Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Escoger un proveedor, realizar pruebas con la DIAN para asegurarse que el sistema hace llegar la factura a tiempo y poner a prueba el proceso de emisión de facturas; estos son algunos pasos a tener en cuenta para que el proceso de implementación de la factura electrónica sea exitoso.
La implementación de la factura electrónica en nuestro país no es opcional, las empresas están obligadas a realizarlo cuando así lo establezca la DIAN. Lo que pueden hacer las compañías es elegir la manera de cumplir con esta obligación, y así el sistema que elijan les permitirá mejorar su gestión y los resultados del negocio.
Durante este proceso, las empresas colombianas pueden adquirir una de las soluciones tecnológicas que se ofrecen en el mercado o utilizar la que facilita la DIAN. En ambos casos, la empresa se limita a cumplir con la norma, sin que este cambio le aporte un valor añadido, que es uno de los grandes fundamentos de la factura electrónica en otros países, en los que su uso no es obligatorio.
Si la empresa quiere, además de cumplir con los requisitos legales, mejorar su gestión y disfrutar de todos los beneficios que ofrece la factura electrónica, tenga en cuenta los siguientes pasos:
María Pierina González Falla, directora de gestión de fiscalización de la DIAN, explica en Dinero, que:
«(…) cualquier persona natural o jurídica que opte por facturar electrónicamente puede hacerlo utilizando sus propias soluciones tecnológicas, las cuales pueden ser adquiridas o desarrolladas por la misma empresa, o contratando los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN».
Luego de tomar la decisión, explica González Falla, deberán registrarse como facturadores electrónicos voluntarios, para lo cual solo basta con ingresar a www.dian.gov.co y manifestar, a través del servicio informático de factura electrónica de la DIAN, su intención de facturar electrónicamente de manera voluntaria y realizar los pasos necesarios para obtener su habilitación como facturador electrónico, siempre y cuando cumpla exitosamente las pruebas tecnológicas allí establecidas.
Transfiriendo es un proveedor de facturación electrónica, una empresa que bajo el concepto de documento inteligente ha desarrollado cuatro servicios para las compañías en vía de transformación. “La factura electrónica es una condición necesaria, pero no suficiente para la transformación digital. Y todas las herramientas que hemos creado permiten que la transformación se produzca mucho más rápido”, dice Manuel Cabrera, presidente de la compañía en Enter.co.
Para los clientes, estos reciben en un solo buzón todos sus documentos digitales. Dicho buzón puede ser el WhatsApp, correo electrónico o redes sociales; lo que les permitirá tener más controladas sus cuentas, tener claro dónde almacenan sus documentos y en qué invierten sus ingresos.
Desde el punto de vista de SERES, otro de los proveedores de factura electrónica, la experiencia en todos los países latinoamericanos muestra que los sistemas se van ajustando periódicamente e incluso incorporan evoluciones técnicas, que implican adaptaciones tanto tecnológicas como en los procesos de negocio.
Alberto Redondo, director de marketing de SERES, dice que la mejor opción es contar con un socio de confianza que vaya guiando a las empresas en el proceso, que las acompañe en los cambios y que estos se den en tiempo y forma, para cumplir con las disposiciones normativas.
«Las empresas deben elegir un socio que les ayude en el proceso de negocio, que les asesore y, si es necesario, forme a los equipos, para que sean capaces de entender lo que pide la agencia tributaria y, desde su cumplimiento, diseñar las mejores estrategias de negocio y de relación con clientes y proveedores», explica.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
