Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En esta NIA se analiza la necesidad que tiene el auditor de preparar la documentación correspondiente a una auditoría de estados financieros, refiriéndose a la documentación en general y se aclara que en otras NIA puede haber requerimientos específicos de documentación adicional y que las disposiciones legales y normativas aplicables pueden exigir más documentación.
La documentación de auditoría (programas y papeles de trabajo, archivos digitales, fotocopias, videos, etc.) que cumpla con los requisitos estipulados en esta y otras NIA, sirve como evidencia de la adecuada planeación que tuvo el trabajo y es un indicio, además, de su correcta ejecución de acuerdo con las NIA y las estipulaciones indicadas en los requerimientos legales y normativos aplicables. Esto demuestra, entonces, que las conclusiones de la auditoría están soportadas por dicha documentación.
Además, es útil para otros fines, como:
Los objetivos de esta documentación son:
a. Tener evidencia válida y suficiente para sustentar el informe de auditoría.
b. Comprobar que la auditoría se planeó y ejecutó de acuerdo con lo establecido en las NIA y en los requerimientos legales y normativos aplicables.
De las definiciones contenidas en esta NIA vale la pena destacar:
Documentación de auditoría: “Registro de los procedimientos de auditoría aplicados, de la evidencia pertinente de auditoría obtenida y de las conclusiones alcanzadas por el auditor”.
Archivo de auditoría: “Una o más carpetas u otros medios de almacenamiento de datos, físicos o electrónicos, que contienen los registros que conforman la documentación de auditoría correspondiente a un encargo específico”.
Se debe preparar documentación suficiente para que un auditor inexperimentado, que no haya tenido contacto previo con las Normas Internacionales, comprenda:
a.“La naturaleza, el momento de realización y la extensión de los procedimientos de auditoría aplicados en cumplimiento de las NIA y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables”.
b. “Los resultados de los procedimientos de auditoría aplicados y la evidencia de auditoría obtenida”.
c. “Las cuestiones significativas que surgieron durante la realización de la auditoría, las conclusiones alcanzadas sobre ellas, y los juicios profesionales significativos aplicables para alcanzar dichas conclusiones”.
Al documentar su trabajo, el auditor debe dejar constancia de las partidas y transacciones específicas sobre las que se hicieron pruebas, quiénes las llevaron a cabo y en qué fechas se completaron, así como quién revisó el trabajo de auditoría y la fecha y alcance de esta revisión.
El auditor dejará constancia documental acerca de las cuestiones significativas discutidas con los directivos de la entidad, con los responsables de su gobierno y con otras personas, así como las fechas en las que sucedieron estas discusiones.
“Si el auditor identifica información incongruente con la conclusión final de la auditoría, con respecto a una cuestión significativa”, hará constar en su documentación la forma en que manejó tal incongruencia.
Es posible que, en circunstancias excepcionales, el auditor no cumpla con los requerimientos de una o más NIA. En este caso deberá citar dentro de su documentación los procedimientos alternativos aplicados y cómo le sirven para alcanzar el objetivo requerido por las NIA, explicando los motivos que le impidieron aplicar lo indicado por dichas Normas Internacionales.
Si el auditor necesita aplicar procedimientos de auditoría adicionales después de la fecha de su informe, deberá explicar cuáles fueron, por qué sucedió esto, en qué circunstancias, qué evidencias se obtuvieron de ellos, a qué conclusiones nuevas se llegó y qué efectos tuvieron sobre su informe. Así mismo, en este caso es necesario incluir los nombres de quienes aplicaron estos procedimientos, quién revisó esta labor y en qué fechas.
La compilación de la documentación deberá hacerse de forma oportuna tras la fecha del informe de auditoría. Luego de esto, el auditor no podrá eliminar ni cambiar la documentación antes del vencimiento del plazo mínimo de su conservación.
Sin embargo, en circunstancias especiales y excepcionales, si cuenta con una justificación suficiente, el auditor podrá modificar la documentación existente o añadir nuevos documentos después de compilar sus archivos. No obstante, en este caso, deberá dejar constancia de los motivos para ello y de quiénes participaron en tal labor, quiénes la revisaron y en qué fecha.
Para que el revisor fiscal pueda cumplir con todas las funciones y responsabilidades que el Código de Comercio y otras normas legales complementarias le asignan, es apenas lógico que deba hacer una adecuada planeación de su trabajo y que tenga evidencia válida y suficiente para sustentar su dictamen de los estados financieros y sus diversos informes, como los que presenta a la asamblea general de accionistas o a la junta de socios, al informar de manera oportuna y por escrito sobre irregularidades en las operaciones de la empresa (como lo exige el numeral 2 del artículo 207 del Código de Comercio), al firmar las declaraciones tributarias, entre otras tareas.
El artículo 9 de la Ley 43 del 1990 -que en mi opinión sigue vigente- establece que “Mediante papeles de trabajo el Contador Público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del Contador Público, se prepararán conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas”.
A través de la Ley 1314 del 2009 y de los Decretos 302 y 2420 del 2015, se adoptaron en forma legal (aunque a través de un dudoso proceso de convergencia) las NIA para Colombia y se obliga a los revisores fiscales a cumplirlas en el ejercicio de sus funciones. En esta NIA 230, y de manera parcial en otras, se habla de “documentación de auditoría”, en vez de “papeles de trabajo”, esta expresión incluye los diversos medios de soportar el trabajo del auditor (archivos físicos en papel, archivos digitales y otros que sea posible utilizar).
Con la denominación que prefieran, ambas hacen referencia a lo mismo, resulta evidente que el revisor fiscal debe tener archivos físicos, digitales y en otros medios, que le permitan sustentar la planeación (o planificación como la llaman las NIA) y la debida ejecución de su trabajo, además de los dictámenes de estados financieros y los diferentes informes que presente.
Si bien no es perjudicial que el revisor fiscal se adhiera al cumplimiento de esta NIA, al igual que sucede en otras, es necesario que amplíe la oportunidad de documentar su trabajo y la extensión de sus archivos, de tal manera que pueda demostrar con fundamentos que cumple no solo con examen de los estados financieros (y la obligación de dictaminarlos) sino con todas las funciones de vigilancia continua, integral e independiente que le asigna el Decreto Especial 410 de 1971 y normas legales complementarias. Por último, es tarea especial del revisor cerciorarse que todos sus informes estén soportados en la documentación que le permita tener evidencia válida y suficiente para emitir sus juicios profesionales.
Contador Público; coautor de los libros ‘Iniciación a las NIIF’ y ‘Valor Agregado de la Revisoría Fiscal’.
De igual manera, ha ocupado los siguientes cargos: Asesor del Consejo Técnico de la Contaduría y de la Junta Central de Contadores, miembro de la Junta Central de Contadores, Director Ejecutivo del Colegio de Contadores Públicos de Colombia, Vicepresidente Técnico de la Confederación Iberoamericana de Contadores Públicos; Director Ejecutivo y Secretario General de la Confederación de Asociaciones de Contadores Públicos de Colombia, CONFECOP.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
