Elaborando el proyecto de presupuesto – Luis Alberto Penagos Martínez

La preparación del Presupuesto tiene ocupados en esta época a muchos copropietarios y administradores, por lo que vale la pena recordar algunos puntos esenciales y tener en cuenta las sugerencias de los expertos en el tema.

La elaboración del Proyecto de Presupuesto es una función del Administrador, quien deberá presentarlo para su estudio al Consejo de Administración, que a su vez será quien lo presente a la Asamblea General de Copropietarios.

La Asamblea General es quien deberá dar su aprobación final a este presupuesto, que servirá para fijar las «Cuotas de Administración» o «Cuotas de Aporte a las Expensas Comunes».

Todo lo referente a la elaboración, presentación, aprobación y aplicación del Presupuesto, se encuentra reglamentado en las ley de Propiedad Horizontal, (En Colombia, Ley 675 de Agosto 3 de 2001)) y en los Reglamentos de cada copropiedad.

PRINCIPIOS BASICOS:

En el Presupuesto deben incluirse partidas o «Rubros» destinados a cubrir cada uno de los gastos en que incurrirá la copropiedad. Estas partidas están relacionadas con la Administración, Funcionamiento y Conservación, y agrupan «rubros» como Contabilidad, Vigilancia, Servicios Públicos, Mantenimiento, Reparaciones Locativas, Suministros, Revisoría Fiscal y algunos presupuestos visionarios saben que las copropiedades se deterioran debido a las inclemencias del clima y tiempo y no obstante que empiezan a alimentar el FONDO DE IMPREVISTOS, también presupuestan vigencias futuras para esos eventos, etc.

El cálculo de las partidas correspondientes debe ajustarse al gasto esperado, por lo que se deben tener en cuenta varios factores, que pueden variar de acuerdo a cada rubro. Por ejemplo, servicios como Vigilancia, Administración, Contabilidad, Mantenimiento de ascensores, Mantenimiento de Jardines y otros se manejan mediante Contratos, por lo general con vigencia de un año, por lo que su costo no variará durante ese tiempo. Se puede entonces hacer un cálculo exacto de los respectivos rubros. Normalmente los clasificamos como «Costos Fijos».

Otros rubros, como los Servicios Públicos, (Electricidad, Acueducto, Teléfono, Gas) Suministros, (Papelería, Materiales de Aseo, Bombillos, etc.) Reparaciones Locativas, (Plomería, Electricidad, Cerrajería, Pintura etc.) usualmente se clasifican como  son «Costos Variables», y su cálculo es un poco más complicado. Debemos tener en cuenta factores como tarifas o costos actuales, índice de Inflación esperada, necesidades específicas de la copropiedad, su edad, deterioro normal, vencimiento de garantías, y (Muy importante) el comportamiento histórico de estos Rubros, es decir el promedio del gasto en el pasado. Para ello, nos debemos basar en los informes de Contabilidad, principalmente en el «Estado de Resultados» (P. & G.) y en la «Ejecución Presupuestal». Una vez conocemos el promedio de gastos en los ejercicios anteriores, aplicamos los porcentajes correspondientes a las alzas esperadas por inflación, nuevos impuestos, y cualquier otro factor que razonablemente pueda influir en el comportamiento del rubro, y tendremos así un cálculo bastante aproximado a lo que será el gasto real.

DOS PRINCIPIOS BASICOS PARA NO OLVIDAR:

1°- “NO INFLAR EL PRESUPUESTO”

En algunas ocasiones, en su afán de asegurar un presupuesto que cubra todas las necesidades de la copropiedad, algunos administradores (Incluyendo al Consejo y el Revisor Fiscal) pueden caer en el error de elaborar presupuestos «Inflados» o supervalorados, que dan como resultado un incremento exagerado de la cuota de administración, y generan inconformismo entre los copropietarios. Debe tenerse en cuenta que las Copropiedades son entidades «Sin ánimo de Lucro» y que los superávits, (Sobrantes) de los Ejercicios anteriores se pueden aplicar al presupuesto para reducir los incrementos en la cuota. Naturalmente es muy conveniente poseer un Fondo de Reserva que pueda usarse en casos de emergencia, y algunos rubros como «Imprevistos», que permitan asumir gastos no presupuestados, pero sin exagerar.

