Emisión de factura, documento equivalente o factura electrónica en el caso de las entidades públicas

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  • Publicado: 26 diciembre, 2017

Emisión de factura, documento equivalente o factura electrónica en el caso de las entidades públicas

Las entidades públicas pueden emitir facturas de venta o documentos equivalentes, en algunos casos no requieren autorización de numeración de facturación. Con la reforma tributaria, a partir de enero 01 de 2019 aquellas entidades que declaren IVA o impoconsumo deberán expedir facturas electrónicas.

El artículo 615 del ET y el parágrafo 2 del artículo 2 del Decreto 1001 de 1997 recopilado en el artículo 1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016 enuncian quiénes se encuentran obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, los cuales puede conocer en detalle en nuestro concepto tributario titulado ¿Quiénes se encuentran obligados a facturar?.

Por otra parte, el artículo 616-2 del ET y el artículo 2 del Decreto 1001 de 1997 recopilado en el artículo 1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016, estipulan quiénes no se encuentran obligados a expedir factura de venta, estos los puede conocer en detalle en nuestro concepto tributario titulado ¿Quiénes no están obligados a facturar?, adicionalmente, la Dian, mediante su Oficio 012213 de mayo 18 de 2017, manifestó que tampoco tienen dicha obligación los pertenecientes al régimen simplificado del impoconsumo.

“la obligación de expedir factura es independiente a la naturaleza jurídica de la entidad, es decir, si es pública o privada, o de la calidad de contribuyente o no”

Es de resaltar que en la normatividad en la que se enuncian los que no se encuentran obligados a expedir factura o documento equivalente no están incluidas las entidades públicas. Al respecto, es válido traer a colación que la Dian mediante su Concepto 020507 de agosto 02 de 2017 indicó que la obligación de expedir factura es independiente a la naturaleza jurídica de la entidad, es decir, si es pública o privada, o de la calidad de contribuyente o no.

De acuerdo con lo anterior, las entidades públicas cuentan con la alternativa de expedir facturas de venta o documentos equivalentes, sin que esto implique que cuando opten por expedir factura, esta pueda considerarse documento equivalente, pues siempre será factura.

En el caso de optar por expedir facturas deben cumplir con los requisitos consagrados en el artículo 617 del ET. De elegir la opción de expedir documentos equivalentes, es necesario tener en cuenta que el artículo 17 del Decreto 1001 de 1997 recopilado en el artículo 1.6.1.4.39 del DUT 1625 de 2016, establece que se consideran documentos equivalentes los expedidos por las entidades de derecho público, así como también los de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta siempre y cuando el Estado posea más del 50 % del capital de estas; según el artículo en mención, el documento equivalente expedido por este tipo de entidades debe contener como mínimo los siguientes datos: nombre o razón social, NIT, numeración consecutiva, descripción específica o genérica de los bienes o servicios, fecha y valor.

Según lo expuesto anteriormente, recordemos que para efectos fiscales, la factura debe denominarse expresamente como factura de venta, mientras que para el caso del documento equivalente estipulado en el artículo 17 del Decreto 1001 de 1997 no es obligatorio asignar una denominación específica.

Casos en que entidades públicas no requieren autorización de numeración

“uno de los requisitos para expedir factura electrónica es la autorización de numeración de facturación, independientemente de la naturaleza jurídica de la entidad”

Mediante la Resolución 000055 de julio 14 de 2016, la Dian estipuló los sistemas técnicos de control de facturación. Así, el artículo 4 de la resolución en mención estipula que no es necesaria la autorización de numeración cuando se vayan a expedir documentos equivalentes a la factura o cuando las facturas vayan a ser expedidas por entidades de derecho público; sin embargo, lo anterior no tiene aplicación cuando se facturen o se expida documentos equivalentes a través de máquinas registradoras POS o cuando se haga uso de la factura electrónica, aspecto tenido en cuenta por la Dian en su Concepto 020507 de 2017, pues en este hace énfasis en que uno de los requisitos para expedir factura electrónica es la autorización de numeración de facturación, independientemente de la naturaleza jurídica de la entidad.

Algunas entidades públicas estarán obligadas a expedir factura electrónica

Teniendo en cuenta lo descrito hasta aquí, también es válido traer a colación las novedades que trajo la reforma tributaria estructural en torno a la facturación electrónica, pues a algunas entidades públicas, por ser responsables del impuesto sobre las ventas, les concierne estar al tanto de dichas novedades, así, por ejemplo, el artículo 308 de la Ley 1819 de 2016 modificó el artículo 616-1 del ET, cuyo segundo parágrafo transitorio establece que los obligados a declarar y pagar IVA o el impuesto nacional al consumo a partir de enero 01 de 2019 deberán expedir factura electrónica, disposición normativa que no exime de tal obligación a las entidades públicas que sean responsables de dichos impuestos, motivo por el cual deberán cumplir con lo dispuesto en el Decreto 2242 de noviembre 24 de 2015, la Resolución 000019 de 2016 y las demás novedades normativas que se expidan sobre la materia; esto, sin olvidar que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo mediante el Decreto 1349 de agosto 22 de 2016 reglamentó la circulación de la factura electrónica como título valor. Al respecto, puede consultar nuestro editorial titulado Circulación de la factura electrónica como título valor fue reglamentada por Mincomercio.

Por otra parte, recordemos que de acuerdo a la nueva versión del artículo 616-1 del ET, la factura de talonario o de papel y la factura electrónica se consideran factura de venta, pues antes de la entrada en vigencia de la reforma tributaria la factura electrónica se consideraba un documento equivalente.

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