Documentos necesarios para diligenciar declaración – Gabriel Vásquez

Autor: Gabriel Vásquez Tristancho

La DIAN ha elaborado una guía que describe los avances tecnológicos para el acompañamiento y asesoría técnica en el cumplimiento de las obligaciones formales y sustanciales del impuesto de renta y complementarios de las personas naturales, denominado “Información importante para omisos declaración de renta”.

Cada día resulta mas fácil para las autoridades detectar omisos, inconsistencias, errores e información falsa en las declaraciones tributarias, debido al grado de maduración del MUISCA, los avances tecnológicos y los cruces casi automáticos de información exógena.

En general, los omisos personas naturales están en alguno de los siguientes grupos:

1- El de los que juegan a la informalidad, ejerciendo actividades comerciales con el cuidado de estar por debajo de las cifras mínimas exigidas para el cumplimiento de las obligaciones formales;

2- El de los que no saben que son omisos, por cualquier razón, bien sea por falta de asesoría o sencillamente porque no han sido detectados;

3- El de los omisos intencionales, que esperan ser detectados para cumplir con sus obligaciones formales y sustanciales, que en tiempo, la autoridad tributaria tiene 5 años para obligarlos a cumplir mediante liquidación de aforo; y

4- El de los que fueron utilizados para algunas transacciones, y sin saberlo, están obligados a presentar declaración y complementarios.

Todos los casos tienen fuertes implicaciones por sanciones, en caso de incumplimiento. Pero es común que al preparar la información exógena algunas empresas, de mala fe, incluyen transacciones con personas que no fueron avisadas o que no tienen conciencia del riesgo tributario a que se exponen.

A continuación los documentos que permiten sustentar correctamente las declaraciones tributarias de las personas naturales, según listado elaborado por la DIAN. El hecho de no exigir información discriminada los formularios oficiales, especialmente el patrimonio de las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, no quiere decir que en un futuro no puedan ser objeto de exigirles o sustentar información ante la autoridad tributaria.

Una declaración técnicamente preparada, debe tener los siguientes respaldos:

1- Documentos Soportes,

2- Anexos Explicativos de Conciliación de cifras,

3- Formulario Diligenciado.

RUT es el primer paso.

Indispensable tener copia de inscripción actualizada, con los documentos soportes, como por ejemplo inclusión de responsabilidad de IVA a partir de la fecha de iniciación de actividades comerciales o de servicios.

Soportes para determinar el patrimonio

El patrimonio bruto está constituido por el total de los bienes y derechos apreciables en dinero poseídos por el contribuyente en el último día del año o período gravable.

Para los contribuyentes con residencia o domicilio en Colombia, excepto las sucursales de sociedades extranjeras, el patrimonio bruto incluye los bienes poseídos en el exterior.

Las personas naturales extranjeras residentes en Colombia y las sucesiones ilíquidas de causantes que eran residentes en Colombia, incluirán tales bienes a partir del quinto año de residencia continua o discontinua en el país. (Artículo 261 del Estatuto Tributario).

Los documentos que sustentan el patrimonio son los siguientes:

a. Certificados o extractos de los saldos de las cuentas de ahorro y corrientes
b. Certificados de las inversiones, por ejemplo: CDT, bonos, derechos fiduciarios, inversiones obligatorias, entre otras.
c. Declaración o estado de cuenta, de impuesto predial de los bienes inmuebles que posea.
d. Escrituras de los bienes inmuebles y/o certificados de instrumentos públicos. e. Declaración o estado de cuenta de impuesto de vehículos.
f. Relación de los muebles, enseres, maquinaria y equipo, por su valor de adquisición más adiciones y mejoras.
g. Certificado de avalúo técnico de los bienes incorporales tales como good will, derechos de autor, propiedad industrial, literaria, artística, científica y otros.
h. Letras, pagarés y demás documentos que respalden cuentas por cobrar y obligaciones o deudas.

