Actualizado: 9 octubre, 2025 (hace 1 mes)
Según el artículo 19 de la Resolución 000167 de 2021, si un adquirente que no está obligado a facturar sus ingresos compra bienes o servicios a terceros en la misma condición y desea deducir esos valores en su declaración renta, deberá elaborar el “documento soporte” en papel, solicitando previamente ante la Dian una numeración autorizada.
La norma del artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016 establece que las operaciones por pagos o causaciones de bienes y servicios realizados a favor de terceros que no estén obligados a expedir factura electrónica de venta ni documento equivalente (los cuales se mencionan en el artículo 616-2 del ET y el artículo 1.6.1.4.3 del DUT 1625 de 2016), y que sean operaciones que pretendan ser tomadas como deducibles en una declaración de renta, deberán quedar soportadas en el “documento soporte por operaciones con los no obligados a facturar”.
En dicha norma se lee lo siguiente:
Artículo 1.6.1.4.12. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. De conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:
- Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
- Tener la fecha de operación y la fecha de generación del documento.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el registro único RUT, el requisito del número de identificación tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
- Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico.
- Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
- Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas (IVA), cuando a ello hubiere lugar.
Cuando el adquiriente sea facturador electrónico el documento de que trata el presente artículo deberá generarse en forma electrónica atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), cumpliendo además de los requisitos señalados en los numerales 1 a 7 del presente artículo los siguientes:
_ Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
_ Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa
Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
Parágrafo 1. Para efectos de lo establecido en el presente artículo, será válido el extracto expedido por los sujetos a los que se refiere el numeral 1 del artículo 1.6.1.4.3. de este Decreto, en concordancia con el artículo 1.3.1.7.8. de este Decreto.
Para los sujetos a los que se refiere el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.3. de este Decreto será válido el extracto únicamente en relación con las operaciones financieras que realicen las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, los fondos de empleados, las cajas de compensación, y las entidades del Estado que realizan las citadas operaciones.
El documento soporte de que trata el presente artículo será válido en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, en cuyo caso, se deberán cumplir los requisitos establecidos en este artículo.
Para la procedencia del impuesto sobre las ventas (IVA) descontable se deberá acreditar, adicionalmente, que se ha practicado la respectiva retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas de conformidad con el numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto y/o a título de impuesto sobre la renta.
Parágrafo 2. Cuando se trate de importación de bienes el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, será la declaración de importación presentada de conformidad con la normatividad vigente, siempre y cuando no correspondan a operaciones celebradas con o entre usuarios de zona franca.
Parágrafo 3. Para efectos de lo previsto en el inciso 2 de este artículo, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a los sujetos no obligados a facturar, elaborado de manera electrónica, entrará en vigencia una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), establezca los requisitos, condiciones técnicas y tecnológicas para su generación.
El documento soporte en adquisiciones efectuadas a los sujetos no obligados a facturar se deberá generar en físico hasta la fecha en que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), establezca los requisitos, condiciones técnicas y tecnológicas para su generación electrónica.
¿Cuándo se debe hacer el documento soporte de forma electrónica?
Como puede verse, la norma dice que el mencionado documento soporte se tendría que empezar a elaborar de forma electrónica, y ya no se seguiría haciendo en papel, solo si el adquirente de los bienes o servicios es un “facturador electrónico”, y las instrucciones para hacerlo quedaron recopilas en los artículos 1 a 18 de la Resolución 000167 de diciembre de 2021 (los cuales ahora quedaron recopilados en los artículos 1.5.2.1.1 y siguientes de la nueva Resolución Unificada 000227 de septiembre 23 de 2025).
Documento soporte cuando el adquirente de los bienes o servicios es alguien que no está obligado a facturar electrónicamente
Ahora bien, si el adquirente de los bienes o servicios es alguien que no está obligado a facturar electrónicamente, y pretende tomar tales valores como un gasto deducible en sus declaraciones de renta, lo que se dispuso en el artículo 19 de la misma Resolución 000167 de diciembre de 2021 (recopilado ahora en el artículo 1.5.2.6.1 de la Resolución Unificada 000227 de septiembre 23 de 2025) es que dichos adquirentes sí necesitarán elaborar el mencionado “documento soporte” en forma física (papel), pero cumpliendo varios requisitos especiales. En dicha norma se lee (el subrayado es nuestro):
Artículo 1.5.2.6.1 de la Resolución Unificada 000227 de septiembre de 2025. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente y nota de ajuste, generado en forma física.
Los sujetos que no se encuentran dentro de la obligación establecida en el artículo 1.5.2.2.2 de la presente resolución y que realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán generar en forma física el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, cumpliendo los siguientes requisitos y condiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, y el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, así:
- Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
- Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el registro único tributario (RUT), el requisito del número de identificación tributaria (NIT) se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
- Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
- Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
- Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas (IVA), cuando a ello hubiere lugar.
Parágrafo 1. Para efectos de lo establecido en el presente artículo, será válido el extracto expedido por los sujetos a los que se refiere el numeral 1 del artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, en concordancia con el artículo 1.3.1.7.8 del citado decreto.
Para los sujetos a los que se refiere el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, será válido el extracto únicamente en relación con las operaciones financieras que realicen las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, los fondos de empleados, las cajas de compensación y las entidades del Estado que realizan las citadas operaciones.
El documento soporte de que trata el presente artículo será válido en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, en cuyo caso se deberán cumplir los requisitos establecidos en este artículo. Para la procedencia del impuesto sobre las ventas (IVA) descontable se deberá acreditar, adicionalmente, que se ha practicado la respectiva retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas de conformidad con el numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario y/o a título de impuesto sobre la renta.
Parágrafo 2. Cuando se trate de importación de bienes el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, será la declaración de importación y sus documentos soporte presentada de conformidad con la normatividad vigente, siempre y cuando no correspondan a operaciones celebradas con o entre usuarios de zona franca.
Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones aduaneras o cambiarias que deban aplicarse para todas las operaciones de importación y las operaciones con o entre usuarios de zona franca.
Parágrafo 3. Cuando se requiera modificar o anular un documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente generado en los términos del presente artículo, se podrá generar una nota de ajuste de forma física reemplazando el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
La nota de ajuste deberá contener como mínimo lo siguiente:
- Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
- La fecha de la nota de ajuste.
- El número y la fecha utilizada del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, objeto de la nota de ajuste.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el registro único tributario (RUT), el requisito del número de identificación tributaria (NIT) se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
- Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
- Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas (IVA), cuando a ello haya lugar.
Como puede verse, el “documento soporte en adquisiciones efectuadas a los no obligados a facturar” que se elabore en forma física (papel) debe cumplir bastantes requisitos, pero el más importante es que debe contar con una “numeración autorizada por la Dian”, lo cual implica seguir las instrucciones de los artículos 42 y siguientes de la Resolución 000165 de noviembre de 2023 (los cuales ahora quedaron recopilados en los artículos 1.5.1.6.1.1 y siguientes de la nueva Resolución Unificada 000227 de septiembre 23 de 2025; véase también la cartilla instructiva para dicho proceso elaborada por la Dian).
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