Documentación en la Auditoría bajo NIA

La preparación oportuna, eficiente  y adecuada de la documentación de  auditoría, ayuda a mejorar la calidad de esta y facilita la revisión y evaluación de la evidencia obtenida y de las conclusiones, antes  que se emita el informe de auditoría.

En el desarrollo de la auditoría, es importante que el auditor documente los procedimientos que aplicó, la evidencia obtenida y las conclusiones a las cuales llegó. La documentación constituye un elemento importante en la auditoría, pues es el registro de todas las actividades realizadas, los procedimientos para la obtención de la evidencia, la evidencia obtenida y las conclusiones propias del ejercicio.  Por ello, el auditor debe preparar documentos que le permitan a quien no haya tenido un contacto directo o previo con la auditoría, comprender tres aspectos fundamentales:

• La naturaleza de la auditoría, el momento en que se realizó y la extensión de los procedimientos aplicados.
• Los resultados de los procedimientos de auditoría aplicados y la evidencia de auditoría obtenida.
• Las cuestiones de relevancia que surgieron durante la realización de la auditoría, las conclusiones alcanzadas sobre ellas, y los juicios profesionales significativos aplicados para alcanzar dichas conclusiones.

Los documentos de la auditoría pueden llevarse en físico,  por medios electrónicos o por otros medios . Algunos aspectos de la auditoría que son importantes documentar:

• Los programas de auditoría.
• Los listados de comprobaciones.
• Los resúmenes como resultados de cuestiones significativas.
• Las cartas de confirmación y de manifestaciones por parte de terceros.
• Las comunicaciones escritas.

No es necesario que se incluyan borradores, notas que reflejen ideas preliminares o incompletas, o documentos que hayan sido corregidos por errores tipográficos o de otro tipo.

Por otra parte, las explicaciones verbales dadas por el auditor, no son un soporte adecuado del trabajo que este  haya realizado;  sin embargo, son útiles para aclarar información contenida en la documentación física de la auditoría.

Situaciones detectadas luego de la fecha del informe de auditoría

En algunas ocasiones se presentan situaciones en las que, al aplicar procedimientos adicionales, el auditor encuentra evidencia que le permite llegar a nuevas conclusiones o a unas diferentes, luego de la fecha en la cual se entregó el informe.  Lo anterior puede suceder, porque en algunas circunstancias el auditor conoce hechos y situaciones luego de haber emitido el informe de auditoría, y que de haberlos conocido con anterioridad, hubiesen dado lugar a correcciones en los Estados Financieros o haber dado origen a una opinión diferente de la expresada en su informe. En estos casos, el auditor asumiendo la responsabilidad de dichos cambios, debe documentar:

• Las circunstancias observadas.
• Los procedimientos de auditoría adicionales aplicados, la evidencia obtenida a partir de estos y las conclusiones alcanzadas, así como también los efectos de dichas conclusiones en el informe de auditoría.
• La fecha y las personas que realizaron y revisaron los cambios en la documentación de auditoría.

 Archivo final con la documentación de la auditoría

 Una vez finalizada la auditoría y presentado el informe, es importante que el auditor reúna toda la documentación de la auditoría. Por lo general, se debe completar la compilación del archivo final de la auditoría en un plazo aproximado de sesenta días luego de haber sido emitido el informe; sin embargo, este período obedece a las políticas y procedimientos que la firma auditora tenga establecidos.

La conformación del archivo final de la auditoría es un proceso administrativo, por lo que no implica la aplicación de procesos de auditoría adicionales o la obtención de nuevas conclusiones . En este proceso de conformación del archivo final, el auditor puede hacer cambios de forma en la documentación, es decir:

• Eliminar o descartar documentación, que durante el proceso de auditoría haya sido reemplazada.
• Clasificar y ordenar los papeles de trabajo.
• Cerrar los listados de comprobaciones finalizados, relacionados con el proceso de compilación del archivo.
• Ordenar la evidencia que el auditor haya obtenido, antes de la fecha del informe de auditoría.

De igual manera, una vez se tenga el archivo final de la auditoría, el auditor no debe eliminar ni descartar documentos independientemente de  su naturaleza, antes  que finalice el plazo de conservación; habitualmente este plazo no es inferior a cinco años, contados a partir de la fecha en la cual se presentó el informe.

Situación excepcional en la que es posible modificar la documentación una vez compilado el archivo final de la auditoría

A parte de las situaciones detectadas luego de la emisión del informe de auditoría, también puede ocurrir que luego de haberse conformado el archivo final de la auditoría, el auditor considere necesario modificar la documentación existente o adicionar una nueva documentación que permita mayor claridad en documentos de la auditoría, como consecuencia de comentarios recibidos en el proceso de seguimiento. En este caso, el auditor debe documentar:

• Los motivos específicos para hacer las modificaciones o las adiciones a la documentación de la auditoría;
• La fecha y las personas que las realizaron y revisaron.

Es todo caso, es importante que el auditor tenga presente que la preparación oportuna, eficiente  y adecuada de la documentación de la auditoría, ayuda a mejorar la calidad de esta y facilitar una efectiva revisión y evaluación de la evidencia obtenida y de las conclusiones, antes que se emita el informe de auditoría; también es importante que considere que la documentación preparada después de haber realizado la auditoría, es quizá menos exacta que la que se prepara en el momento en el que se está realizando el trabajo. .

Material Relacionado:

• La Auditoría y las técnicas de obtención de evidencia bajo NIA