Documento soporte en compras con no obligados a facturar: lo que debes conocer al respecto

El documento soporte es el medio por el cual el adquiriente soporta la compra de un bien o adquisición de un servicio con un proveedor no obligado a facturar.

No es el vendedor quien expide el documento soporte, sino, por el contrario, el adquiriente.

Conoce aquí más detalles sobre este documento.

El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente es aquel usado para acreditar la compra de un bien o la adquisición de un servicio. Debe ser generado por el comprador cuando haga transacciones con un proveedor que no está obligado a facturar electrónicamente. Así, dicho documento soporta las transacciones que dan lugar a costos, deducciones o impuestos descontables.

Se empezó a hablar por primera vez de este documento tras la expedición de la Resolución 000042 de 2020, en cuyo artículo 55 se estableció que, cuando se realizaran transacciones con quienes no están obligados a expedir factura electrónica, el documento que probaría la respectiva transacción sería el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura. La Resolución 000167 de 2021 posteriormente implementó la funcionalidad de este documento en el sistema de facturación electrónica y estableció, además, las condiciones necesarias para su transmisión electrónica a la Dian.

Considerando que la Resolución 000488 de 2022 señaló que la generación y transmisión electrónica del documento soporte en mención debía implementarse a más tardar el 1 de agosto de 2022, a continuación precisamos algunos puntos clave que deben tenerse en cuenta para cumplir esta obligación:

¿Quiénes están obligados a expedir el documento soporte en compras a no obligados a facturar?

Están obligados a expedir el documento soporte en compras a no obligados a facturar los adquirientes de bienes o servicios cuando realizan compras a un proveedor no obligado a expedir factura electrónica. Esto con el propósito de que puedan sustentar la transacción, así como tener el soporte de los costos, deducciones o impuestos descontables que se solicitará en sus declaraciones tributarias (ver el artículo 3 de la Resolución 000167 de 2021).

Requisitos del documento soporte en compras a no obligados a facturar

De acuerdo con lo indicado en el artículo 4 de la Resolución 000167 de 2021, el documento soporte en compras efectuadas a no obligados a facturar deberá cumplir los requisitos previstos en el artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016, así:

• Estar denominado expresamente como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
• Tener la fecha de la operación, la cual debe corresponder a la fecha de generación del documento.
• Contener los apellidos y nombre, o razón social y NIT, del vendedor o de quien presta el servicio. Para los contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el RUT, el requisito del NIT se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
• Contener los apellidos y nombre, o razón social y NIT, del adquiriente de los bienes y/o servicios.
• Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte, incluyendo el número, rango y vigencia autorizados por la Dian.
• Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.

Detallar el valor total de la operación discriminando el valor del IVA cuando haya lugar.

• Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación conforme a las normas vigentes y la política de firma que establezca la Dian.
• Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Dian.
• Tener el código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente –CUDS–.

Generación del documento soporte

El documento soporte y sus notas de ajuste los deberán generar y transmitir de forma electrónica los facturadores electrónicos, según lo considere el sujeto obligado a cumplir con este requerimiento, de la siguiente manera:

• Por cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios de sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
• Por operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.

Transmisión para la validación ante la Dian

Este documento soporte deberá transmitirse para validación de la Dian:

• En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios de sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
• A más tardar el último día hábil de la semana en que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.

¿Qué hacer si se presentan inconvenientes tecnológicos?

Al momento de transmitir a la Dian el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar, pueden generarse inconvenientes tecnológicos que impiden el cumplimiento de esta obligación, tales como:

• Inconvenientes tecnológicos por parte de la Dian: si al transmitir la información del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura y las respectivas notas de ajuste se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación, el adquiriente dispone de un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico, para transmitir el documento y sus notas de ajuste.
• Inconvenientes tecnológicos por parte del adquiriente: si se presentan inconvenientes tecnológicos por parte del adquiriente que impiden la transmisión de la información, este deberá transmitir los documentos en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir del día siguiente en que se supere el inconveniente tecnológico, dejando los soportes del inconveniente presentado para cuando la administración tributaria los requiera.

Documento soporte en operaciones con no residentes en Colombia

El documento soporte será válido en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, y se deberán cumplir los requisitos antes señalados. Para efectos de la procedencia del IVA descontable, será necesario acreditar que se practicó la respectiva retención en la fuente a título del IVA, de acuerdo con el numeral 3 del artículo 437-2 del ET o la retención a título de renta.

Para conocer detalles respecto al documento soporte en compras a no obligados a facturar, no dejes de consultar nuestra Cartilla Práctica Sistema de facturación electrónica. Allí podrás estudiar todos los temas relacionados con los distintos documentos soporte que conforman el sistema de facturación.

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