Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La dotación es una prestación especial a cargo del empleador para ciertos trabajadores determinados por la ley. Esta se debe entender como una provisión de elementos de trabajo, distintos al concepto de remuneración o salario; por lo tanto, no son base para el pago de aportes.
El 30 de abril de cada año se cumple el plazo límite para la primera entrega de la dotación; es por esto que en dicha época resulta común escuchar a muchos trabajadores preguntándose si tienen derecho a recibirla. Por su parte, los empleadores se cuestionan sobre a cuánto equivale dicho auxilio, a qué empleados se les debe dar, qué elementos deben entregar, entre muchos otros interrogantes. Y aunque muchos tengan claro el concepto de dotación y solo se cuestionen sobre qué prendas comprar, otros caen en el error de confundir la naturaleza de esta; ejemplo de ello es creer que puede ser pagada en dinero o que se debe tener en cuenta como factor salarial.
Para aclarar situaciones como las anteriormente planteadas, es oportuno primero traer a colación nuestro editorial sobre dotación, en el cual se encuentran aspectos relacionados con la fecha de entrega, quiénes tienen derecho a esta, entre otros.
Es importante aclarar que aunque los elementos entregados por concepto de dotación tienen un valor comercial, es erróneo considerar que se puede entregar al trabajador el valor de estos en dinero para que sea quien de manera directa realice la compra. Cabe recordar que la finalidad de la dotación es brindarle un auxilio de vestido al trabajador que devengue menos de 2 salarios mínimos y no enriquecer su patrimonio, como sí sucede con los pagos salariales. Es decir, que la dotación nunca puede ser considerada como una forma de contraprestación, sino como la entrega de insumos para que el trabajador pueda desarrollar sus funciones.
Por lo anterior, resulta de suma importancia que el empleador realice la entrega de la dotación a través del suministro de elementos de vestido, por ejemplo, zapatos, pantalones, camisas o cualquier prenda acorde a las funciones del trabajador. Es también permitido que la entrega se realice empleando bonos, siempre y cuando estos indiquen que son para canjearlos por los elementos de la dotación. En resumen, el empleador debe ser consciente de que el trabajador por ningún motivo puede recibir la dotación en dinero, so pena de que pierda su naturaleza y sea considerado como un auxilio voluntario y distinto al de esta.
Otro aspecto relacionado con dicho punto es el valor de la dotación y qué monto mínimo tiene. Como se dijo anteriormente, la finalidad de la dotación consiste en la entrega del vestido necesario para el cumplimiento de las funciones; entonces, resulta difícil estipular un valor general para todos los trabajadores, dado que cada labor requiere distinta dotación. Por ejemplo, no se puede comparar el valor de la dotación de un obrero, el cual necesita zapatos especiales, un overol que lo proteja, entre otros, con los elementos que requiere un mensajero que habitualmente vista jean y un polo con el distintivo de la empresa o con la ropa que debe usar la encargada de atención al cliente.
Otro error común de algunos empleadores es creer que el valor invertido en la dotación se debe tener en cuenta como factor salarial. En este punto es importante traer a colación el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–, el cual indica los elementos integrantes del salario; dicho artículo señala que este se compone por toda remuneración, sin importar si es fija o variable, además de aquellos pagos que recibe el trabajador como contraprestación de su servicio. A su vez, el artículo 129 indica que los elementos que enriquecen el patrimonio del trabajador son también elementos constitutivos de salario.
Es decir, que como la dotación no incrementa el patrimonio del trabajador, sino que es un insumo más de trabajo con el cual se busca no deteriorar los bienes del trabajador, como su ropa, no se puede considerar factor salarial.
La Ley 100 de 1993, en su artículo 12, indica que para el sistema general de pensiones la base para determinar el valor de los aportes es el salario devengado (este concepto es extensible para el pago de aportes en salud). Por lo tanto, y como ya quedó claro que la dotación no es salario, tampoco se debe tener en cuenta para el pago de aportes.
Respecto a los aportes parafiscales aplica la misma situación. Cabe recordar que estos se liquidan según la nómina mensual de salarios, la cual, según la Ley 21 de 1982, artículo 13, consiste en la “la totalidad de los pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los términos de la Ley Laboral”.
Finalmente, al no constituirse como salario, la dotación no se encuentra incluida en la base de liquidación de aportes.
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