El revisor fiscal y el inventario de propiedades, planta y equipo

Así como es necesario vigilar la planeación y la toma física de inventarios de mercancías, materiales y otros consumibles a corto plazo, el revisor fiscal debe estar pendiente de la planeación del inventario físico de muebles, equipos de cómputo y comunicación y otros bienes que se consideran como propiedades, planta y equipo, a su vez, debe planear muy bien sus propias labores relacionadas con este tema. De manera similar debe hacerlo con los bienes de propiedad de terceros.

Principal objetivo

El principal objetivo de hacer un inventario físico de propiedades, planta y equipo es verificar su existencia real y las condiciones en que se encuentran, para así asignarles una correcta clasificación y valuación.

Fecha de realización

El inventario físico de estos bienes puede hacerse en una fecha diferente a la de los registrados bajo el grupo “inventarios”, y resulta aconsejable hacerlo así. No es indispensable realizarlo el último día laboral del año. Puede llevarse a cabo unos pocos días antes o después del 31 de diciembre.

Labores previas al inventario físico

Para vigilar que se haga una adecuada planeación de esta toma física, debe solicitarle a la empresa que le entregue una planilla (preferiblemente en hoja electrónica) en la que se detallen todos los elementos que hacen parte del grupo “propiedades, planta y equipo”, clasificados en el mismo orden en que aparecen en el catálogo o plan de cuentas en uso y con subtotales de costos por orden de cuentas auxiliares y subcuentas, que deben coincidir con los que aparecen en los libros de contabilidad. Los valores incluidos en esta planilla pueden, preferiblemente, ser los que se desprenden de los libros al cierre de noviembre (o, en algunos casos, de octubre). Esta planilla debería tener –en orden–, por lo menos, las siguientes columnas:

1. Número de orden.
2. Código contable (subcuenta y cuenta auxiliar).
3. Código de inventario.
4. Descripción completa del bien.
5. Número de referencia o número de serie del fabricante (cuando exista, como en computadores, fotocopiadoras, equipos de comunicación, máquinas y equipos industriales, etc.)
6. Nombre o razón social del proveedor.
7. Número de factura del proveedor.
8. Fecha de factura del proveedor.
9. Costo de adquisición y ajustes por inflación y por revalorización.
10. Mes y año de contabilización de su compra.
11. Comprobante de contabilidad en el que aparece registrada la compra o la inclusión dentro de “propiedades, planta y equipo”.
12. Ubicación (ciudad, dependencia y sección).
13. Nombre del trabajador o empleado que lo utiliza (cuando está asignado específicamente a alguien, como en el caso del computador, escritorio, sillas, calculadora, fotocopiadora, etc.)
14. Cuidados especiales para su mantenimiento y/o funcionamiento.
15. Condiciones en que se encuentra (bueno, regular, incompleto, deteriorado, inservible, etc.).
16. Observaciones.

Debe revisar la planilla y hacer las verificaciones necesarias que le permitan tener certeza de que es completa y correcta. Si encuentra inconsistencias, errores, información incompleta, valores que no coinciden con libros de contabilidad, etc., buscar las aclaraciones pertinentes con la persona de la empresa que preparó la planilla y exigir que se hagan todas las complementaciones y correcciones necesarias.

Hacer pequeñas pruebas físicas de los bienes más representativos y, al azar, de algunos que no lo son tanto. Así tendrá una buena idea del grado de confiabilidad con el que podrá esperar que se haga el inventario físico completo.

Pedir con suficiente antelación el plan escrito –o grabado en el computador– para la realización del inventario físico, y asegurarse de que sus directos colaboradores reciban en forma oportuna, completa y clara las instrucciones para vigilar el inventario físico de que estamos tratando ahora.

Participación en el inventario físico

Para “propiedades, planta y equipo” no se utilizan las tradicionales tarjetas de 3 partes, sino rótulos adhesivos o plaquetas o láminas previamente impresos, y en cada uno de estos deberán incluirse, por lo menos, los datos correspondientes a código contable y código de inventario. Estos adhesivos, plaquetas o láminas deben colocarse en cada elemento en un sitio que permita su fácil verificación, que no haga estorbo y de manera que no se deteriore, rompa o desprenda fácilmente.

En lo posible, el código de inventario debe asignarse a partir del código contable más los dígitos específicos que correspondan a cada bien. Si, por ejemplo, en la sala de juntas hay 6 sillas iguales, cada una de estas debe distinguirse con un código distinto y específico. No podrá haber dos o más elementos con el mismo código de inventario.

Como revisor fiscal, observe –en compañía de sus asistentes– la toma física de inventario de propiedades, planta y equipo que se haga por cuenta del personal de la empresa.

Si, por algún motivo, la administración de la empresa no hace –bajo su responsabilidad– la toma física de este inventario, el revisor debe hacerlo con la ayuda de sus colaboradores y de algunas personas de la empresa.

Por supuesto que aquí estoy dando unos consejos que son fruto de mi experiencia como revisor fiscal y que nada de esto es dogma de fe. Seguramente, podrá aplicar procedimientos y técnicas más eficientes, en la medida en que cuente con ayuda tecnológica de punta y con un eficiente cuerpo de colaboradores.

Inventario físico de bienes de propiedad de terceros

Para estos bienes aconsejo seguir pasos similares a los sugeridos para los de propiedad de la empresa, pero teniendo en cuenta que, posiblemente, se deberán solicitar algunos datos a sus dueños y que, para efectos de cruzar con cifras contables, se necesitarán examinar las cuentas de orden.

P. Carlos Humberto Sastoque M.
carsastoque@yahoo.com