Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Vigilancia sobre la planeación de la toma física de inventarios finales
-reedición de lo publicado en 2012-
Con el fin de lograr la máxima certeza sobre las existencias físicas al cierre de año es importante que el revisor fiscal vigile todo el proceso de planeación de la toma física de inventarios y, oportunamente, haga las observaciones que considere necesarias para que dicha toma física sea eficiente y digna de credibilidad.
Si la empresa compra productos terminados para venderlos o los manufactura directamente o presta servicios para los cuales requiere de gran cantidad de suministros, materiales y repuestos, es conveniente que en los últimos días laborales de Diciembre o en los primeros de Enero se haga un conteo físico de todos los ítems. Dependiendo de la cantidad de éstos, dicha actividad puede ser más o menos compleja y dispendiosa. Y con el guayabo casi permanente en que estarán los encargados de hacerla en los últimos días del año –y, de pronto, usted también- es posible que resulte más difícil realizarla de manera eficiente. Por lo tanto es recomendable hacer una adecuada planeación con suficiente tiempo de anticipación. En cuanto a muebles de oficina, equipos de computación y comunicación, vehículos, maquinaria industrial y otros bienes de larga duración, es de la misma forma conveniente planear y realizar un inventario físico.
Este artículo se divide en tres temas:
1. Inventario físico de mercancías, productos terminados, materias primas y otros que suelen clasificarse dentro de la cuenta 14.
Para iniciar este tema, recordemos que el artículo 4º. del decreto 2649 de 1993, indica cuáles son las cualidades de la información contable y refiriéndose a la confiabilidad dice:“La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.”
El artículo 57º. ibídem trata de la verificación de las informaciones que contienen los estados financieros y en relación con la existencia dice que se debe verificar que: “…los activos y pasivos del ente económico existen en la fecha de corte…”
Por otra parte, el artículo 129 del mismo decreto habla del inventario de mercancías, así:
“ El control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos por lo menos los siguientes datos:
1. Clase y denominación de los artículos.
2. Fecha de la operación que se registre.
3. Número del comprobante que respalda la operación asentada.
4. Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas.
5. Existencia en valores y unidad de medida.
6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.
7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control.
En todos los casos cuando en los procesos de producción o transformación se dificulte el registro por unidades, se hará por grupos homogéneos.
Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la venta el cual contendrá una relación detallada de las existencias con indicación de su costo unitario y total.
Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares.
Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto.”
Repasadas estas normas legales, se llega a la conclusión de que para soportar las cifras que se incluyen en el balance general, en la cuenta 14, es necesario –en cuanto sea posible- hacer un inventario físico, ojalá el último día laboral del año. La responsabilidad de la planeación y toma física de este inventario es de la administración de la empresa; mientras que el revisor fiscal –con sus directos colaboradores- debe vigilar cómo se desarrollan estas labores.
Debe tenerse en cuenta que no todas las empresas pueden darse el lujo de suspender sus operaciones normales, para facilitar la toma física de inventarios, o que hay algunas que en los últimos días del año tienen una gran actividad comercial. Por esto la toma del inventario físico debe hacerse algunos días después del 31 de Diciembre o en diferentes fechas, necesitando por ello de procedimientos complementarios que permitan confirmar –al menos razonablemente- las existencias al cierre de año.
Para comenzar con la planeación del inventario físico es conveniente considerar, entre otros, los siguientes aspectos:
a. Si la empresa saldrá a vacaciones colectivas al final del año. Para esta temporada la mayoría las están programando entre el 20 de Diciembre de 2014 y el 12 de Enero de 2015. En este caso convendría hacer el inventario físico el 18 o el 19 de Diciembre.
b. Si no hay vacaciones colectivas, ver la posibilidad de que entre el 29 y el 31 de Diciembre de 2011 la actividad operacional (fabricación, ensamblaje, despachos a distribuidores, ventas directas a consumidores, etc.) se disminuya ostensiblemente o se suspenda por lo menos por varias horas seguidas al final del día o por todo el día completo, para en ese momento hacer la toma del inventario físico. En algunos casos podría ser entre el 2 y 3 de Enero de 2012.