Soportes para determinar las deducciones

Recordamos que en el caso de los asalariados hay interpretaciones de la autoridad tributaria sobre cuáles deducciones son procedentes. En general, son deducibles las expensas realizadas durante el año o período gravable en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta, siempre que tengan relación de causalidad con las actividades productoras de renta y que sean necesarias y proporcionadas de acuerdo con cada actividad. (Artículo 107 del Estatuto Tributario).

Los documentos que se deben tener de soporte son los siguientes:

a. Certificados de pagos de intereses por préstamo para vivienda.
b. Certificados por pagos de salud y educación.
c. Certificados por inversiones en nuevas plantaciones de riegos, pozos, silos, centros de reclusión, mantenimiento y conservaciones de obras audiovisuales, en librerías, proyectos cinematográficos y otros.
d. Certificados por donaciones a la Nación, Departamentos, Municipios, Distritos, Territorios indígenas y otros.
e. Relación de Facturas de gastos.
f. Relación de los pagos efectuados a sus empleados por sueldos, bonificaciones, vacaciones, cesantías y otros.
g. Certificado de pagos realizados por aportes a las cajas de compensación, ICBF, EPS, ARP, Fondos de pensiones y otros.
h. Pagos de impuesto predial e Industria y Comercio.
i. Certificados de las donaciones e inversiones efectuadas durante el año.
j. Todos los documentos que respalden ingresos, costos, deducciones, patrimonio.

Soportes para determinar los ingresos

Cuando no se lleva contabilidad, las personas naturales reconocen los ingresos por el principio de caja. Se entienden realizados los ingresos cuando se reciben efectivamente en dinero o en especie, en forma que equivalga legalmente a un pago, o cuando el derecho a exigirlos se extingue por cualquier otro modo legal distinto al pago, como en el caso de las compensaciones o confusiones. (Artículo 26 Estatuto Tributario).

Los documentos que soportan los ingresos son los siguientes:

a. Certificado de ingresos y retenciones laborales.
b. Certificado de salario básico, siempre y cuando haya tenido la calidad de oficial o suboficial de las Fuerzas Militares o de la Policía Nacional o agente de la Policía Nacional.
c. Certificado de las primas, bonificaciones, horas extras y demás complementos salariales, siempre y cuando sea ciudadano colombiano y que integre las reservas oficiales de primera y segunda clase de la Fuerza Aérea, mientras ejerza la actividad de piloto.
d. Certificado de indemnizaciones por accidentes de trabajo o de enfermedad, maternidad, gastos de entierro del trabajador, seguro por muerte y compensaciones por muerte de miembros de las Fuerzas Militares y Policía Nacional.
e. Certificado de indemnizaciones sustitutivas de pensión o devoluciones de saldos de ahorro.
f. Certificados de Ingresos por concepto de honorarios, comisiones y servicios.
g. Certificados de los rendimientos financieros pagados durante el año.
h. Certificado de pago de recompensas.
i. Certificado de dividendos y participaciones recibidos durante el año.
j. Certificados de ingresos recibidos por las madres comunitarias.
k. Certificados de pagos de indemnizaciones por destrucción y renovación de cultivos y por control de plagas.
l. Certificados de pagos efectuados por utilidades recibidas de sociedades liquidadas.
m. Certificados por pagos por concepto de alimentación, efectuados por su empleador.
n. Certificado por incentivo forestal.
o. Certificados de la prestación de servicios de ecoturismo expedido por las autoridades competentes.
p. Certificados de pago de indemnizaciones por seguros de vida.
q. Certificados expedidos por las autoridades competentes que respalden exenciones para extranjeros contempladas en tratados o convenios internacionales.
r. Certificados de dividendos y participaciones recibidos del año anterior.

GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socios impuestos Baker Tilly Colombia
E-mail: gvasquet@yahoo.es
Bucaramanga, 25 de junio de 2007