El documento soporte es el medio por el cual el adquiriente soporta la compra de un bien o adquisición de un servicio con un proveedor no obligado a facturar.
Por tanto, no es el vendedor quien expide el documento soporte, sino, por el contrario, es el adquiriente quien debe expedirlo.
El artículo 1 del Decreto 358 de 2020 sustituyó al artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016 para fijar pautas respecto al documento soporte para las adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta y formalizar la cuenta de cobro.
En este orden de ideas, la Dian, a través del artículo 55 de la Resolución 000042 (en concordancia con los artículos 1.6.1.4.12 y 1.6.1.4.13 del DUT 1625 de 2016 y 771-2 del ET) y la Resolución 000012 de 2021, estableció una serie de instrucciones con el propósito de unificar el tratamiento del documento soporte e incluirlo dentro del sistema de facturación electrónica.
A continuación presentamos los aspectos básicos que se deben conocer respecto a este nuevo documento soporte. Veamos:
Cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción –para la aceptación fiscal de costos, deducciones o impuestos descontables– deberá cumplir con los siguientes requisitos:
Además de los requisitos mencionados, se deberán cumplir las siguientes exigencias:
Deberán adoptar el Anexo técnico de documento soporte – versión 1.0 todos los sujetos al adquirir bienes y/o servicios por parte de un proveedor no obligado a expedir factura de venta. Esto con el propósito de que puedan documentar la transacción y tener el soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, según sea el caso.
De acuerdo con el anexo técnico, cuando se presenten inconvenientes tecnológicos por parte del facturador o de la Dian, no se contemplará la emisión del documento soporte electrónico. Sin embargo, una vez se restablezcan los servicios, deberá efectuarse la respectiva transmisión a la Dian.
Para el caso de importación de bienes, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción será la declaración de importación presentada, la cual dará lugar a la aceptación de costos, deducciones o impuestos descontables. Esto siempre y cuando no corresponda a operaciones celebradas con o entre usuarios de zonas francas.
El documento soporte será válido en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, y se deberán cumplir los requisitos antes señalados. Para efectos de la procedencia del IVA descontable, será necesario acreditar que se practicó la respectiva retención en la fuente a título del IVA, de acuerdo con el numeral 3 del artículo 437-2 del ET o la retención a título de renta.
Para conocer más novedades introducidas al sistema de facturación electrónica no dejes de consultar nuestro Especial Actualícese Novedades en facturación y nómina electrónica. Allí conocerás más detalles sobre los aspectos relacionados con la nómina electrónica y el documento soporte en compras con no obligados a facturar.
¡Pero eso no es todo!
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