c. Si la empresa tienen distintas sedes –en una misma ciudad o en varias- donde se manejan los diversos tipos de mercancías, materias primas, suministros, repuestos, etc. deben organizarse varios grupos de personas para que hagan el conteo físico y la revisoría fiscal debe asegurarse de tener suficientes delegados para hacer presencia en todos esos sitios, durante la toma de los inventarios físicos. Excepcionalmente el revisor fiscal podría solicitar que esta toma se haga en diferentes fechas en cada una de las sedes, para así poder estar presente en todas.
Usted, como revisor fiscal, debe solicitar hoy mismo (si no lo ha hecho) un listado actualizado y completo de todos los elementos inventariables, que contenga por lo menos los siguientes datos, mediante el uso de varias columnas:
Este listado debe obtenerse con 2 o 3 semanas de anticipación a la fecha en que se hará el conteo físico. No es necesario que esté impreso en papel, por el contrario sería mejor que se lo suministren en hoja electrónica para que usted y sus colaboradores puedan hacer en ella todas las observaciones pertinentes.
Con el mencionado listado es importante que usted haga unas verificaciones físicas de existencias, por método de muestreo, para que sepa de una vez cuáles son los elementos más susceptibles de presentar faltantes o sobrantes y si hay elementos que en alto porcentaje se encuentran averiados, merrmados o inservibles. Estas verificaciones deben hacerse sobre los ítems más representativos dentro del total y sobre otros que usted, por experiencia o por azar, crea que merecen especial atención. La experiencia es la que más le puede guiar en esta labor.
Si todavía no conoce a cabalidad los elementos inventariables, tómese algunas horas para hacer un paseo por las bodegas y otros sitios y pídale a los encargados del manejo de los inventarios que le expliquen en detalle su denominación técnica y sus características, para que así los pueda conocer adecuadamente y al observar la toma del inventario físico no le metan gato por liebre.
Solicite ya a la administración que con suficiente tiempo haga la planeación del inventario de fin de año y que –si es posible- lo inviten a las reuniones donde se concrete esta planeación.
Pida también una copia –impresa o trasladada a su computador- de todo el plan para la toma física de inventarios, en los que se indiquen, por lo menos:
Con suficiente antelación presente por escrito, a la administración, sus observaciones sobre la planeación de la toma física de inventarios.
Dele las oportunas, suficientes y muy claras instrucciones a sus colaboradores para vigilar la labor de la que estamos tratando.
Prevea tener disponible todo el tiempo que sea necesario el día anterior a la toma física de inventarios, para verificar que las labores previas (ubicación ordenada de los elementos inventariables, diligenciamiento y colocación correcta de las tradicionales tarjetas de 3 partes para el conteo, disponibilidad de elementos de seguridad industrial y equipos especiales de medición y movimiento) estén listas en forma completa.
El día del inventario (sin importar que sea 24 o 31 de Diciembre) también tenga previsto todo el tiempo que sea necesario para dejar terminada la labor. Recuerde que se pueden presentar situaciones contingentes que impiden terminar el conteo físico en el tiempo originalmente programado. Les comparto una experiencia que, como revisor fiscal, tuve en 1986: El inventario estaba programado para terminarse el 24 de Diciembre a la 1 de la tarde y yo había acordado con mi familia salir de viaje a las 3 de la tarde. Pero no puede viajar con mi familia porque el inventario se acabó de hacer a las 6 de la tarde.
Por favor: No se limite a estos consejitos que le he dado. Aporte mucha creatividad de su propia cosecha y pídale más consejos a otros colegas que, de pronto, han tenido experiencias que le pueden ayudar a usted a tener más éxito.
Lo correspondiente a los inventarios de muebles, equipos, maquinaria, vehículos, etc. y bienes de propiedad de tercero lo veremos en la próxima entrega.
Autor:
C. P. Carlos Sastoque M.
carsastoque@yahoo.com
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
