Documento equivalente – Gerardo Cardozo Rojas

¿Único requisito para la aceptación de costos y gastos  por compras y bienes al régimen simplificado? Y el requisito del decreto 129 de 2010– inexequible.

Algunos funcionarios, en sus visitas de fiscalización,  exigen como único soporte EL DOCUMENTO EQUIVALENTE, para la aceptación de los costos y gastos del régimen común, al momento de adquirir bienes y servicios a personas naturales del régimen simplificado.

¿Pues veamos de donde y cuando, se exige este requisito?:

El artículo 771-2 del ET exige, para la aceptación de costos y deducciones, tener la factura o documento equivalente que respalde la operación respectiva, son varios los documentos equivalentes previstos en la ley como son:

a. El tiquete de máquina registradora
b. Los contratos de medicina prepagada.
c. Los egresos que indiquen pagos a miembros de juntas directivas.
d. CP (certificado al proveedor), entre otros.

Recordemos que la Nota de Contabilidad contemplada en el decreto 380 de 1986, fue sustituida por el Documento Equivalente que hace referencia el Decreto 522 de 2003 en su articulo 3º, por medio del cual se dispone que el comprador, que sea responsable del IVA bajo el régimen común, que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, debe expedir al proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Apellidos, nombre o razón social y NIT del comprador;
b. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono;
c. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;
d. Fecha de la operación;
e. Concepto;
f. Valor de la operación;
g. Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación.

Es así, como los revisores de la DIAN, argumentan su posición al rechazar los costos y gastos y tiene la razón.

No obstante el requisito de mayor error y ocurrencia, es el incumplimiento de llevar un consecutivo numérico del documento equivalente, pues el funcionario puede exigir que el contribuyente demuestre este requisito.

Ahora bien, en relación con la conservación del documento, se debe entender  que puede hacerse en físico o en medio magnético. Esto último en virtud de la autorización que desde 1999 concede la ley 527 (Artículo 12).

ARTÍCULO 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
4. No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.
5. Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.

No obstante el contribuyente NO RESPONSABLE DE IVA, puede soportar sus costo y gastos con el cumplimiento de los requisito contemplados ene articulo 3º del Decreto 3050 de 1997, esto es la cuenta de cobro que emita el vendedor, o cualquier documento que elabore internamente el comprador, en el que se indique el nombre de las partes y su identificación, la fecha, el concepto y el valor.

CONCLUSION.

1. La sola Cuenta de Cobro, no es el documento valido para la aceptación de los Costos Y Gastos, el comprador del régimen común debe elaborar el Documento Equivalente, con el cumplimiento de todos los requisitos.
2. Con la Cuenta de Cobro, se recomienda la exigencia del cumplimiento de la afiliación al sistema de salud, para ser aceptado dicho costo o gasto.
3. Señor contribuyente, no permita el desconocimiento de sus costos y gastos, elabore su propio Documento Equivalente.

Con el ánimo de facilitar el cumplimiento de este requisito, envió a ustedes el siguiente aplicativo en Excel, con el fin de dar cumplimiento al requisito del documento equivalente.

¿QUE SUCEDIÓ CON EL DECRETO 129 DE 2010?

¡A pesar de la INEXEQUIBILIDAD del decreto 129 de 2010, aun subsiste la duda de los requisitos de la deducibilidad de los costos y gastos incurridos en la contratación del personal independiente!, EN MI OPINIÓN considero una buena medida beneficiosa por parte del empleador exigir o asumir el costo de la afiliación al sistema de salud por parte de sus trabajadores independientes, con el fin de evitarse demandas o inconvenientes laborales futuros, recuérdese que un trabajador satisfecho de su retribución laboral, labora y produce mejores resultados.

Es mas aun el trabajador independiente por costumbre debería aportar por pensión e incluso afiliarse a ARP, pues su labor no esta exenta de una accidente, y mas tratándose de labores de alto riesgo.

Todos sabemos de los deficientes servicios de algunas EPS, en materia de atención al usuario, pero no obstante en enfermedades terminales donde los costos tratamientos médicos, prácticamente son inalcanzables para la clase trabajadora, las EPS se constituyen en su única alternativa de ser atendido medicamente.

En fin, poner  a los trabajadores independientes a informar en sus cuentas de cobro o facturas de venta los datos de la PILA con la que pagaban sus aportes a la seguridad social (adviértase que esa obligación que tienen los independientes de hacer sus aportes a la seguridad social sí continua vigente pues son otras normas de hace muchos años atrás, Ley 100 de 1993 y Ley 797 de 2003,  las que los obligan).

Autor:

Gerardo Cardozo Rojas.
Email: cardozotributa@gmail.com

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