Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
El documento soporte en compras a no obligados a facturar sirve como sustento de costos y deducciones en la declaración de renta.
Lo puede usar un comprador que adquiere un bien o servicio de un proveedor no obligado a expedir factura de venta o documento equivalente.
El sistema de facturación electrónica es un ecosistema conformado por diferentes elementos, como la factura electrónica, del que también hacen parte otros componentes, como el documento soporte de pago de nómina electrónica, el cual es relevante para el proceso de transformación digital.
El documento soporte, que se genera cuando se le realizan compras a personas o empresas no obligadas a facturar, busca soportar la compra de un bien o servicio por parte de unas empresas determinadas. Según explica Luis Alfredo Alcaraz, líder de facturación electrónica de Loggro:
Este documento sirve de soporte fiscal de costos y deducciones, en la declaración de renta, a un comprador cuando adquiere un bien o servicio de un proveedor no obligado a expedir factura de venta o documento equivalente, el cual es generado por el mismo comprador, utilizando la numeración autorizada por la Dian.
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Como lo ha indicado la Dian, están obligados a generar y transmitir el documento soporte en compras con no obligados a facturar, todas las personas naturales o jurídicas que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto de renta y complementario, que necesiten soportar la compra de un bien o servicio a un proveedor no obligado a expedir factura de venta.
El soporte ideal de todo costo o gasto es la factura, pero al comprarle a una persona que no está obligada a facturar, es imposible tener la factura; entonces el comprador genera y transmite el documento soporte a la Dian, lo que le permitirá restarse en su declaración dicho gasto.
La generación y transmisión de forma electrónica del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente comenzaba el 2 de mayo de 2022, según la Resolución 000167 de 2021. No obstante, la Dian mediante la Resolución 000488 de abril 29 de 2022 amplió hasta el 1 de agosto de 2022 el plazo para la implementación electrónica de dicho documento.
Como parte del mismo ecosistema, el documento soporte tiene los mismos beneficios que la factura electrónica:
Para generar y transmitir el documento soporte se tienen tres opciones o modos de operación: una solución gratuita, un desarrollo propio y un aliado estratégico.
La solución gratuita es un servicio que ofrece la Dian para que las personas naturales y jurídicas que sean facturadores electrónicos puedan tramitar el documento soporte de manera virtual. «Este tipo de soluciones está desconectado de los sistemas contables que pueda tener el contribuyente», dice Alcaraz.
Las compañías también pueden tramitar sus documentos soporte ante la Dian, a través de un sistema de desarrollo propio que incluya todos los anexos técnicos en la plataforma corporativa correspondiente.
La tercera opción es trabajar con un aliado estratégico que se encargue de generar y enviar el documento soporte a la Dian. De igual manera, que ayude a las organizaciones a dar el salto definitivo hacia la transformación digital, por medio de la adaptación al sistema de facturación electrónica en su conjunto.
Loggro, por ejemplo, ofrece una implementación fácil de operar donde todos los elementos que hacen parte del ecosistema de facturación electrónica, incluido el documento soporte, están integrados en tiempo real y a solo un clic con el sistema contable.
El ecosistema de facturación electrónica y sus diferentes componentes, como el documento soporte, contribuyen a allanar un camino hacia una era 100 % digital, que a su vez impulse un entorno de mayor legalidad en el país, donde las transacciones económicas deben estar debidamente soportadas y visibles al escrutinio de la máxima autoridad tributaria en Colombia, es decir, la Dian.
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