El Revisor Fiscal frente al cierre de año (4) – Carlos Sastoque M.

Resumen: Así como es necesario vigilar la planeación de inventarios de mercancías, materiales y otros consumibles a corto plazo, el revisor fiscal debe estar pendiente de la planeación del inventario físico de muebles, equipos de computación y comunicación y otros  bienes que se registran dentro de la cuenta 15 y, a su vez, debe planear muy bien sus propias labores relacionadas con este tema. De manera similar debe hacerlo con los bienes de propiedad de terceros.

2. Inventario físico de muebles, equipos de computación y comunicación y otros bienes que se registran dentro de la cuenta 15.

El principal objetivo de hacer un inventario físico de propiedades, planta y equipo es verificar su existencia real y las condiciones en que se encuentran; para así asignarles una correcta valuación.

El inventario físico de estos bienes puede hacerse en fecha diferente a la de los registrados bajo la cuenta 13 “inventarios” y resulta aconsejable hacerlo así. No es indispensable realizarlo el último día laboral del año. Puede llevarse a cabo unos pocos días antes o después del 31 de Diciembre.

Para vigilar que se haga una adecuada planeación de esta toma física, proceda ya a solicitarle a la empresa que le entregue una planilla (preferiblemente en hoja electrónica) en la que se detallen todos los elementos que hacen parte de la cuenta 15 “propiedades, planta y equipo”, clasificados en el mismo orden en que aparecen en el Plan Único de Cuentas en uso y con subtotales de costos por orden de cuentas auxiliares y subcuentas, que deben coincidir con los que aparecen en los libros de contabilidad. Los valores incluídos en esta planilla pueden, preferiblemente, ser los que se desprenden de los libros al cierre de Noviembre (o, en algunos casos, de Octubre). Esta planilla debería tener –en orden- por lo menos las siguientes columnas:

1. Número de orden.

2. Código contable (subcuenta y cuenta auxiliar).

3. Código de inventario.

4. Descripción completa del bien.

5. Número de referencia o número de serie del fabricante (cuando existe, como en computadores, fotocopiadoras, equipos de comunicación, maquinas y equipos industriales, etc.)

6. Nombre o razón social del proveedor.

7. Número de factura del proveedor.

8. Fecha de factura del proveedor.

9. Costo de adquisición.

10. Mes y año de contabilización de su compra.

11. Comprobante de contabilidad en el que aparece registrada la compra o la inclusión dentro de “propiedades, planta y equipo”.

12. Ubicación (ciudad, dependencia, sección).

13. Nombre del trabajador o empleado que lo utiliza (cuando está asignado específicamente a alguien, como en el caso de computador, escritorio, sillas, calculadora, fotocopiadora, etc.)

14. Cuidados especiales para su mantenimiento y/o funcionamiento.

15. Condiciones en que se encuentra (bueno, regular, incompleto, deteriorado, inservible, etc.).

16. Observaciones.

Revise con calma esta planilla y haga todas las verificaciones necesarias que le permitan tener certeza de que dicha planilla es completa y correcta. Si encuentra inconsistencias, errores, información incompleta, valores que no coinciden con libros de contabilidad, etc. busque las aclaraciones pertinentes con la persona de la empresa que preparó la planilla y exija que se hagan todas las complementaciones y correcciones necesarias.

Haga pequeñas pruebas físicas de los bienes más representativos y, al azar, de algunos que no lo son tanto. Así tendrá una buena idea del grado de confiabilidad con el que podrá esperar que se haga el inventario físico completo.

Así como lo indiqué en el artículo anterior, pida con suficiente antelación el plan escrito –o grabado en el computador- para la realización del inventario físico y asegúrese de que sus directos colaboradores reciban en forma oportuna, completa y clara las instrucciones para vigilar el inventario físico de que estamos tratando ahora.

Para “propiedades, planta y equipo” no se utilizan las tradicionales tarjetas de 3 partes, sino rótulos adhesivos o plaquetas o láminas, previamente impresos y en cada uno de estos, deberán incluirse por lo menos los datos correspondientes a código contable y código de inventario. Estos adhesivos o estas plaquetas o estas láminas deben colocarse en cada elemento en sitio que permita su fácil verificación, que no haga estorbo y de manera que no se deteriore o rompa o desprenda fácilmente.  En lo posible el código de inventario debe asignarse a partir del código contable más los dígitos específicos que correspondan a cada bien. Si, por ejemplo, en la sala de juntas hay 6 sillas iguales, cada una de estas debe distinguirse con un código distinto y específico. No podrá haber 2 o más elementos con el mismo código de inventario.

Cuidados e instrucciones similares a los aplicados en la planeación de los inventarios descritos en el artículo anterior, deben aplicarse para los de “propiedades, planta y equipos”. Por supuesto que aquí le estoy dando unos consejitos, fruto de mi larga experiencia como revisor fiscal y que nada de esto es dogma de fe. Seguramente que usted podrá aplicar procedimientos y técnicas más eficientes, en la medida en que cuente con ayuda tecnológica de punta y con una eficiente cuerpo de colaboradores.

3. Inventario de físico de bienes de propiedad de terceros.

Para estos bienes le aconsejo seguir pasos similares a los sugeridos para los de propiedad de la empresa; pero teniendo en cuenta que posiblemente deberá solicitar algunos datos a sus dueños y que para efectos de cruzar con cifras contables necesitará examinar las cuentas de orden.

Autor:

C. P. Carlos SastoqueM.
Email: carsastoque@yahoo.com