Ya se escucha la música de Diciembre por todas partes y las vitrinas de los establecimientos comerciales están vestidas con motivos navideños. En fin, todo nos suena, huele y sabe a aguinaldos, natilla, buñuelos y otras deliciosas viandas y exquisitos licores.
Será que usted también –colega revisor fiscal- pertenece al planeta tierra y es susceptible a este festivo ambiente y a estas tradicionales celebraciones? O es de los que solo piensan (como alguien que todos conocimos) en trabajar, trabajar y trabajar o en dar madera y dar más y más? Si es así, le aconsejo que deje de ser tan insociable y amargado y en este fin de año se una a la gente normal, disfrute de lo bueno que tiene esta época y se recargue de ánimos para cumplir con sus obligaciones profesionales en el 2012.
Para que pueda sacar tiempo suficiente para participar en las rumbitas decembrinas, y para dar y recibir regalos, conviene que –si no lo ha hecho- haga una adecuada planeación de las principales labores que, como revisor fiscal, le conviene realizar. Como yo no soy egoísta, a continuación le contaré cuáles son las que me parecen indispensables y en futuros artículos (espero que sea por lo menos uno semanal) le daré orientaciones específicas sobre cada una de ellas.
- Preparación de presupuestos para el nuevo año: Las pequeñas y medianas empresas (y a veces algunas grandes) pocas bolas le paran a la proyección anticipada de ingresos, costos, gastos, inversiones, pago de pasivos, obtención de créditos, ampliación de operaciones, etc. En mi opinión –y por todos los años de experiencia que he vivido como profesional contable- esta labor es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Así que si la empresa a la que presta sus servicios no ha comenzado a prepararlos, sugiérale por escrito que lo haga cuanto antes y esté pendiente de la evaluación oportuna de tales presupuestos.
- Planeación de toma física de inventarios finales: Si la empresa compra productos terminados para venderlos o los manufactura directamente o presta servicios para los cuales requiere de gran cantidad de suministros, materiales y repuestos, es conveniente que en los últimos días laborales de Diciembre o en los primeros de Enero se haga un conteo físico de todos los ítems. Dependiendo de la cantidad de éstos, dicha actividad puede ser más o menos compleja y dispendiosa. Y con el guayabo casi permanente en que estarán los encargados de hacerla en los últimos días del año –y, de pronto, usted también- es posible que resulte más difícil realizarla de manera eficiente. Por lo tanto es recomendable hacer una adecuada planeación con suficiente tiempo de anticipación. En cuanto a muebles de oficina, equipos de computación y comunicación, vehículos, maquinaria industrial y otros bienes de larga duración, es de la misma forma conveniente planear y realizar un inventario físico.
- Proyección de la declaración de renta del año actual: Por diversos motivos dentro de los registros contables rutinarios y las declaraciones tributarias mensuales y bimestrales suelen pasarse errores de digitación, aplicación de conceptos y cálculos. Por ello vale la pena verificar antes de terminar Diciembre las declaraciones presentadas durante el año y sus componentes, así como las partidas que no pueden presentarse como deducibles para efectos de impuesto sobre la renta y solicitar (no ordenar) que se hagan las necesarias correcciones antes del cierre definitivo; de tal manera que al calcular y contabilizar la provisión para impuesto sobre la renta se tenga un alto grado de exactitud frente al impuesto que se liquidará al presentar la correspondiente declaración.
- Verificación de aportes parafiscales y para la seguridad social: Por más cuidado que se tenga mensualmente, no es raro que se presenten algunos errorcitos en el cálculo de estos aportes. Por ello es bueno –mediante una sencilla hoja electrónica- preparar una consolidación de todos los meses, para detectar las cifras erróneas y establecer los ajustes necesarios, que se pueden hacer dentro de las planillas del último mes.
- Revisión de declaraciones periódicas de IVA y de ICA: En la mayoría de las grandes ciudades actualmente el ICA se declara bimestralmente y las bases para calcularlo se fundamentan en las bases para el IVA generado. Es aconsejable, mediante sencillas hojas de cálculo, hacer consolidación –paralela en cuanto sea posible- de las declaraciones periódicas de estas dos clases de impuestos y compararlas con los totales anuales de ingresos. No olvide que tanto la DIAN como las secretarías distritales y municipales de hacienda disponen de mecanismos automáticos y legales para cruzar cifras y, por ello, les queda muy fácil detectar las inconsistencias.
- Circularización de cuentas por cobrar y por pagar: Si la empresa vende normalmente a crédito, como sucede en la mayoría, a partir de los saldos en libros a 31 de Octubre o a 30 de Noviembre es recomendable hacer una circularización, para confirmar si las cifras en libros de la empresa coinciden con los de sus clientes y, si hay diferencias, aclarar cuáles y por qué se presentan; para, antes del cierre definitivo de año hacer los ajustes pertinentes. De manera similar vale la pena hacerlo con los proveedores de bienes y servicios.
- Confirmación de saldos con bancos y otros deudores y acreedores importantes: Tanto en cuentas corrientes y de ahorros, inversiones en CDTs y contratos de fiducia, obligaciones financieras e hipotecarias y otros saldos a favor o a cargo, resulta importante pedir que hagan confirmación escrita y firmada de los saldos, con el fin de detectar diferencias, hacer ajustes y correcciones y soportar las cifras de los estados financieros.
- Verificación de retenciones en la fuente practicadas a terceros y hechas por otros sobre impuestos de renta, IVA y ICA : Cuando la empresa no es autorretenedora suelen presentarse muchas inconsistencias en las cifras relacionadas con estas retenciones. Por tal motivo es conveniente hacer una detallada verificación antes del cierre de año.
Por hoy no lo asusto más con tantas cositas que hay que planear. Más bien, si su candidata fue elegida como reina de la belleza colombiana, celébrelo al máximo y después del desenguayabe comience a pensar en lo que le explicaré más detalladamente en los siguientes capítulos.
Autor:
C. P. Carlos SastoqueM.
Email: carsastoque@yahoo.com
