceso operativo y de cuyos resultados depende el éxito o fracaso de los objetivos básicos de la entidad. De igual manera, también será oportuno distinguir las áreas administrativas que apoyan la línea operativa.
Otro requisito clave consiste en establecer un sistema de información integral que permita la recolección y producción de información válida y oportuna tanto de fuentes externas como internas.
Dado que el manejo de la información al interior de la entidad resulta fundamental para garantizar la estabilidad y la eficiencia de la misma, al tiempo que se sostienen relaciones adecuadas con el medio externo, su uso cobra sentido solo en el marco de una administración que dirija su gestión con base a un criterio de efectividad.
Tenga en cuenta que el mencionado sistema de información debe tener la capacidad de:
En síntesis, la etapa de establecimiento de un sistema de información que soporte a la entidad debe proveer la precisión necesaria (debidamente normalizada), además de dar cuenta de las fuentes, los destinos, flujos, canales, la forma de procesamiento y la tecnología utilizada; todo de una forma organizada que facilite la gestión y el control general.
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