Elaboración del presupuesto de una copropiedad para 2019: elementos y rubros a tener en cuenta

En la elaboración del presupuesto de una propiedad horizontal se tienen en cuenta además de los ingresos y gastos, aspectos relacionados con los coeficientes de copropiedad, la cuota de administración, el fondo de imprevistos y diferentes normas. En este editorial hablamos sobre estas variables.

En nuestro editorial Administración de la copropiedad y su responsabilidad en la elaboración del presupuesto de 2019, abordamos aspectos relativos a la responsabilidad que tiene el administrador, y algunos de los rubros que componen los ingresos y los gastos de la copropiedad. En este editorial continuamos con el estudio de los aspectos que se deben tener en cuenta para la elaboración del presupuesto de una propiedad horizontal.

Mantenimiento y reparaciones

Este tipo de servicios están relacionados con el mantenimiento de ascensores, redes telefónicas o inalámbricas, plantas eléctricas, puertas de acceso a vehículos o peatones, tanques de agua y piscinas, azoteas, cajas de residuos, aires acondicionados, repuestos, extintores, entre otros. A propósito de estos mantenimientos y reparaciones, es necesario:

• Evaluar las características, depreciación y vida útil de los equipos que deben ser revisados periódicamente.
• Construir un plan anual de mantenimiento que permita:
  • Que los copropietarios evalúen la gestión de la administración con relación a los equipos y recursos de la copropiedad.
  • Que se dé cumplimiento a la normatividad: por ejemplo, en el caso de las piscinas, que el agua esté limpia y sana, que exista un botiquín, flotadores, letreros de colores llamativos sobre alertas de profundidad, que haya cerca a la piscina un teléfono o citófono, etc.
  • Que se puedan presupuestar valores aterrizados.
• Maximizar los esfuerzos en la prevención de riesgo y no en la corrección de daños.

Fondo de imprevistos

De acuerdo con el artículo 35 de la Ley 675 de 2001, la copropiedad debe constituir un fondo para atender las obligaciones o situaciones que se presente de forma imprevista. Este debe crearse e incrementarse para cada período anual en un valor no menor al 1 % sobre el presupuesto. Por último, si la asamblea desea suspender el cobro de lo que corresponde al fondo de imprevistos, podrá hacerlo cuando el valor de este alcance el 50 % del valor del presupuesto.

Cálculo de la cuota de administración

Teniendo en cuenta que los coeficientes de copropiedad son índices que establecen la contribución porcentual de cada uno de los copropietarios, definen su participación en la asamblea y su cuota de administración; el capítulo 7 de la Ley 675 de 2001 establece que en el reglamento de la propiedad horizontal deben estar estipulados los coeficientes de copropiedad de los bienes que integran el conjunto o edificio, y estos deben calcularse con base en el área construida de cada bien privado, con respecto al área total del edificio o conjunto. Así pues, la fórmula para calcular la cuota de administración sería:

Seguimiento y control del presupuesto

El seguimiento del presupuesto debe realizarse de forma mensual y debe existir una excelente comunicación entre el administrador y el contador para que se identifiquen de forma precisa las partidas relacionadas con las transacciones que surjan en la copropiedad. Se recomienda realizar un informe periódico de la ejecución presupuestal; llevar en debida forma los libros auxiliares de ingresos y gastos e incluir notas explicativas de las variaciones de estos; y realizar un análisis del flujo de caja de la copropiedad; así como también identificar las situaciones que pueden generar disminución de gastos en períodos siguientes. A propósito de esto último, un ejemplo podría ser incorporar sensores a los pasillos, de manera que las luces estén apagadas cuando no exista movimiento.

Normatividad relacionada con el presupuesto

Por último, pero no menos importante, relacionamos la normatividad que deben tener en cuenta el contador, administrador, revisor fiscal y los copropietarios de una propiedad horizontal:

• Ley 675 de 2001, régimen de propiedad horizontal.
• Decreto 356 de 1994 y Circular 20183200000015, que incluyen parámetros para contratos con servicios de vigilancia e información sobre las tarifas de contratación en este tipo de servicios.
• Decreto 2269 de 2017, por el cual se fijó el salario mínimo mensual legal para el 2018.
• Código Sustantivo del Trabajo.
• Normas de seguridad en piscinas reguladas por la Ley 1209 de 2008, y los decretos 2171 de 2009 y 554 de 2015.
• Ley 84 de 1873 del Código Civil.
• Decreto 1 de 1984, Código Contencioso Administrativo.
• Normatividad relacionada con la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres –UNGRD–.
• Decreto 410 de 1971, Código de Comercio.
• Régimen de los servicios públicos domiciliarios, Ley 142 de 1994.
• Decreto 1077 de 2015, Resolución 000754 de 2014 y Decreto 1147 de 2015, que relacionan lineamientos sobre el Plan de gestión integral de residuos sólidos del municipio de Santiago de Cali.
• Código de Policía, Ley 1801 de 2016.
• Ley 746 de 2002 y Ley 1774 de 2016 sobre mascotas.
• Ley 1819 de 2016, reforma tributaria estructural que contrajo cambios para las copropiedades.
• DUR 2420 de 2015 y sus respectivos anexos y modificatorios, que contienen normas concernientes a la aplicación de marcos técnicos de preparación de información financiera y aseguramiento.
• Ley 222 de 1995, que modifica el libro 2 del Código de Comercio.
• Ley 43 de 1990, Código de Ética para Profesionales Contables.

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