Actualizado: 18 julio, 2019 (hace 5 años)
La documentación del funcionamiento del sistema de control de calidad y de la adecuada ejecución de los encargos es uno de los requerimientos de la NICC 1 que deben observar las firmas de auditoría y los contadores públicos independientes. Conozca los aspectos para tener en cuenta.
“Es necesario que la firma de auditoría o el profesional independiente estén atentos a estos requerimientos, puesto que la Junta Central de Contadores realiza inspecciones sobre esta documentación”
Las políticas y procedimientos sobre documentación son de gran relevancia para la firma de auditoría o el contador público independiente, puesto que contienen los soportes del cumplimiento de las disposiciones legales que deben observarse tanto a nivel general al interior de la firma de auditoría como a nivel especifico en la realización de cada uno de los encargos.
Es necesario que la firma de auditoría o el profesional independiente estén atentos a estos requerimientos, puesto que la Junta Central de Contadores realiza inspecciones sobre esta documentación para verificar, entre otros aspectos, la observancia de las exigencias de ética y calidad en la ejecución de los encargos y su adecuada planeación, exigencias que son indispensables para brindar servicios de calidad que contribuyan al interés público.
En la NICC 1 las políticas y procedimientos sobre documentación se encuentran divididos en dos secciones:
- Los que se refieren a la documentación del funcionamiento de los elementos del sistema de control de calidad de la firma.
- Los que se refieren a la documentación del encargo, es decir, los denominados papeles de trabajo.
En la primera parte de esta publicación nos referiremos a la documentación del funcionamiento del sistema de control de calidad de la firma.
Documentación
Los párrafos 17, del 57 al 59 y A2, A3 y del A73 al A75 requieren que la firma establezca los procedimientos y políticas necesarios para que se documente el funcionamiento adecuado de cada uno de los elementos del sistema de control de calidad implementado, a saber:
- Responsabilidades de liderazgo en la calidad de la firma de auditoría.
- Requerimientos de ética aplicables.
- Aceptación y continuidad de las relaciones con clientes y de encargos específicos.
- Recursos humanos.
- Realización de los encargos.
- Seguimiento.
Aspectos para tener en cuenta
- Dimensión y naturaleza de los encargos: dependiendo de estos aspectos la NICC 1 permite que la firma o el contador público independiente establezcan un menor nivel de formalidad e intensidad de la documentación, que según el tipo de archivo del que se trate pueda incluir por ejemplo comunicaciones manuscritas, listas de verificación manuales o comunicaciones orales.
- Estandarizar la documentación: una de las estrategias que puede adoptar la firma o el profesional independiente es elaborar cuestionarios, listas de verificación, comunicaciones, cartas y memorandos estandarizados, de manera que se aseguren de que no se queda ningún requerimiento sin atender.
Es conveniente que cada uno de estos documentos tenga un código que lo identifique y que se estipule quién es el responsable de su elaboración y actualización, así como su última fecha de modificación.
- Organización y clasificación de los archivos: debe buscarse que se facilite la consulta de los documentos, proporcionando una referencia única para cada cual, incluyendo tanto la clasificación de los archivos electrónicos como la de los físicos.
- Tiempo de conservación: debe ser suficiente para permitir que se realice el proceso de seguimiento al cumplimiento del sistema, el cual estará a cargo del responsable que haya designado la firma. Generalmente este tiempo se establece en cinco años.
Listado de documentación
Es conveniente que la firma o el profesional independiente cuenten con la siguiente documentación:
- Manual de control de calidad (consulte nuestro editorial ¿Qué debe contener el manual de control de calidad de la firma de auditoría?).
- Código de ética, que debe ser elaborado por la firma o el profesional independiente, teniendo en cuenta los requerimientos de los códigos de ética del IESBA (compilados en el anexo 4.1 del DUR 2420 de 2015) y de la Ley 43 de 1990.
- Carta mediante la cual pueda verificarse que la firma entregó una copia del manual de control de calidad a cada empleado. Es importante que en ella se incluya el mensaje de responsabilidad de cada empleado respecto a la calidad (párrafo A3 de la NICC 1).
- Carta mediante la cual se entregue copia del código de ética de la firma a cada empleado.
- Políticas de selección, capacitación y entrenamiento del personal.
- Políticas de procesos disciplinarios de la firma.
- Documentación de las entrevistas y los procesos de reclutamiento.
- Procesos de evaluación de desempeño de los empleados.
- Políticas para revisión de encargos.
- Políticas de convenios con otras firmas en lo referente a la ejecución, revisión o seguimiento de los encargos.
- Declaraciones de independencia de los empleados y socios del encargo, que deben obtenerse cada año.
- Políticas de atención de quejas y reclamos.
- Documentación del seguimiento de las quejas y reclamos.
- Documentación de los programas de seguimiento, que incluya los registros de la inspección realizada a los archivos del encargo y las entrevistas practicadas para corroborar que la firma haya cumplido con las políticas y procedimientos del control de calidad. Además, es preciso adjuntar un informe en el que se haga un resumen de los resultados y conclusiones alcanzados en el programa de seguimiento, y se indiquen las recomendaciones pertinentes.
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