En los reportes de Exógena 2009 ¿cuál sería el valor base para las retenciones por salarios y por honorarios en el formato 1002?

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  • Publicado: 26 abril, 2010

En los reportes de Exógena 2009 ¿cuál sería el valor base para las  retenciones por salarios y por honorarios en el formato 1002?

A diferencia de los pagos por otros conceptos, los pagos que se hacen a personas naturales por concepto de salarios, honorarios, comisiones y servicios personales  implican que cada mes el agente de retención tome el pago bruto y lo depure con ciertas partidas para obtener un pago neto que es el que finalmente se somete a retención ¿deben reportarse entonces en esos casos el valor base bruto o el valor base neto?

El formato 1002 es quizás uno de los más importantes de entre los 53 formatos con que las distintas empresas y personas naturales deben suministrarle a la DIAN (entre el 6 de abril y el 29 de junio de 2010) la información exógena tributaria del año gravable 2009 que tal entidad solicitó a través de sus resoluciones 7929 a 7936 de Julio de 2009 (consulta nuestro producto educativo “Guía para la preparación y presentación de la Información Exógena Tributaria a la DIAN por el año gravable 2009”).

En efecto, y según lo indicado en el Artículo 1 de la Resolución 7935 de Julio de 2009,  dicho formato 1002 es el que de nuevo deberán entregar todas aquellas personas naturales, sucesiones ilíquidas y personas jurídicas que en algún momento dentro del año gravable 2009 hayan actuado como agentes de retenciones a título de renta, o a título de iva al régimen común, o a título de IVA al régimen simplificado, o a título de timbre, y sin importar cuales eran sus topes de ingresos brutos en el año anterior al que pertenece la información (es decir, sin importar sus topes de ingresos en el año 2008).

El reporte exige que le informen a la DIAN los datos (nombres, nits, direcciones, concepto del pago sometido a retención, valor del pago sometido a retención en la fuente y  valor de la retención practicada o asumida) respecto de todos los terceros a los cuales se les hayan efectuado retenciones en el año 2009. Incluso, si los que practicaron o asumieron las retenciones tuvieron que efectuar devoluciones de retenciones que eran de años anteriores, tales devoluciones también se deben reportar y de una manera especial (consulta más en nuestro anterior editorial de Enero de 2010 : “Las devoluciones de Retenciones en la fuente se pueden restar de conceptos distintos pero no de categorías distintas”.)

Retenciones con valor base especial

Ahora bien, para cuando se tienen que detallar las retenciones a título de renta practicadas o asumidas a terceros que eran personas naturales y por los  conceptos de salarios (conceptos 2301 ó 2321), y/o por comisiones (conceptos 2303 o conceptos 2323), y/o por  honorarios (conceptos 23 04 ó 2324), y/o por servicios personales (conceptos 2305 ó 2325), en esos  casos el dato del “Valor base” que exige el formato 1002 es un valor que puede generar dudas sobre cómo se reporta.

Y es que debemos recordar que tanto para los pagos a los asalariados como para el pago a los trabajadores independientes (los que cobran honorarios, comisiones o servicios personales), todos ellos tienen el derecho a que cada mes su agente de retención les tome el pago bruto y les efectúe primero una serie de restas o depuraciones (como por ejemplo con los  valores que enviarán  al fondo de pensiones y el aporte obligatorio a salud del año anterior), y así obtienen un pago neto que es el que quedaría sometido finalmente a retención en la fuente (ver el Decreto 2271 de Junio de 2009; consulta también nuestro anterior editorial “Gobierno reglamenta Retención en la fuente para asalariados y trabajadores independientes” y “¿Por qué el aporte a salud que se resta en la retención sobre pagos labores no debería ser el del año anterior”).

Esas labores de partir de un valor bruto y llegar a un valor neto que es el que finalmente se somete a retención es algo que no sucede entonces en las retenciones que se practican por otros conceptos tales como las retenciones sobre compras, o sobre dividendos, o sobre arrendamientos, etc., razón por la cual surge entonces la duda : ¿Para las retenciones pagadas a personas naturales por salarios, comisiones, honorarios o servicios personales les reportamos como “valor base” el valor bruto de sus pagos antes de las deducciones o el valor neto después de tales depuraciones?

Vacios en las normas

Para responder a esa pregunta, hay que empezar por decir que cada año, cuando la DIAN saca su resolución (en este caso la 7935), en el artículo 5 no hacen esas salvedades o presiciones para esos casos pues allí lo único que dicen es lo siguiente:

ARTICULO 5. Información de retenciones en la fuente practicadas. De acuerdo con lo establecido en el literal b) del artículo 631 del Estatuto Tributario los obligados a que se refiere el literal c) del artículo 1º de la presente Resolución, deberán suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó o de quienes se asumió la retención en la fuente en el año gravable 2009, con indicación del concepto, valor acumulado del pago o abono en cuenta, de las transacciones sobre las cuales se practicó la retención, y el valor retenido.

(el subrayado es nuestro)

Y en el archivo en PDF donde la DIAN publica las instrucciones puntuales con las que se construiría el archivo en XML para el formato 1002, en ese caso dicho archivo indica que en  la columna “vabo” (Valor base) se informaría: el “Valor del pago o abono sujeto a Retención en la fuente

Como se ve, con las frases subrayadas habría posibilidad a interpretar que el agente de retención podría escoger entre si quiere reportar el valor bruto antes de las deducciones (valor del pago o abono en cuenta acumulado), o si quiere reportar el valor neto después de las depuraciones (valor sujeto a retención).

Sin embargo, pensamos que para que a la DIAN le sea más útil la información de dicho valor base (pues con él le rastrean los ingresos brutos a esas personas naturales y con ello pueden quedar obligadas a presentar declaración de renta), en estos casos lo mejor será pecar por exceso y reportar el  valor bruto antes de las depuraciones.

Haciéndolo así incluso se logra conservar algo de uniformidad con el hecho de que al reportar las otras retenciones por otros conceptos (como compras, dividendos, etc.), allí siempre se reporta el valor bruto del pago pues en esos casos no existen depuraciones para el valor base.

Como sea, sería mucho más útil si la DIAN, en las próximas resoluciones  que  expedí  sobre la exigencia de reportar los datos de retenciones a título de renta practicadas a terceros, hiciera las aclaraciones respectivas sobre este caso tan especial de las retenciones a personas naturales por concepto de salarios, honorarios, comisiones y servicios personales.

Realizar inadecuadamente el reporte de información exógena o no presentarlo,
puede ocasionar cuantiosas sanciones hasta de 15.000 UVT ($534.105.000 por el año gravable 2020)

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