2°- “NO QUEDARSE CORTO”

Otras veces, se puede caer en el extremo contrario al presentar presupuestos por debajo de los costes reales, lo que generará a mediano y largo plazo grandes inconvenientes. Un presupuesto demagógico o «político», podrá generar menos resistencia a la hora de ser revisado y aprobado por la Asamblea, pero terminará por agotar las reservas logradas anteriormente, dejará a la copropiedad indefensa ante posibles eventualidades y en el peor de los casos generará Déficits que se traducirán en un mal servicio, la imposibilidad de acometer a tiempo obras de mantenimiento, conservación o mejoras, lo que a su vez ocasionará deterioro en las edificaciones, equipos y demás bienes comunales, depreciación de la propiedad, (Que es su inversión!) y desprestigio para la administración.

PUNTOS PARA RECORDAR:

*- La copropiedad está obligada a tener un seguro: En la actualidad se consiguen pólizas que cubren incendio, terremoto, conmoción civil, asonada, explosión, actos malintencionados de terceros, responsabilidad civil, y otros muchos amparos. Estas pólizas integrales diseñadas especialmente para las copropiedades, con precios módicos, permiten cumplir lo dispuesto en la ley, y dan tranquilidad a la comunidad. Incluya estos Seguros en su presupuesto.

*- No trate de economizar contratando empresas piratas: Además del riesgo que eso siempre ha representado, ahora con las nuevas disposiciones legales la copropiedad y su administrador pueden recibir drásticas y millonarias sanciones. Investigue con la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, antes de contratar su vigilancia.

*- Recuerde que la «Cartera Morosa» puede acabar con las buenas intenciones de cualquier administración y convertirse en un grave problema si se deja avanzar: Es mejor pagar un poco mas por una Administración profesional, que pueda ofrecer asesoría jurídica, acceso a las bases de datos, (COVINOC, DATACREDITO, etc. ) y que no tenga compromisos con ninguno de los residentes, que pretender ahorrar delegando la administración en empíricos o en residentes que seguramente tendrán graves dificultades para cobrar a tiempo y como es debido.

¡PRESENTANDO EL «PROYECTO DE PRESUPUESTO»……

Si usted forma parte de los Órganos Administrativos de una copropiedad, recuerde que no todos los copropietarios están familiarizados con estos principios ni conocen los mecanismos empleados para fijar las Cuotas de Administración. Por eso, usted encontrará resistencia a cualquier incremento, por justificado que sea, y se enfrentará a argumentos empíricos, poco sólidos y a veces francamente infantiles, como este:

«Por que en el Edificio «XXX», donde vive mi madre, (o Hermana, Tío, Amigo, etc.) pagan Muchíisiiiisimo menos administración que aquí, siendo que el conjunto es Muchísimo más grande que éste» ???? !!!!!!

Para enfrentar estas situaciones, sea didáctico. Destine unos minutos para explicar a la Asamblea, (Antes de presentar el Proyecto de Presupuesto) los principios fundamentales de la Propiedad Horizontal, la forma en que se elabora el presupuesto, los criterios que se tienen en cuenta para ello, los factores que inciden en el valor de la Cuota, etc. Si Usted lo hace bien, (Cosa que no dudamos) posiblemente deje sin «argumentos» a la oposición.

(Si a pesar de ello algún despistado le hace la pregunta anterior, tómese otros minutos para recordarle que el edificio «XXX» donde vive la madre, (Hermana, tío, Amigo, etc) tiene 400 apartamentos, (no los 20 que tiene su edificio) por lo que los gastos se reparten en una proporción «ligeramente» diferente. Recuérdele además, que el Edificio «XXX» no tiene ni piscina, ni sauna, ni ascensores, ni campo de golf, y que está ubicado en una zona de estrato 2. Al final, después de la reunión, invítele a un café y trate de convencerlo  en aras de la buena convivencia….)

Recuerde además, que la ley exige que el proyecto de Presupuesto sea anexado a la Citación de la Asamblea, (Quince días antes de su realización) y acompáñelo con información suficiente, como unas notas de sustentación y cuadros o gráficos comparativos que muestren las variaciones en cada uno de los rubros, entre el presupuesto pasado y el nuevo proyecto. Así facilitará su comprensión y análisis y reducirá el tiempo de debate en la reunión.

Tomado de A.I.P.H Ltda

Atentamente;

Luis Alberto Penagos Martínez
Consultor Internacional de InterAmerican Community Affairs USA
Auditing Investigative Forensis
Email: lapenagos@hotmail.com