Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Existen documentos contables internos y externos: los primeros, son elaborados directamente por la empresa y se priorizan a la hora de llevar la contabilidad. Los segundos, por otra parte, no forman parte de la actividad principal de la empresa, sino que son emitidos por cuestiones ajenas a la misma.
Al hablar de documentos contables, hacemos referencia a soportes físicos que funcionan como una base para el registro de las operaciones de naturaleza comercial en una empresa. Según la transacción comercial que se vaya a realizar, así mismo será el tipo de documento contable que la persona necesitará.
La cantidad de copias de documentos contables dependerá del tipo de documento y de la cantidad de partes involucradas (generalmente, es uno para cada uno). En ocasiones, esto no depende de la voluntad de las partes, sino de aquello que se encuentre reglamentado.Los documentos contables cuentan con gran variedad de funciones, algunas de ellas para la propia organización y control, y en otras ocasiones, de terceros como entes reguladores.
Estos funcionan como herramientas contables y sirven para:
Los hay internos, los cuales son elaborados directamente por la empresa y se priorizan a la hora de llevar la contabilidad. Entre ellos, se pueden nombrar los recibos de cobro, la factura de venta, vales, presupuestos y recibos de pago, entre otros.
Por otra parte, están los externos, los cuales también deben ser tomados en cuenta al hacer la contabilidad de una empresa. La diferencia principal frente a los anteriores, es que no forman parte de la actividad principal de la empresa, sino que son emitidos por cuestiones ajenas a la misma, como es la reorganización del dinero; cuestiones necesarias para continuar funcionando y demás, pero no hacen a la esencia.
Dentro de los documentos contables externos están los recibos de caja, comprobantes de pago, comprobantes de devolución, recibo de consignación bancaria, letras de cambio y facturas de compra.
Los comprobantes de contabilidad son documentos importantes para las organizaciones: ya sea que se trabaje en una empresa pública o privada, es fundamental llevar un registro ordenado de todas las transacciones de la compañía, puesto que sobre la base de esa información se respaldarán los estados financieros y, a su vez, se tendrá un apropiado seguimiento del estado en que se encuentra una empresa, y sus proyecciones de crecimiento futuras.
Al hablar de los comprobantes contables, hacemos referencia, en términos específicos, a los documentos que se numeran consecutivamente para fines de registro y control de cada una de las operaciones de la empresa, los cuales permitirán hacer seguimiento a los flujos de cada área de una empresa, así como de los dineros que se ingresan y los gastos que se generan en cada etapa del proceso operacional.
Con el fin de facilitar la inscripción y manejo de los datos, es recomendable que estos documentos incluyan especificaciones como fecha, origen, descripción del producto o servicio, y cuantía de las operaciones para su reconocimiento.
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