Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
María Claudia Caviedes, superintendente delegada para la protección de datos personales, afirma que las empresas deben cumplir todas las disposiciones contenidas en la Ley 1581 del 2012, particularmente los principios que rigen el tratamiento de datos personales.
La Ley 1581 se sancionó el 17 de octubre del 2012 y según el artículo 28 se contó con 6 meses para que las empresas adecuaran sus operaciones a las disposiciones contempladas en esta. En consecuencia, a partir del 17 de abril del 2013, fecha en que venció ese régimen de transición fijado por la propia ley, las empresas deben estar cumplimiento todas las disposiciones contenidas en dicha norma.
Se debe dar cumplimiento a todas las disposiciones contenidas en la Ley 1581 del 2012, en particular a los principios que rigen el tratamiento de los datos personales, a los deberes establecidos para los responsables y los encargados de dicho tratamiento y a los procedimientos para garantizar el ejercicio efectivo de los derechos por parte del titular de información.
La Ley 1581 del 2012 estableció dos categorías especiales de datos personales: los datos sensibles y los datos de los niños, niñas y adolescentes. Respecto de estas categorías de datos personales debe atenderse con mayor rigor el cumplimiento de los principios que rigen el tratamiento y los deberes de los responsables y encargados, sin que por ello se descuide la protección de los datos personales que no hacen parte de tales categorías.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 2 de la Ley 1581 del 2012, esta se aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos, física o automatizada, y solamente exceptúa de su aplicación las siguientes:
Lo anterior no implica que los datos personales contenidos en dichas bases no sean relevantes, solamente que no quedaron cobijados bajo el ámbito de aplicación de la misma y, en todo caso, a esos datos sí se les aplican los principios señalados por la Ley 1581 del 2012, como lo establece el parágrafo del artículo citado.
La Ley 1581 del 2012 no establece que deba contratarse más personal para cumplir con las disposiciones establecidas en la misma. No obstante, sí debe designarse a una persona o área, dentro de las que ya existen al interior de las empresas, que asuma la función de protección de datos personales para dar trámite a las solicitudes que presenten los titulares en ejercicio de su derecho fundamental a la protección de datos personales; así lo señaló el Decreto Único 1074 del 2015 en su Capítulo 25, artículo 2.2.2.25.4.4.
La inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos es solamente una de las obligaciones que, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 del 2012, deben cumplir los responsables del tratamiento. Por lo tanto, su cumplimiento no comporta el de las demás. Se reitera entonces que las empresas deben dar cumplimiento a todas las disposiciones contenidas en la Ley 1581 del 2012, en particular, a los principios que rigen el tratamiento de los datos personales, a los deberes establecidos para los responsables y los encargados de dicho tratamiento y a los procedimientos para garantizar el ejercicio efectivo de los derechos por parte del titular de información.
Para el tratamiento de datos personales, es decir, la recolección, uso, circulación, etc., es necesario contar con la autorización previa, expresa e informada del titular, lo que implica que la finalidad para la cual se utilicen esos datos debe corresponder con la que le fue informada a este al momento de pedir su consentimiento para el tratamiento de su información personal.
Quienes no cumplan con el deber de registrar sus bases de datos serán sancionados con:
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