En el Estado de Situación Financiera ¿qué hacer con los préstamos a socios?


18 marzo, 2015
Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Es necesario que la compañía defina si estas actividades cumplen con la definición de activo y de instrumento financiero, cuando la respuesta sea negativa, serán consideradas como un gasto a favor de un socio o simplemente un retiro de capital.

¿Qué hacer con estos préstamos?, ¿se conservan en el Estado de Situación Financiera?, ¿se dan de baja?, ¿cómo se miden?, son las preguntas más frecuentes respecto a este tema.

En tal sentido, es necesario evaluar estas cuentas para identificar aquellas que cumplen la definición de activo y de instrumento financiero, es decir, representan el derecho de la entidad a recibir efectivo, equivalentes de efectivo u otro instrumento financiero. Las partidas que no cumplan esta definición son, en esencia, gastos de la entidad en favor de un socio o simplemente retiros de capital.

La definición de activo financiero se construye a partir del concepto “derecho de recibir efectivo, equivalentes al efectivo otro instrumento financiero”. Ahora bien, para que una cuenta cumpla la definición mencionada, es necesario poder evidenciar lo siguiente:

“Hay que diferenciar los verdaderos préstamos de aquellos que, en esencia, son gastos en favor de los socios o retiros de capital”

Derecho: el derecho en favor de la entidad para recibir recursos se debe poder evidenciar a través de documentos legales; no basta con que el socio ordene que le entreguen recursos, es necesario documentar a título de qué son entregados los recursos, y cómo éstos van a fluir nuevamente hacia la entidad. Hay que diferenciar los verdaderos préstamos de aquellos que, en esencia, son gastos en favor de los socios o retiros de capital.

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En congruencia con lo anterior, hay que tener presente que los derechos a cobrar se soportan o se incorporan en títulos valores. Una cuenta por cobrar no respaldada con un Título Valor no tiene la fuerza legal para ser ejecutada en favor de la entidad, por lo tanto, no suele cumplir con el criterio de reconocimiento de activos, según el cual la entidad reconocerá un activo cuando sea probable que los beneficios económicos que de él se derivan fluyan hacia la entidad.

A modo de ejemplo, al preguntarle al contador de alguna entidad sobre una cuenta por cobrar a uno de los socios, este respondió: “aquí se pagan algunos gastos de los socios y se cargan a esta cuenta por cobrar, hasta tanto haya utilidades con las cuales se puedan cruzar estas cuentas”. Seguidamente, se le preguntó qué documento soportaba esta transacción y cada cuánto se solía hacer la compensación (o cruce de cuentas) y el efectivo recaudo de esos valores. El contador respondió: “desde que llevo esta contabilidad nunca ha sucedido tal cosa, esta cuenta crece y crece”.

En el anterior ejemplo se evidencia que la cuenta por cobrar al socio no está respaldada por título alguno; además, no existe una fecha probable en la cual la entidad obtendrá los beneficios provenientes del activo, por lo cual esta cuenta no cumple los criterios para ser reconocida en el Estado de Situación Financiera.

Ante el argumento de que esas cuentas serán cruzadas o compensadas en cuanto se generen utilidades, queda una incertidumbre sobre el efectivo recaudo por parte de la Entidad de los recursos prestados al socio. Adicionalmente, un recurso cuyo cobro depende de situaciones que no son predecibles en el momento de la evaluación (tal como la futura generación de utilidades) no se reconocerá como activo, sino que se revelará como activo contingente en notas a los Estados Financieros.

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¿Qué hacer entonces con las operaciones con socios, o con otras empresas del grupo o de los mismos socios?

Las recomendaciones para estos casos son:

  1. Elaborar un contrato de colaboración empresarial u otro cuyos efectos sean similares, en el cual se establezca claramente que la entidad realizará pagos o desembolsará recursos en favor de los socios o de otros terceros; establecer las condiciones de estos desembolsos y pagos, los requerimientos de autorización, entre otros.
  2. Elaborar y firmar los documentos que otorguen a la entidad las respectivas garantías, tales como pagarés, prendas sobre vehículos, inmuebles u otros bienes, letras de cambio, entre otros.
  3. Establecer mecanismos de conciliación y compensación de saldos, de tal forma que sea posible predecir la futura recepción de los recursos adeudados por el socio o tercero.

Con estas recomendaciones se logra que los préstamos a socios se mantengan como verdaderos instrumentos financieros; de lo contrario, lo más predecible es que tengan que ser eliminados en el balance de apertura.

Juan David Maya
Consultor NIIF
judamaya@hotmail.com

*Exclusivo para actualicese.co

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  • 18 marzo, 2015
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